Progettazione di un archivio storico: opportunità per le aziende

Sono sempre di più le imprese ed i liberi professionisti che avvertono le difficoltà relative alla gestione di archivi cartacei come inutili sprechi di tempo e di risorse. Il patrimonio di un’azienda è costituito dalle informazioni di cui essa dispone relativamente a clienti, fornitori, prodotti, progetti ecc. Risulta fondamentale organizzare e gestire le informazioni aziendali in totale sicurezza. La progettazione di un archivio storico di un’azienda ha l’obiettivo di ottimizzare la gestione dei documenti e i processi di comunicazione interni ed esterni alle aziende, attraverso sistemi di workflow, protocollo informatico e archiviazione digitale, che trovano la loro naturale evoluzione nella conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti.  I vantaggi derivanti dall’archiviazione digitale dei documenti sono molteplici; la drastica riduzione dei tempi nel recupero delle informazioni, la maggiore velocità nello svolgimento delle attività d’ufficio e l’aumento della produttività Ad oggi esistono, tre metodi per l’archiviazione e più in generale per la conservazione dei documenti: la conservazione e archiviazione fisica, la conservazione e archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva. Ognuna di queste attività presenta delle specificità che la rendono più adatte alla creazione di una fase dell’archivio piuttosto che ad un’altra. Effettuare una progettazione dell’archivio adeguata alle vostre necessità è di fondamentale importanza. È molto importante poter accedere ad un servizio di progettazione dell’archivio, sebbene ciò che è contenuto in esso non abbia più alcun valore giuridico. I vantaggi sono molteplici:

• riduzione dei costi e dei consumi di carta grazie alla possibilità dell’invio tramite e-mail della documentazione
• possibilità di creare flussi documentali (workflow) e di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento
• sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati
• miglioramento delle relazioni con i clienti, fornitori, collaboratori

In definitiva la progettazione di un archivio si pone come obbiettivo la possibilità di archiviare elettronicamente qualsiasi tipo di documento cartaceo e digitale, in modo da ridurre al minimo l’archivio cartaceo, che in molte realtà risulta assumere dimensioni enormi e rendere accessibili le informazioni attraverso tecniche di interrogazione elettronica in modo da rendere semplice e veloce la fase di ricerca.