IL TEMPO E' LA RISORSA FONDAMENTALE
il tempo è la risorsa fondamentale
Il tempo è la risorsa fondamentale per manager e lavoratori autonomi quali liberi professionisti, lavoratori "in proprio", artigiani, piccoli imprenditori e businessmen. Per tutte queste categorie di lavoratori, infatti, e con poche eccezioni, le altre risorse produttive sono meno importanti della risorsa "tempo".
Se consideriamo le risorse produttive con la classificazione anglosassone delle 5 M:
Money
Men
Machines
Materials
Methods
o la classificazione italiana corrispondente:
Moneta (risorse finanziarie)
Manodopera (risorse umane)
Macchine (impianti, attrezzature, immobili, tecnologia)
Materiali (e merci)
Metodi (organizzazione/know-how),
si scopre subito che per le categorie di lavoratori in oggetto tutte queste risorse hanno un'importanza secondaria rispetto alla risorsa tempo.
Ci sono delle eccezioni, naturalmente, e le eccezioni qualificano quelle categorie particolari per le quali, almeno apparentemente, il tempo non è la risorsa fondamentale. Ma analizziamo le cose in dettaglio, categoria per categoria.
MANAGER. La differenza principale tra un manager ed un lavoratore autonomo è che un manager lavora alle dipendenze di un'impresa, pubblica o privata, mentre un lavoratore autonomo lavora per sé stesso, ed alle dirette dipendenze di sé stesso.
Ogni altra differenza è molto sfumata, ivi compreso l'argomento "orario di lavoro": ogni manager, a qualsiasi livello egli si trovi, ha in generale un orario di lavoro da rispettare, mentre, almeno in teoria, il lavoratore autonomo crea il suo proprio orario di lavoro ( e può anche decidere di non lavorare, se così desidera, per certi periodi di tempo).
La differenza è sfumata perché, in ambito lavoro, sia i manager che i lavoratori autonomi debbono, con il loro lavoro, produrre risultati: risultati di valore per l'impresa da cui dipende, nel caso del manager, e risultati di valore per sé stesso, nel caso del lavoratore autonomo. E finalmente sono i risultati che contano, e non tanto l'orario durante il quale sono stati prodotti. E se questo è sicuramente vero per i lavoratori autonomi, lo è sempre stato e lo sarà ancora per lungo tempo a venire anche per i veri manager.
Naturalmente un manager potrà molto difficilmente decidere di lavorare solo di pomeriggio e di sera, se tutti i suoi colleghi lavorano di mattina e pomeriggio, perché egli dovrà in qualche modo conformarsi a certe regole di presenza, di disponibilità, e di interazione con il resto dell'impresa. Mentre al contrario, almeno in teoria, un lavoratore autonomo è totalmente padrone del suo tempo: perfino un dentista potrebbe decidere di ricevere i suoi pazienti solo di pomeriggio. Ed anche un architetto potrebbe decidere di lavorare solo i primi tre giorni della settimana, dedicando gli altri a lunghi week-end. In generale, tuttavia, la presenza e disponibilità sul lavoro in orari adottati comunemente dall'industria e dal terziario resta una regola abbastanza forte per tutti, manager e lavoratori autonomi.
Inoltre, secondo le interpretazioni più attuali del ruolo manageriale, un manager è sempre più visto come un piccolo imprenditore la cui impresa è la sezione o il reparto sotto la sua responsabilità: ed il fatto che siano la sezione od il reparto in argomento a produrre i risultati attesi dal vertice dell'impresa, nulla toglie alla verità base che chi è responsabile di tale sezione o reparto, e cioè il manager, dovrà "far sì" che tutte le risorse (umane, macchine, materiali....) di competenza di tale sezione o reparto debbano essere, idealmente, utilizzate al meglio proprio per produrre i risultati attesi: e questo avviene grazie agli input organizzativi, pianificativi, motivazionali e di controllo provenienti dal manager, e cioè grazie al suo lavoro.
E nulla cambia, sia che lo stile manageriale sia di vecchio stampo (direttivo, prescrittivo, e controllore), sia nel caso di stile manageriale attualissimo (manager creatore e diffusore di visioni condivise, manager allenatore, manager catalizzatore dello sviluppo delle risorse umane affidategli): è il manager, e sempre e solo lui, che con il suo lavoro, fa sì che i risultati (di breve, medio e lungo termine) attesi o sperati, vengano prodotti. Sotto questa ottica di visione, il tempo è certamente la risorsa fondamentale per ogni manager degno di tale nome, in quanto, solo grazie all'utilizzo ottimale del suo tempo egli sarà in grado di far funzionare al meglio tutte le risorse di sua competenza nel processo di produzione dei risultati voluti.
Ci sono certamente eccezioni alla regola. Alcuni manager hanno, ad esempio, mansioni di puro controllo di altre risorse: è il caso di molti manager dell'apparato pubblico, ma anche di certi manager dipendenti da imprese private, ed il cui compito primario è semplicemente quello di assicurare che certi lavori vengano svolti (da altri), che certe regole vengano rispettate, che certi impianti funzionino a dovere, ecc. Siamo in presenza di quei casi in cui l'impresa in argomento ha un notevole contenuto burocratico, o, più in generale, di quei casi in cui a dei manager vengono devoluti incarichi di supervisione e controllo nel rispetto di certe regole predefinite ed imposte dal vertice. In tutti questi casi, dai manager non ci si aspetta contributi organizzativi attivi, frutto di ingegno e di creatività.
