Innovazione informatica per le aziende e conservazione sostitutiva

Da un po’ di tempo le aziende e i professionisti hanno a disposizione uno strumento in più per risparmiare sui costi di gestione delle loro informazioni, fiscali, legali o generiche che siano.

Da qualche anno è infatti possibile utilizzare il metodo della cosiddetta conservazione sostitutiva cioè la possibilità di archiviare i documenti in formato digitale, semplicemente facendo una copia archiviabile su supporti digitali del documento per il quale è necessaria la conservazione per più anni, ad esempio le fatture o i verbali di smaltimento rifiuti.

Conservare un documento su supporto digitale sostanzialmente significa bloccarlo nel contenuto, nella forma e nel tempo con l’applicazione della firma digitale e la marca temporale.

Un’azienda che applica ai propri processi interni aziendali il metodo della conservazione sostitutiva in termini pratici non dovrà più emettere documenti cartacei, immaginate quindi il risparmio di carta, raccoglitori, faldoni e altro materiale necessario alla conservazione di documenti fisici, basta un PC o addirittura, se c’è all’interno dell’azienda un esperto di informatica, un hard disk portatile nel quale conservare, anche in modo organizzato attraverso la gestione in cartelle tematiche e sottocartelle annuali, per esempio, tutta la documentazione che necessita di essere archiviata e consultabile per un certo numero di anni.

Ricapitolando, la legge (l’ultima, in ordine di tempo è la risoluzione 364E dell’Agenzia delle Entrate) consente di conservare a certe condizioni, su supporti digitali, i documenti e le informazioni aziendali per i quali è necessaria l’archiviazione per un certo numero di anni. Impostare questo processo come prassi dal punto di vista aziendale consentirebbe all’azienda di non produrre più documenti cartacei ma conservare la documentazione in supporti elettronici.

A dare valore legale alla copia informatica ci sono la firma digitale e la marca temporale e, con un’ultima risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, è possibile anche procedere alla creazione di timbri virtuali equiparati dal punto di vista informativo a quelli tradizionali.

È possibile anche affidare in outsourcing le procedure e la gestione della conservazione sostitutiva dei propri documenti aziendali affidandosi a partner specializzati.