Consigli per la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva, in una società sempre più volta alla tecnologia e allo sviluppo, consente di digitalizzare i file cartacei relativi a documenti, bollette e molto altro ancora.

La conservazione dei file in digitale consente di eliminare i faldoni pieni di carta e polvere risposti sugli scaffali degli uffici, consentendo una consultazione facile ed immediata.

Ogni qual volta si necessita di consultare un documento riposto nei raccoglitori, bisogna sfogliare le singole pagine fino a trovare quella di nostro interesse, perdendo così tempo prezioso che potrebbe essere impiegato in altre funzioni all’interno dell’azienda stessa.

Una conservazione sostitutiva al contrario consenta di visionare tutti i file restano comodamente seduti alla propria postazione e con dei semplici click è possibile sfogliare milioni di documenti, evitando inutili perdite di tempo. La comodità della digitalizzazione dei file consiste anche nel poterli spostare su hard disk esterni per consentire un facile trasporto in caso di traslochi dell’azienda o di riunioni alle quali si necessità la visione della reportistica.

I documenti che possono essere conservati a sostituzione dei cartacei sono ad esempio: libri scolastici, ricevute e scontrini fiscali, dichiarazioni fiscali, registri dei beni ammortizzabili e molti altri ancora.

Viene fatto presente che il documento digitalizzato non perde della sua efficacia solo perché è posto all’interno di un computer. Per la conservazione in digitale del file è previsto l’adempimento dei seguenti punti: apposizione della firma digitale sul documento, apposizione della firma digitale sul complessivo lotto di conservazione e per alcune tipologie di documento si necessita dell’apposizione anche di una marca temporale per l’identificazione dell’intero lotto.

Utilizzare una conservazione sostitutiva riduce lo spazio materiale di conservazione e i tempi destinati alla consultazione.