Ci si aspetta solo che essi siano dei "macchinisti", come li ha definiti Edward de Bono, capaci di far marciare il treno nei binari, rispettando l'orario ed i segnali (le regole). Sicuramente questo tipo di manager non ha bisogno né di controllare il suo tempo né di gestirlo al meglio per produrre o far produrre risultati di valore. L'unico tempo che dovrà controllare è quello dell'orario imposto, della tabella di marcia attesa, e quindi egli controllerà il tempo dei subordinati, o i tempi macchina, e magari regolerà il suo tempo individuale in funzione dell'orario medesimo: ma la sua preoccupazione prevalente sarà il rispetto delle regole lui imposte. Per questo tipo di manager questo libro è sicuramente inutile. Il controllo del proprio tempo, al fine di gestirlo meglio, è una disciplina valida ed utile per tutti gli altri manager (nel vero e proprio significato del termine), quelli che E. de Bono chiama manager "dottori" (risolutori di problemi), manager "contadini" (piccoli imprenditori nella loro fattoria) e manager "pescatori" (ricercatori di opportunità). Per tutti questi ultimi stili manageriali il tempo resta la risorsa la fondamentale, ed il sano controllo del medesimo apre le porte ad una sua migliore utilizzazione.
ESERCENTI DI COMMERCIO. L'esercente di commercio - il negoziante in parole povere - è, nei confronti del tempo, a metà strada tra il manager ed il lavoratore autonomo vero e proprio. Egli infatti ha in comune con il manager il fatto che debba in qualche modo rispettare un orario di lavoro (certamente deve rispettare un orario di apertura del suo esercizio), ed ha in comune con il lavoratore autonomo il fatto di non lavorare alle dipendenza di un'impresa. Per questa categoria di lavoratori autonomi la regola della primarietà della risorsa tempo ha sicuramente molte eccezioni, almeno a prima vista.
Per alcuni esercenti di commercio, infatti, il lavoro consiste prevalentemente nell'attesa del cliente e nel servire il cliente: basti osservare, allo scopo, quelle che sono le attività di lavoro di un tabaccaio, di un salumiere, di un negoziante di tessuti o di articoli di abbigliamento, oppure di un erborista od un farmacista. Ci sono poi altre attività da svolgere, come: rimpiazzare le merci vendute, riordinare e pulire il negozio, gestire gli incassi e la contabilità.
Tutto sembra quindi pre-ordinato, predefinito e prestabilito, e certamente la risorsa tempo appare, per questi lavoratori autonomi, ben poco rilevante se paragonata, ad esempio, alla risorsa "immobile", cioè il negozio stesso (locazione, aspetto, finiture....) ed alla risorsa "materiali", cioè le merci (qualità, freschezza, aspetto, presentazione.....).
Vista la vastità e la varietà che sono associate a questo tipo di operazioni in proprio, è molto difficile generalizzare ed estrarre regole ed eccezioni, però qualche osservazione si può fare:
# Ci sono, per una stessa categoria di esercizi di commercio, alcuni che sono di successo ed altri meno
# Ci sono, per una stessa categoria di esercizi di commercio, alcuni esercenti che passano ore a fare parole crociate (o simili passatempi) ed altri che sono sempre attivi.
# Esistono, per una stessa categoria di esercizi di commercio, casi agli estremi opposti anche per quanto concerne la "lamentela" (nei confronti del governo, delle leggi, del fisco, della recessione.......): alcuni negozianti si lamentano in continuazione delle cose che, secondo loro, non vanno (e, sempre secondo loro, sono la causa di magri affari), ed altri che non si lamentano mai
# Ci sono esempi, per una stessa categoria di esercizi di commercio, di negozianti che nel tempo hanno sviluppato il loro business fino a trasformarlo in una catena di negozi, tutti di successo, e di altri che hanno tirato sempre più la cinghia, nel corso degli anni, fino ad essere, un giorno, costretti a chiudere.
# E ci sono anche esempi, per una stessa categoria di esercizi di commercio, di negozianti che, riconosciuto un trend negativo in atto nel loro settore, hanno, con notevole senso di preveggenza, cambiato attività o rimodellato la loro attività in tempo, mentre altri sono stati travolti dal trend che non hanno visto, o non hanno visto in tempo, o cui non hanno saputo reagire: un esempio tipico è quello di molti piccoli negozi di generi alimentari che sono stati travolti dai supermercati; mentre altri esercenti sono riusciti a creare dei punti vendita "affiliati" ad una organizzazione della grande distribuzione; mentre altri ancora hanno preferito cambiare totalmente attività, magari vendendo il loro negozio ed acquistando una stazione di servizio od una pizzeria.
Si potrebbero fare altri esempi, ma certamente è possibile individuare un fenomeno generale, e cioè che la sopravvivenza, il successo o l'eccellenza di ogni esercizio di commercio dipendono esclusivamente dall'abilità, dall'impegno, dalla determinazione, dalla creatività, dall'ingegno e dalla perspicacia dell'esercente di commercio, e non dalla posizione o locazione dell'esercizio, dalle merci che sono in vetrina, dalle leggi e regole fiscali, o dalla recessione. E tutti gli input provenienti dall'esercente, e capaci di influenzare in modo drastico l'andamento dell'esercizio, sono intimamente collegati al modo in cui egli pianifica, crea, organizza, serve il cliente, si impegna, si aggiorna, si forma e si accultura, e quindi, in ultima analisi dal modo in cui gestisce il suo tempo.
