La documentazione informatica di un’azienda

La tecnologia ha fatto passi da gigante tanto che il migliore e più utilizzato strumento per lo scambio di comunicazioni è la posta elettronica, è lo strumento di comunicazione della e-mail ( acronimo di Electronic Mail ). La e-mail o posta elettronica che dir si voglia è una comunicazione in forma scritta spedita via Internet. La sua principale caratteristica è l’immediatezza. I messaggi che si spediscono via internet possono contenere testo scritto, immagini, video e un qualsiasi tipo di file che viene spedito come allegato della mail. Esiste anche un particolare tipo di posta elettronica detta PEC ( acronimo di posta elettronica certificata ). Questo altro non è che un sistema di posta elettronica che permette uno scambio comunicativo che ha come oggetto una documentazione elettronica a valenza legale. A questo scambio comunicativo è legato una note che attesta l’invio e la recezione dei documenti informatici. L’aggettivo “certificata” deriva appunto da questo ultimo punto : annotare e quindi certificare che i documenti siano stati sia inviati che ricevuti. Può capitare anche la possibilità che il mittente smarrisca le ricevute, in tal caso però non sussiste nessun problema in quanto la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata, per legge, per un periodo di 30 mesi.
Un altro elemento importante che riguarda i documenti digitali ed informatici è la firma digitale. Questa firma si basa sul sistema PKI cioè sulla crittografia a chiave pubblica. Questa firma ha il compito di autenticare i documenti digitali, per dirla in altre parole ha la stessa funzione di un timbro di un notaio su un documento di compra vendita.