PA e aziende private nell’era del digitale

L’era del digitale ha bussato alle porte delle aziende private e della pubblica amministrazione dandogli una mano per tutto ciò che riguarda la gestione documentale. Tra tutte le attività aziendali di gestione dei documenti si trova la conservazione sostitutiva. È la procedura informatica che è in grado di garantire la validità legale, nel tempo, di un documento informatico. Lo scopo della conservazione sostitutiva è quello di equiparare, in certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e di permette alla Pubblica Amministrazione e alle aziende private di risparmiare sia sui costi di stampa e stoccaggio e sia sull’archiviazione. Il processo di conservazione sostitutiva rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo sia l’efficacia dei processi documentali sia l’opportunità di snellimento dei volumi. Il risparmio si nota soprattutto nella documentazione che deve essere, per legge, conservata per più anni.
Oltre a questo processo anche la firma digitale interviene sulla gestione dei documenti aziendali. La firma digitale è lo strumento grazie al quale si possono comunicare e trasmette in rete documenti che detengono una valenza legale. Questa valenza legale viene data appunto ai documenti dall’apposizione di una firma elettronica. In questo ambito si sta sempre più diffondendo anche l’utilizzo della fatturazione elettronica e della posta elettronica certificata.