La gestione dei documenti aziendali nell’era digitale

Ogni azienda, piccola o grande che sia, e le pubbliche amministrazioni hanno un problema inerente alla gestione documentale, cioè all’organizzazione dei documenti in un momento di passaggio dal cartaceo al digitale. Tre le nuove attività digitale inerenti alla gestione dei documenti aziendali si trovano :
- la fatturazione digitale che altro non è che un processo di archiviazione di fatture elettroniche. Grazie a questo processo di archiviazione è possibile mantenere immutato e non alterato il contenuto dei documenti informatici. La fatturazione è anche l’attestazione della data di emissione di un documento,dell’autenticità della provenienza dello stesso documento e dell’integrità del contenuto di quel documento.
- l’archiviazione digitale che è un processo di memorizzazione di documenti digitali. Quando i documenti da cartacei vengono trasformati in formato digitale, questi vengono catalogati con un codice unico o con una chiave di ricerca. In questo modo si facilita la consultazione e si velocizza la condivisione aziendale dei documenti.
- la conservazione sostitutiva che è considerata un’attività sia legale che informatica. Legale perché attraverso questa attività si attesta sia la validità che la legittimità dei documenti aziendali. Mentre viene considerata un’attività informatica perché, grazie a questa, è possibile trasformare un documento da cartaceo a digitale rispettando al sua stesura originale e la loro giuridicità.
Questi compiti sono relativi alla parte amministrativa e commerciale di ogni azienda.