Conservazione Sostitutiva: cos'è?

La conservazione sostitutiva è quel passaggio che si effettua dopo la fatturazione elettronica. Presenta notevoli benefici, soprattutto per quelle aziende che producono grosse quantità di documenti cartacei.

In pratica la conservazione sostitutiva consiste nel sostituire i documenti cartacei col corrispondente documento in formato digitale, che viene bloccato nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione sostitutiva è regolata da una precisa normativa, la quale prevede che sia presente una figura centrale di riferimento opportunamente formata, con la carica aziendale di “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”.

Secondo le regole tecniche dettate dal CNIPA, gli adempimenti da rispettare nella conservazione sostitutiva sono:
• Apposizione della firma su ciascun documento informatico;
• Produzione di 2 copie da salvare su supporti magneto-ottici;
• Apposizione della firma sull’intero lotto di conservazione;
• Estrazione dell’impronta digitale da inviare all’Agenzia delle Entrate (solo per documenti fiscali);
• Apposizione della marca temporale.

I vantaggi derivanti dalla conservazione sostitutiva sono molteplici: recupero di spazio nella sede aziendale, risparmio su risorse e tempi da dedicare alla gestione degli archivi, accesso rapido ai documenti, recupero dei costi dovuto allo smaltimento della carta, risparmio sull’acquisto di materiale di consumo e sulle imposte di bollo.

Maggiori informazioni: Bucap.it