Catalogazione dei documenti in azienda

Oggi le aziende moderne percepiscono un bisogno sempre maggiore di snellire alcune procedure e alcune attività, aiutandosi con software e tecnologie. Tra le attività che vanno necessariamente snellite una posizione di rilievo spetta senza dubbio alla catalogazione dei documenti. La difficoltà nel catalogare grandi moli di documenti è facile da immaginare, basti pensare a quanto è difficile catalogare ed archiviare i documenti di casa come le bollette, le ricevute, i documenti fiscali e così via.
L’impiego di risorse e di tempo richiesti dall’attività di catalogazione dei documenti è tale da richiedere necessariamente il ricorso a software o addirittura ad aziende in grado di offrire questo servizio in modo professionale e soprattutto in modo che sia perfettamente in linea con le esigenze specifiche dell’azienda. Oggi esistono numerose aziende in grado di fornire questa tipologia di servizio.
Un’azienda che offre un servizio professionale di catalogazione e archiviazione dei documenti procede seguendo almeno alcuni  passi fondamentali:

• Analisi delle tipologie di documenti prodotti dall’azienda;
• Analisi delle esigenze dell’azienda;
• Analisi delle modalità attraverso le quali l’azienda gestisce l’archivio;
• Analisi delle esigenze specifiche dell’azienda;
• Definizione della metodologia di catalogazione e individuazione degli strumenti informatici che consentono di metterla in atto.

Di fondamentale importanza è l’analisi delle modalità attraverso cui l’azienda gestisce l’archivio. Il processo di catalogazione dei documenti è infatti parte integrante di un sistema gestionale molto più ampio che riguarda la gestione dell'archivio secondo le sue fasi e le necessità legate all'accessibilità dei documenti che lo compongono. Per questo motivo un’attività di catalogazione dei documenti non allineata con le altre parti del processo di gestione dell’archivio sarebbe un’attività controproducente che avrebbe come conseguenza un aumento dei costi e la nascita di complicazioni difficili da gestire.

Risulta evidente quindi la necessità di affidare la catalogazione dei documenti a professionisti specializzati, che devono essere scelti a seguito di un’accurata selezione.