Un pacchetto di strumenti per una buona gestione dei documenti

Negli ultimi anni nelle aziende si è sentito parlare di firma digitale. Ma in realtà cosa è ? Essa altro non è che l’equivalente elettronico della firma cartacea, è ciò che dona ad un documento il suo valore legale. La firma digitale è associata sempre al documento informatico in quanto ne attesta l'integrità, l'autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. Collegata a questa c’è un elemento di rilievo ed è il certificato digitale di sottoscrizione rilasciato al Titolare di un dispositivo di firma che è un file generato seguendo precisi standard stabiliti per legge. Questo file, appartenente al kit firma digitale, contiene una serie di informazioni importanti riguardanti l'identità del titolare, la chiave pubblica o il codice di riconoscimento che gli viene attribuito al momento del rilascio e anche sul periodo di validità del certificato. Il titolare è tenuto ad osservare la massima diligenza nell’utilizzo e nella conservazione del codice del documento in quanto la firma che lui appone su di esso ha effetti legali riconosciuti dalla legge. Questa firma digitale è elemento essenziale in una azienda di amministrazione pubblica così come sono essenziali la fatturazione elettronica e la posta elettronica certificata ( PEC ). Tutti e tre gli elementi devono essere utilizzati con cautela in quanto sono strumenti essenziali per la gestione dei documenti digitali e per lo scambio comunicativo. Per questo motivo il titolare di un’ azienda è obbligato a :
- adottare tutte le misure idonee per evitare danni ad altri attraverso l’utilizzo della firma digitale ;
- proteggere la segretezza della chiave privata, codice segreto o PIN, che dir si voglia, evitando che finisca in mano a terze persone avulse dall’attività.
Un pacchetto di strumenti indispensabili per un buon funzionamento aziendale e dell’amministrazione pubblica.