Documenti aziendali, dall’era cartacea a quella digitale

In un’ azienda e nel campo dell’amministrazione pubblica una delle cose più importanti è la gestione dei documenti. In tal caso vanno chiamate in causa due azioni importanti che sono:
1. Conservazione sostitutiva. È un’attività legale ed informatica che ha la funzione di garantire la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Questa attività equipara i documenti cartacei a quelli elettronici così che si riesce a risparmiare sia sulle attività di stampa che su quelle di archiviazione. La conservazione sostitutiva dei documenti altro non è che un modo per conservare in forma digitale tutti i documenti su carta. I vantaggi di questa operazione di trasformazione sono la maggior velocità nella ricerca e nel reperimento dei documenti e delle informazioni contenute in questi stessi, il miglioramento dell’organizzazione e della gestione della documentazione, la riduzione del tempo dedicato alla gestione dei documenti aziendali e anche una riduzione dei costi per la gestione.
2. Archiviazione digitale. È un processo di memorizzazione di documenti digitali ed informatici. Tale memorizzazione viene effettuata su appositi supporti tecnologici. L’archiviazione digitale dei documenti permette di assegnare ad ogni singolo documento un pin, un codice segreto ed identificativo. Tale assegnazione facilita e velocizza la gestione dei documenti e la ricerca degli stessi al momento del bisogno. I vantaggi di questa operazione sono una maggiore velocità nello svolgimento delle attività amministrative d’ufficio e il conseguente aumento di produttività ed inoltre un aumento della sicurezza degli accessi ai diversi documenti.
Ogni azienda può trovare informazioni dettagliate o addirittura provare software di archiviazione digitale o software di conservazione sostitutiva attraverso la rete web.