A parità di tutte le altre risorse, la differenza ultima tra un buon andamento ed uno meno buono, o addirittura tra il successo od il fallimento, è fatta dal modo in cui l'esercente gestisce il suo tempo: egli può destinarlo ad aspettare clienti in momenti di magra, magari leggendo o facendo parole crociate, oppure può dedicarlo al miglioramento od all'abbellimento del suo negozio; egli può "perdere" tempo in lamentele fiume con i suoi clienti disposti ad ascoltarlo, o può investirlo per cercare di generare opportunità; può "passare" il tempo amabilmente canterellando e fischiettando, oppure può dedicarlo alla lettura costruttiva, all'autoformazione, all'apprendimento di tecniche di marketing, a migliorare le sue prestazioni ed attenzioni al cliente. Molti negozianti pensano di avere abilità "innate" sia nella gestione del loro business, sia nel modo di trattare i clienti. Altri, invece, pensano che tali abilità possono essere costruite, ed in ogni caso migliorate continuamente. E cos'altro, se non il fattore tempo, fa la vera differenza?
LIBERI PROFESSIONISTI ASSOCIATI. Nel caso di associazioni di professionisti che impieghino parecchi collaboratori, tipico esempio la Società di Consulenza, il fattore tempo può apparire meno predominante sia rispetto alla Risorsa Men (uomini, manodopera, collaboratori, impiegati....) che rispetto alla risorsa Methods (metodi, modalità di gestione del processo di produzione del servizio, ed anche know-how, talento.....).
In tale caso, la risorsa tempo (per i partner e proprietari della Società di Consulenza od Associazione di Professionisti) può sembrare non predominante, specialmente se a produrre il reddito di tale Società/ /Associazione è soprattutto il lavoro di collaboratori impiegati e stipendiati. Ciò è solo apparente, tuttavia, in quanto le attività operative dei partner/proprietari, anche se non dedicate direttamente alla produzione del reddito (all'esecuzione di quelle attività di consulenza presso i clienti, le quali attività generano fatturato), devono senza dubbio essere rivolte ad aspetti altrettanto critici (se non vitali) per il buon andamento della Società, quali la promozione, l'impostazione di strategie operative, di planning e controllo del lavoro dei subordinati, la gestione della finanza, amministrativi, ecc. ecc.
Per tutte queste attività, svolte in prima persona dai partner/associati, la risorsa tempo diventa ancora una volta fondamentale.
Un discorso analogo vale ad es. per le Agenzie di Pubblicità, per le Società di Brokeraggio, per le Società di Engineering, per Studi di Architettura, e simili.
L'unica eccezione possibile alla regola della primarietà della risorsa tempo è in quei pochi casi di Imprese Professionali per le quali il successo è garantito da una particolare situazione di "monopolio" o perlomeno di "unicità" del servizio offerto ai propri clienti, associata alla possibilità di prestare tale servizio con risorse impiegatizie che non richiedano particolari sistemi di organizzazione del lavoro, di supervisione e di controllo. Anche se "botti di ferro" di questo tipo esistono ancora, soprattutto a contatto dell'apparato pubblico, o di quello creditizio ed assicurativo, la garanzia del successo duraturo è certamente da considerare sempre più aleatoria in un ambiente in rapida trasformazione e sempre più competitivo come quello che stiamo attraversando e che attraverseremo per lungo tempo a venire.
ARTIGIANI E PICCOLI IMPRENDITORI. Per queste categorie di lavoratori autonomi, il fattore tempo può apparire non predominante in tutti quei casi in cui il processo produttivo del reddito impiega, in varie percentuali, risorse produttive tipo le macchine (ed impianti, attrezzature, tecnologia.....), gli uomini (collaboratori, manodopera, tecnici, supervisori.....), i materiali (di qualsivoglia natura, che vengono trasformati per entrare a far parte di un prodotto finito - oppure materiali accessori, consumabili.....), i metodi (di lavoro, processi produttivi particolari, know-how tecnico, metodi organizzativi, talenti particolari.....), e risorse finanziarie (necessarie per l'acquisto di impianti ed immobili, per il pagamento di licenze e royalties......).
Ad una più attenta analisi, tuttavia, certe attività svolte in prima persona dall'Artigiano o dall'Imprenditore, quali, ad es., la promozione e la vendita, il planning strategico, l'organizzazione del lavoro, la gestione finanziaria ed amministrativa, ecc. ancora una volta assumono una veste critica, se non vitale, per il buon andamento dell'Impresa, e pertanto, ancora una volta, il fattore tempo dell'individuo (artigiano o piccolo imprenditore) riappare in tutta la sua predominanza rispetto a tutte le altre risorse produttive.
Può esistere anche in questo caso l'eccezione alla regola della primarietà della risorsa tempo (ancora una volta in situazioni monopolistiche o di unicità del prodotto/servizio o del processo produttivo). Valgono considerazioni analoghe a quelle della voce precedente per quanto concerne l'aleatorietà di tali situazioni.
LAVORATORI IN PROPRIO (E LIBERI PROFESSIONISTI INDIVIDUALI). Sotto la voce generica lavoratori "in proprio" possiamo includere tutte quelle persone che, individualmente, generano il reddito necessario alla propria esistenza attraverso il loro lavoro individuale, svolto "in proprio", e quindi non alle dipendenze di altri. Questa voce comprende tutti i liberi professionisti "individuali", con o senza collaboratori (il medico, il dentista, il commercialista, l'ingegnere, il geometra, il perito, l'architetto, il notaio, l'avvocato, l'esperto di marketing, il consulente finanziario e fiscale, il docente o formatore.....), nonché tanti altri lavoratori "in proprio" quali: rappresentanti di commercio, venditori, promotori, piazzisti, mediatori e procacciatori di affari, brokers, musicisti, compositori, scrittori, artisti, attori, registi, professionisti dello sport, agenti immobiliari, amministratori di condomini.......
