Risparmiare carta e tempo nella gestione dei documenti

Il 2010 sta giungendo al termine e le aziende e le pubbliche amministrazioni tirano le somme sotto tutti i punti di vista ponendo un occhio di riguardo all’aspetto dei soldi. Oggi è possibile risparmiare abbondantemente rinunciando alla carta. Carta che è elemento essenziale nella aziende e nelle pubbliche amministrazioni in quanto è la carta è l’oggetto su cui vengono trascritti tutti i documenti importanti. Ma in questo contesto il risparmio porta u po’ di nomi:
- archiviazione digitale : processo di memorizzazione di documenti informatici e digitali effettuato su un idoneo supporto. I documenti vengono identificati attraverso un codice di riferimento oppure attraverso chiavi di ricerca che sono interne all’azienda.
- fatturazione elettronica : attività di archiviazione delle fatture elettroniche cioè di quei documenti informatici dal contenuto non alterabile. Attraverso la fattura elettronica un’azienda è in grado di attestare la data di emissione, l’integrità del contenuto e l’autenticità della provenienza. Su questi documenti viene appostata una firma digitale che ne legalizza la validità ;
- conservazione sostitutiva : procedura atta a garantire la validità legale di un documento informatico in un lasso di tempo. Procedura che avviene attraverso la memorizzazione dell’ immagine del documento sui supporti ottici specializzati. Come nella fatturazione anche qui viene apposta la firma digitale che ha sempre la funzione di legalizzare il documento.
Tutto ciò rappresenta anche un risparmio di tempo oltre che di carta, in quanto i documenti si possono gestire in modo veloce e facile nei database.