Passaggio indolore alla nuova e-mail aziendale

Come passare dalla vecchia email gratuita ad una professionale con il nome dell’azienda

Nel precedente articolo “Indirizzi e-mail con il nome dell’azienda” abbiamo elencato i principali motivi che “costringono” ancora molte aziende italiane ad usare le e-mail gratuite invece di quelle professionali con il nome dell’azienda (es. info@nomeazienda.it).
Riprendiamo quindi i vari punti analizzati e cerchiamo di proporre una soluzione che permetta un passaggio indolore alla nuova e-mail aziendale.

E’ presente in tutto il materiale pubblicitario e sui mezzi aziendali

La soluzione in questo caso è fin troppo banale. E’ necessario modificare la vecchia dicitura con l’indicazione della nuova email. Il materiale pubblicitario è destinato ad esaurirsi prima o poi, quindi nelle successive ristampe dovranno essere aggiornati i dati aziendali.

Si è imparato ad usare l’interfaccia della webmail e non si vuole cambiare

Anche qui la soluzione appare evidente… trattandosi più di pigrizia che di reale problema, l’azienda dovrà investire del tempo per formare il personale sull’uso della nuova webmail. A seconda del grado di “informatizzazione” degli utenti della webmail questo procedimento non richiederà più di un’ora. Inoltre, lo stesso, potrà essere ottimizzato facendo seguire il corso a più persone contemporaneamente.

E’ conosciuta dalla maggior parte dei clienti e dei fornitori

Questo è senz’altro il punto più ostico a cui porre rimedio e, non a caso, l’abbiamo tenuto per ultimo. Il problema principale in questo caso è che la soluzione non dipende totalmente dalle azioni compiute dall’azienda (come nei casi precedenti). Qui infatti sono i clienti ed i fornitori a dover adeguare ed aggiornare la mail associata al contatto dell’azienda.
La soluzione in questo caso dipende anche dal tipo di email gratuita che si stà utilizzando.

Nel caso più fortunato, ad esempio su Alice e Virgilio, si può attivare un redirect (ovvero l’inoltro automatico delle mail ricevute) verso la nuova email aziendale. In questo modo tutta la corrispondenza indirizzata alla vecchia mail verrà automaticamente inviata alla nuova e sarà possibile rispondere direttamente da quella. In alcune mail il redirect si può impostare attivando dei filtri che inoltrano le mail ricevute verso la mail aziendale (es. Libero). Scriveremo al tal proposito una guida passo passo alla creazione di questi filtri.

In tutti gli altri casi consigliamo di procedere nel seguente modo:

• quando possibile, utilizzare un client di posta (es. Outlook Express) per leggere entrambe le mail configurandolo per inviare sempre e solo con la nuova mail.
• inviare una comunicazione a tutti i contatti in rubrica invitandoli a modificare il vostro contatto email. Reinviare peridicamente la stessa comunicazione a tutti quei contatti che continuano ad usare la vecchia mail.
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