Per tutti questi lavoratori la risorsa tempo è primaria, anche se sempre intimamente associata alla risorsa talento/know-how. Va notato tuttavia, che nessuna delle due risorse, da sola, è sufficiente a garantire il successo della attività in proprio: certamente non è sufficiente il solo fattore tempo (senza talento); ma anche un buon talento, da solo, senza un'adeguata gestione del fattore tempo, può non portare ad alcun successo duraturo.
Per i lavoratori autonomi qui considerati esistono notevoli eccezioni alla regola della primarietà della risorsa tempo: basti pensare alla preponderanza della risorsa talento sulla risorsa tempo ad es. per un cantante alla moda, per un attore di successo, per una modella di grido, per un campione di tennis, o per un playboy di alta classe.
Eppure, analizzando esempi concreti degli ultimi decenni, è piuttosto facile notare che: le mode sono sempre temporanee; innumerevoli sono gli esempi di passaggio (spesso anche repentino) "dalle stelle alle stalle"; come altrettanto numerosi sono gli esempi di sano talento associato a sana professionalità che hanno originato successi costanti, regolari e duraturi. Vale la pena chiedersi quanto abbia influito, in questi casi di successo mantenuto e perfino accresciuto nel tempo, quell'input di professionalità che non può non aver considerato l'importanza della risorsa tempo e non averla gestita adeguatamente (se non altro per quanto concerne quel tempo dedicato alla coltivazione e perfezionamento del proprio talento; quel tempo investito nel sostenimento e miglioramento di una immagine professionale; quel tempo dedicato alla crescita personale, alla maturazione psichica e culturale.......).
BUSINESSMEN. Il businessman, o uomo d'affari, è un tipo particolare di lavoratore autonomo, non facilmente classificabile tra le altre categorie riportate. Anche se il termine, sia in inglese che in italiano, è piuttosto generico, in pratica al concetto di businessman si associa quello di persona dedita alla gestione di affari di vario tipo, indirizzati a far "soldi", utilizzando opportuni cocktail di risorse produttive appropriate. Sotto quest'ottica ogni lavoratore autonomo è un businessman, come lo è ogni imprenditore piccolo e grande. In generale, tuttavia, al concetto di businessman "individuale" non viene associato né l'aspetto professionale né quello imprenditoriale, anche se un businessman può essere benissimo un professionista od anche un imprenditore. Quello che lo differenzia è l'aspetto "far soldi" che offusca sia aspetti professionali che imprenditoriali, senza per questo conferirgli dei connotati negativi (speculatore, squalo, sciacallo....): un businessman è un opportunista, ossia una persona attenta alle opportunità e pronta a generarle ed a coglierle Inoltre, un businessman può essere dedito a più attività simultaneamente, oppure passare da un'attività all'altra a seconda dell'andamento di certi parametri di mercato, senza regole e criteri evidenti, eccezion fatta per la regola onnipresente che ogni attività lavorativa in cui si coinvolge deve produrre ritorni monetari adeguati. E così troviamo il businessman che spazia tra attività di mediazione internazionale, investimenti finanziari, e magari consulenza commerciale/ /marketing; quello che investe il suo tempo ed i suoi soldi in operazioni di acquisto/miglioramento/rivendita di immobili, imprese manifatturiere o ristoranti; e quello che passa da un'operazione di mail order nella quale ha fiutato buoni utili ad una di brokeraggio internazionale, e quindi ad una di sfruttamento industriale di un brevetto......
Certamente, per il businessman più vero, sono risorse fondamentali sia il talento (ed in molti casi, il know-how, nel senso più vasto del termine) che la finanza (necessaria per imbarcarsi in operazioni che richiedono investimenti), ma, ancora una volta, il tempo è la risorsa fondamentale, perché senza la sua corretta gestione né talento né finanza possono portare un successo adeguato e duraturo.
Anche nel caso del businessman possono esistere eccezioni alla regola della primarietà della risorsa tempo, soprattutto in quelle situazioni in cui l'operatività è soprattutto in ambito investimenti finanziari. Ad esempio, un investitore di successo può decidere di vivere di rendita, dedicando la maggior parte del suo tempo allo svago, agli hobbies ed ai viaggi, e solo una piccolissima parte alla gestione dei suoi affari, che comunque "marciano" benissimo per conto loro; oppure, il fattore tempo può intervenire solo per quanto concerne la "tempistica" di certi investimenti, la risorsa preponderante restando pur sempre quella finanziaria.....
E tuttavia sono ben noti casi di persone ricchissime finite in miseria per non aver saputo gestire adeguatamente il loro patrimonio; così come sono noti casi di persone "nate con la camicia", ricchi fin dalla nascita e ricchi fino alla morte, che però non hanno potuto accoppiare il successo economico con la felicità (o serenità).
