Come aprire un ufficio

Tutti i professionisti e gli studi hanno bisogno di un ufficio, perché l'ufficio sarà probabilmente il luogo in cui riceveranno i propri clienti e in cui custodiranno documenti e attrezzi di lavoro. Fino a poco tempo fa, era importante cercare l'ufficio in una zona in cui fossero presenti altri uffici o aziende, così da trovarsi già nei luoghi frequentati dai clienti o dai propri partner. Da questo punto di vista oggi le cose sono cambiate parecchio, perché grazie alle comunicazioni digitali si può lavorare con gli stessi risultati da qualunque zona del mondo, mettendosi in contatto con chiunque grazie agli strumenti di comunicazione digitale. Non vi è più bisogno, insomma, di essere fisicamente in un luogo, basta avere una connessione ad internet e saper scegliere i mezzi giusti! Per aprire un ufficio, quindi, si deve scegliere prima di tutto il luogo più conveniente, vagliando a questo punto anche la possibilità di un ufficio in una zona periferica e dagli affitti molto più economici, oppure vicino casa. Probabilmente non saranno i clienti a venire da voi, ma voi ad andare da loro o a contattarli in video-conference, e quindi non servono arredi di lusso o di design. L'arredamento deve essere scelto in base alla comodità e alle norme sulla sicurezza del lavoro. Se ad esempio si utilizzano videoterminali, bisogna avere scrivanie e sedie adeguate, oltre che un sistema di illuminazione che non generi affaticamento della vista. La sede va scelta anche in base al numero di dipendenti e a quanto l'azienda crescerà in futuro, ma è meglio non fare previsioni azzardate e valutare ogni ulteriore investimento con cautela. Uno degli aspetti più importanti da valutare è la qualità dell'ADSL nella zona prescelta, perché come abbiamo visto è uno strumento indispensabile, forse il più importante. Dopo aver trovato l'ufficio adatto e gli arredi più pratici e sicuri, bisogna pensare agli strumenti di lavoro, che varieranno ovviamente in base al tipo di studio. Da valutare è anche il rumore provocato dal lavoro, che forse può rendere necessaria l'insonorizzazione per non disturbare il vicinato. Tra gli strumenti indispensabili vi sono certamente i pc e un centralino virtuale VOIP, che permette anche di collegare in rete “n” telefoni senza dover fare dei lavori sull'impianto telefonico. Il VOIP, infatti, funziona tramite una linea internet. Infine, bisogna pensare a tutti i software gestionali di cui l'ufficio ha bisogno: software di gestione documentale, CRM, applicazioni B2B e così via. A questo punto l'ufficio è pronto per essere avviato e non resta che pensare all'inaugurazione!