Ancora una volta, comunque, in una visione globale e sistemica dei fenomeni, c'è da chiedersi quanto la mal gestione della risorsa tempo abbia influito negativamente rispettivamente nel non aver saputo o potuto mantenere il livello precedente di successo economico oppure nel non aver potuto raggiungere un livello di qualità adeguata per la propria vita.......
il tempo è la risorsa limite
Le ragioni per le quali la risorsa tempo è così essenziale sono state abbondantemente descritte nella vasta letteratura disponibile sull'argomento. Vale comunque la pena, in questa sede, elencare le principali:
# il tempo è la risorsa base, di cui tutti sono dotati circa in egual misura - sta ad ogni individuo decidere del suo corretto utilizzo, per il conseguimento dei propri obiettivi
# il tempo non si ricrea - ogni istante passato è passato per sempre, e questa caratteristica di ineluttabilità conferisce alla risorsa tempo una fisionomia unica
# il tempo non si può né comprimere, né allungare, né tendere, né sopprimere, né accelerare, né rallentare.... esso ha una cadenza ben definita, alla quale ci si può solo uniformare, comprendendone appieno la semplice, ma vitale meccanica
# il tempo, a differenza delle altre risorse produttive, non è né "abbondante" né "facilmente disponibile": mentre è possibile procurarsi extra risorse, se necessarie, come altre macchine, extra manodopera, nuovi materiali, know-how e conoscenza, nonché finanziamenti e crediti, non è assolutamente possibile procurarsi tempo supplementare, né acquistandolo né generandolo....... il tempo è pertanto la risorsa limite.
il problema: essere padroni del tempo
Quante persone vorrebbero essere padroni del proprio tempo, poterlo dominare, provare quella sensazione di potere assoluto...... E quanti invece sono invischiati in un vortice in cui non hanno più alcuna possibilità di controllo, e da cui non riescono ad uscire. E' possibile essere padroni del tempo, almeno del proprio?
Oggi è molto più difficile che qualche decennio fa, e questo è causato dalla complessità ambientale che cresce di giorno in giorno, apparentemente a dismisura. Per l'asceta, il pensatore, il missionario, può essere ancora possibile dominare il proprio tempo. Per le categorie di persone cui questo libro è rivolto lo è molto meno. Riuscire a semplificare la complessità ambientale, in modo da renderla comprensibile e gestibile, è impresa ardua per chi non è pronto a riconoscere che affrontare un nemico molto duro ed agguerrito richiede elevata motivazione, preparazione ed armi adeguate. La disciplina del Controllo del Tempo può rappresentare un strumento potente verso la meta del dominio del tempo.
passare il tempo, occupare il tempo, utilizzare il tempo
Anche su questo argomento molto è stato scritto. Vale la pena, tuttavia, di ricordare la differenza fondamentale che esiste tra le tre modalità principali di gestione del tempo.
# Passare il tempo significa semplicemente aspettare che esso trascorra. Questo perché non si ha niente da fare; o perché non si vuol far niente; o perché si è in attesa che accada un certo evento, fino al qual momento non si vuole o non si può far altro (come ad esempio accade per una persona che attende nervosamente di conoscere l'esito di un grosso intervento chirurgico cui è sottoposto un suo congiunto); o per ragioni psico-fisiche particolari (malattia - ingessatura - stato depressivo profondo....).
Passare il tempo, per sua definizione in ambiente management, non porta ad alcun risultato di valore, salvo nel caso si decida intenzionalmente e deliberatamente di lasciar trascorrere il tempo, ad esempio per rilassarsi dopo un lavoro faticoso.
# Occupare il tempo significa riempire un lasso di tempo facendo attività: alle quali non si è interessati; o che non hanno alcun valore per chi le fa; od attività imposte o forzate da altri; oppure scelte da soli, ma come ripiego. In tutti i casi, a tali attività non sono collegati risultati di valore per la persona che le esegue, sempre in ottica management. E la differenza tra passare il tempo ed occuparlo è che nel primo caso, in generale, non si espleta alcuna attività significativa, mentre nel secondo, in qualche modo, si agisce.
# Utilizzare il tempo significa collegarlo intimamente, ed in modo intenzionale, ad attività che si spera o che si desidera generino risultati di valore per chi espleta tali attività. In questa modalità gestionale, il gestore del tempo ha obiettivi che intende trasformare in risultati, ed utilizza la risorsa tempo (ed altre eventuali risorse) in modo cosciente, alla luce dei piani che egli ha impostato per l'ottenimento dei risultati voluti. In questa modalità, il gestore del tempo ne è anche padrone, e lo tiene al guinzaglio come un cagnolino ubbidiente, pilotandolo nella direzione che si è prefissata. Mentre nelle altre due modalità il padrone è il tempo: il tempo è come un grosso cane al guinzaglio, mal educato e molto indisciplinato, che trascina il suo padrone (padrone solo in teoria) dove desidera, si ferma dove e quando vuole, e lascia al suo padrone ben poco spazio di iniziativa e direttiva........
Ovviamente, il manager od il lavoratore autonomo che desiderano risultati tangibili e di soddisfazione si indirizzeranno verso l'utilizzo consapevole e razionale della risorsa tempo, decidendo in piena autonomia (salvo in casi di emergenza) quando sintonizzarsi invece sulla modalità "occupare il tempo" ed anche sulla modalità "passare il tempo" (destinandolo magari a periodi di relax totale). Dal che si vede che ogni modalità gestionale del tempo, se scelta in modo autonomo, consapevole e razionale può essere una modalità efficace.
Lo è molto meno proprio quando manca questa consapevolezza e questa autonomia decisionale (ad esempio quando si è trascinati dagli eventi o dalle circostanze). E pertanto non esistono modalità di gestione del tempo di serie A, B e C, come potrebbe sembrare a prima vista, ma tutte possono essere le più opportune "situazionalmente" e se scelte in modo consapevole ed autonomo. Resta il fatto che la modalità di serie A, e cioè l'utilizzare il tempo, è l'unica che può portare a risultati di valore.
Da notare infine che una stessa modalità di gestione del tempo, può avere significato diverso per persone diverse, od anche per la stessa persona in circostanze diverse. Ad esempio un pensionato può desiderare fortemente di occupare il tempo ed addirittura di lasciarlo trascorrere senza far niente, e questo per lui può essere di grande valore e soddisfazione, mentre un manager ultra attivo lo considererebbe di una noiosità indescrivibile, se non un peccato mortale. Come pure un professionista molto impegnato può decidere di passare una domenica a fare assolutamente niente, e quindi a far semplicemente passare il tempo, proprio per scaricarsi dello stress e fatiche accumulate in una settimana di lavoro senza tregua.
La disciplina del Controllo del Tempo si indirizzerà, a seconda dei casi particolari, a tenere conto: o dei soli periodi in cui il tempo è stato utilizzato per il raggiungimento di certi scopi; oppure anche dei periodi in cui il tempo viene semplicemente occupato facendo qualcosa; in certi casi particolari dovrà anche tenere conto dei periodi di tempo passati a far niente. Infatti ognuna di queste modalità di gestione del tempo ha un significato diverso a seconda della persona e/o delle circostanze, e pertanto starà a chi decide di tenere sotto controllo il proprio tempo stabilire fin dove il controllo medesimo dovrà spingersi.
la padronanza decisionale di gestione
Dunque, il tempo è proprio una (se non la) risorsa fondamentale per tutte quelle persone che lavorano in modo autonomo e per i manager degni di tal nome. Quello che caratterizza tutti i lavoratori autonomi delle categorie su riportate è la loro padronanza di decidere circa la gestione del proprio tempo dedicato al lavoro (caratteristica che un lavoratore dipendente non ha, o perlomeno ha in modo limitato). Per il lavoratore autonomo è totalmente in suo potere (salvo influenze esterne, che restano sempre e solo influenze), decidere ad esempio:
# circa le priorità a riguardo delle cose da fare: sta a lui, e solo a lui, decidere cosa fare prima e cosa fare dopo, cosa è più importante e cosa lo è meno. Un libero professionista di estrazione anglosassone potrebbe considerare essenziale iniziare la sua giornata facendo un'ora di jogging, mentre un altro la potrebbe considerare una sciocchezza, se non un crimine ("....correre invece di lavorare, roba da pazzi.....!"). Come pure uno specialista potrebbe decidere di ricevere pazienti nel suo studio solo al mattino, ed un altro solo al pomeriggio, perché vuol dedicare le ore mattutine allo studio oppure all'aggiornamento professionale.
# se rispettare o meno degli impegni temporali assunti, con altri o con sé stesso: ad esempio nel caso di appuntamenti, di promesse di consegnare un certo lavoro entro una certa data, di sviluppare una nuova tecnica o di apprendere un'altra lingua entro un certo target temporale, ecc. Alcuni professionisti sono perennemente "in ritardo" con la consegna dei loro lavori, al punto che i loro clienti sanno alla perfezione quando il lavoro verrà consegnato, cioè con quanto ritardo, e stabiliscono, di conserva, date di consegna "in anticipo" sul fabbisogno, in modo da avere la consegna nel tempo ottimale. Altri professionisti, invece, sono puntuali come orologi svizzeri, e ne fanno un punto di merito.
# circa il modo di organizzare, pianificare e programmare il proprio lavoro, stabilendo il "quando" iniziare un'attività e "quando" terminarla, il "quanto a lungo" farla durare, nonché la frequenza eventuale o la tempistica collegate a tale attività operativa, ed il suo eventuale frazionamento o conglobamento, o la ripetitività, o la cancellazione, o l'annullamento parziale........ Ad esempio, certi dentisti fissano degli appuntamenti per i loro pazienti e li rispettano al minuto. Altri, ne fissano 6 allo scadere di ogni mezz'ora, puntando sul fatto che certi trattamenti richiedono un certo tempo, ed altri ne richiedono meno, e quindi mediamente tratteranno un certo numero di pazienti ogni ora, anche puntando sul fatto che tanto i pazienti sono abituati ad aspettare. Alcuni professionisti, quando sono impegnati in certe attività che richiedono notevole concentrazione (calcoli, progettazione, elaborazione creativa....) non accettano alcuna interruzione, né di persona, né telefonica. Altri sono disposti ad interrompere certe attività ad ogni piè sospinto, ed a lasciarle accavallare, intrecciare e sovrapporre in modo spesso caotico. In certi casi, certe attività vengono svolte "nei ritagli di tempi", a classici "spizzichi e bocconi". Altri ancora abbandonano l'esecuzione di certe attività di fronte all'urgente od a quello che considerano importante. Da questa padronanza gestionale nascono, e si radicano poi, degli stili che diventano vere e proprie abitudini, difficilissime da modificare o rimuovere.
Questa prerogativa decisionale è certamente molto ridotta per il lavoratore dipendente, manager compresi, anche nel caso limite e molto attuale di empowerment (delega decisionale molto avanzata o quasi totale), soprattutto perché il lavoratore dipendente deve in ogni caso conformarsi alla missione, strategie ed obiettivi dell'azienda in cui lavora. Il lavoratore autonomo, al contrario, decide in toto anche circa la sua missione, strategie ed obiettivi.
In situazioni di empowerment ridotto (coinvolgimento, più o meno spinto) od assente (subordinazione più o meno totale), la padronanza decisionale del lavoratore dipendente a riguardo della gestione del suo tempo lavorativo è sempre più vaga, o addirittura nulla (il lavoro è totalmente programmato dall'alto).
Inoltre un lavoratore autonomo ha la padronanza, veramente unica, di decidere in quale tempo lavorare ed in quale tempo non. Sta a lui, e solo a lui decidere la percentuale, la frequenza, il tasso, ed il ritmo del tempo dedicato al lavoro e di tutto l'altro tempo, quello destinato al riposo, agli svaghi, alla famiglia ecc. Ad es. un dentista può decidere di prendere appuntamenti a partire dalle 8:30, oppure dalle 09:00, od anche dalle 10:00 di ogni mattina, o solo per tre giorni alla settimana; un dottore, od uno specialista, può decidere di avere tutti i mercoledì pomeriggio liberi per giocare a golf; un ingegnere può decidere di svolgere certi lavori di progettazione durante i week-end, ed avere i lunedì e giovedì da dedicare ai suoi hobbies; un venditore può decidere di lavorare solo di mattino; ed un businessman può decidere di stare tre mesi a riposo in attesa che maturino certi eventi che potrebbero dar luogo ad una certa opportunità.
Questa prerogativa, veramente unica, può essere una pericolosissima arma a doppio taglio per il lavoratore autonomo. Se, da un lato, gli conferisce un vero e proprio dominio sul tempo, consentendogli di lavorare molto di più e più intensamente in certi periodi di abbondanza di lavoro, e di rilassarsi di più in altri, dall'altro lo rende estremamente vulnerabile a due possibili condizioni limite: nell'una, il lavoratore autonomo diventa uno stakanovista del lavoro, per il quale non esiste più tempo libero, tempo per la famiglia, tempo da dedicare a sé stesso, ecc., preso da un vortice di impegni e di affanni senza via d'uscita; nell'altra, il lavoratore autonomo "perde colpi", fino magari a spegnersi del tutto, proprio a causa di una misinterpretazione della sua padronanza di gestione del tempo. Egli infatti, non dedicando abbastanza tempo alla promozione del suo business, od alla cura dei suoi clienti, od alla sua formazione ed aggiornamento, od alla sua crescita, od alla ricerca più esauriente di certe opportunità..... od anche, mal gestendo la tempistica di consegna di certi lavori per abuso della sua padronanza ed errata allocazione percentuale del tempo lavorativo su quello totale..... od addirittura per eccessiva pubblicizzazione del suo stato "magnifico" di disponibilità abbondante di tempo libero...... o comunque per simili abusi o mis-usi della propria padronanza sul tempo, è ben possibile che apra la porta, più o meno inconsapevolmente, a dei fenomeni (in genere lenti ma spesso anche veloci) di "declino", che se mal interpretati o non rettificati al momento debito, possono anche portare, per effetto "rana bollita" (effetto ben descritto da Peter Senge ne "La Quinta Disciplina"), ad un ulteriore declino ed infine alla caduta, specie nel caso in cui il lavoratore autonomo operi in una cerchia ristretta od in un mercato "chiuso" o limitato.
Per i manager e gli esercenti di commercio, soggetti in qualche modo a degli orari di lavoro imposti, rischi del genere non ci sono. Ce ne sono, tuttavia altri, altrettanto drammatici, e sempre collegati in qualche modo alla gestione o mal gestione della risorsa tempo. Un manager che non utilizzi in modo ottimale il suo tempo, canalizzandolo armoniosamente verso il raggiungimento di validi risultati per l'impresa per cui lavora e verso una equilibrata vita privata, può essere soggetto a grossi rischi: da un lato potrebbe essere considerato non più adeguato ad una certa posizione di responsabilità affidatagli, nell'impresa per cui lavora; e dall'altro, potrebbe, magari per super lavoro, avere una vita privata e/o familiare insoddisfacente od addirittura catastrofica, con o senza riflessi negativi anche sul lavoro.
Mentre un esercente di commercio che non utilizzi appropriatamente il suo tempo anche per migliorare il suo business oppure per prepararsi ad affrontare certi trend negativi potrebbe trovarsi un giorno in pessime acque.
Non resta che concludere che la padronanza di gestione del tempo, arma molto tagliente in mano a liberi professionisti, businessmen e lavoratori in proprio in generale, ed arma meno affilata in mano a manager ed esercenti di commercio, è una caratteristica molto delicata e quindi da considerare con molte attenzioni in tutti i casi.
i manager, i lavoratori autonomi ed il tempo
"......non ho tempo...." ".......non c'è mai tempo....." sono lamentele comuni in bocca a molti individui appartenenti alle categorie di lavoro in argomento.
Alcune delle ragioni (ma in realtà sono scuse) principali per cui le persone in generale ed i lavoratori autonomi e manager in particolare non riescono ad impostare programmi migliorativi del proprio modo di gestire il tempo sono:
"non è per me...."
"non si riesce a far meglio..."
"vado bene già così...."
"i miei colleghi, altri imprenditori che conosco, altri professionisti come me, sono tutti nella stessa situazione, manca a tutti il tempo....."
"il tempo che ci vuole a gestirsi con l'agenda è del tutto sprecato, come è buttato via il tempo passato a pianificare e programmare le proprie giornate, tanto i programmi saltano sempre...."
Dopo anni di consulenza e formazione sull'argomento, comincio quasi ad essere d'accordo: ma solo sul fatto che eventuali programmi migliorativi non partono neanche, o se partono dopo poco tempo finiscono, per la ragione primaria che non si riesce a quantificare il delta di eventuale miglioramento raggiungibile o raggiunto. Esaminiamo il fenomeno.
Della "scarsità" di tempo si lamentano certamente molti manager, molti liberi professionisti (specialmente architetti, ingegneri, geometri.....), e tutti o quasi tutti i piccoli imprenditori e gli artigiani. Non se ne lamentano invece la maggior parte degli esercenti di commercio (hanno però altri tipi di lamentele, come visto), e non se ne lamentano altri lavoratori autonomi (ad es. dentisti, medici, notai, artisti, professionisti dello sport....), naturalmente con tutte le eccezioni del caso.
Bisogna dire, a riguardo, che parecchi lavoratori autonomi sono buoni pianificatori e gestori del tempo, ma la maggior parte non lo sono. E questo fa la differenza tra la lamentela (di qualsiasi natura) e non. Bisogna anche riconoscere, tuttavia, che l'arte della sana gestione del tempo non è una abilità innata, ma è senz'altro una disciplina coltivabile.
E bisogna anche dire che la necessità di praticare e migliorarsi nell'utilizzo di tale disciplina è cresciuta a dismisura negli ultimi decenni, con un'accelerazione piuttosto elevata e proporzionale all'accelerazione del fenomeno del cambiamento ambientale che ben notiamo ed a cui ci stiamo abituando con notevole difficoltà. Certamente la complessità è la caratteristica più marcata dei nostri anni: la complessità è un fenomeno in aumento, e presenta aspetti sempre nuovi e non facilmente identificabili ed a tutti comprensibili. Inoltre la complessità ambientale colpisce, in modalità marcata e ben avvertita, una miriade di aspetti della vita quotidiana, di lavoro ed extra lavoro, per cui è ben comprensibile l'influenza che essa possa avere sul fattore tempo, cui tutti gli aspetti della vita quotidiana sono intimamente collegati.
Certamente chi ne risente di più è proprio chi, in un modo o nell'altro, ha la risorsa tempo come risorsa base od almeno come tale dovrebbe considerarla: ecco perché i lavoratori autonomi ed i manager devono prestare sempre più attenzione alla gestione del tempo, e devono praticare tale disciplina con crescente impegno.
perché è difficile gestire meglio il proprio tempo?
E perché le buone intenzioni di gestire meglio il proprio tempo rimangono pie intenzioni? Anche a fronte di miglioramenti? Perché si torna indietro alle vecchie abitudini?
Con tutto quello che è stato detto e scritto sull'argomento, sembrerebbe ovvio pensare che chi ha problemi di tempo si affili le unghie e passi all'azione per auto migliorarsi.
Tuttavia la stragrande maggioranza di tali persone, per una serie di ragioni, ignora o preferisce ignorare l'argomento. Eppure sarebbe semplicissimo risolvere il problema: come ci si rivolge al medico per un problema di salute, od al commercialista per un problema fiscale, ci si potrebbe ben rivolgere ad un consulente per avere indicazioni e consigli; oppure frequentare un corso di formazione sull'argomento gestione del tempo; o molto più semplicemente andare in libreria ed acquistare uno dei moltissimi testi disponibili su tale materia.
Come dicevo, questo non si fa, ed è inutile indagare sulla carenza di motivazioni che dovrebbero spingere le persone a risolvere in qualche modo un problema di questo tipo.
Probabilmente passeranno molti anni, ed ancora sentiremo artigiani e piccoli imprenditori lamentarsi perennemente della scarsità del tempo, dando la colpa a tutti (governo, leggi, clienti, personale dipendente, fornitori.....) tranne che a sé stessi, in base al principio ben descritto da Peter Senge del "nemico che è là fuori....", mentre il vero nemico è solo ed esclusivamente dentro di noi.
Ma se questo è un fenomeno abbastanza allarmante (allarmante perché certe persone seguiteranno sempre a vedere il nemico là fuori, ed anche quando andranno in fallimento seguiteranno ad accusare tutti tranne che sé stessi), quello che considero molto più preoccupante è lo scarso o addirittura mancato miglioramento di coloro che, pur avendo ben avvertito il problema e deciso di far qualcosa a riguardo della gestione del loro tempo (appunto prendendo spunti da consulenti, o frequentando corsi di formazione, o leggendo, anche assiduamente, letteratura sull'argomento), si ritrovano, dopo anni, ma spesso dopo mesi (se non da subito), nelle stesse condizioni di "prima della cura", se non peggio (e cioè più scettici sulla possibilità di gestire meglio il tempo).
A questo riguardo, ho visto le migliori intenzioni fallire di fronte all'incombenza del momento, di fronte all'urgente, o nella confusione tra urgente ed importante, ed in generale di fronte ad una spirale involutiva che sembra non essere controllabile.
Ho visto agende utilizzate per un po' di tempo e poi accantonate per ritornare a pezzetti di carta sparsi sulla scrivania, o peggio, per tornare alla memoria; ho sentito dire molte volte "non funziona", oppure "sì, funziona, ma non per me", oppure "sono tutte belle tecniche, ma non si applicano al mio caso", oppure "ma come si fa a pianificare, se ci sono sempre una marea di imprevisti"; ho assistito a paradossi incredibili ("....il tempo speso a pianificare o far programmi non fa che portare via il già poco tempo a disposizione.....!"); e tanti altri simili episodi, con una abbondanza, anzi ricchezza, di scuse, da poter scrivere un libro solo sulla varietà di tali scusanti, tanto da concludere che, se tutti gli sforzi ed impulsi creativi che vengono destinati ad inventare e plasmare tali scuse, venissero invece destinati a risolvere il problema di base, certamente non sarebbe necessario scrivere questo libro!
Ed ho visto mancati miglioramenti, miglioramenti temporanei e poi ritorni indietro, e miglioramenti anche di medio termine e poi collassi di afflosciamento repentini di fronte ad un grosso ostacolo o ad un grosso imprevisto. Quello che accomuna questi fallimenti è il fatto che la disciplina Gestione del Tempo viene in generale considerata positiva e valida, ma "...solo per qualcun altro, non per me....".
by Carlo Scodanibbio - web site: http://www.scodanibbio.com
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