Nuovo modello di riferimento per la gestione dei documenti amministrativi informatici

L’IBC, l’Archivio Centrale dello Stato e l’Agenzia per l’Italia Digitale hanno sottoscritto di recente una convenzione operativa per la conservazione dei documenti informatici. E’ il primo esito di un più ampio accordo di collaborazione, sottoscritto lo scorso 25 luglio dall’Agenzia per l’Italia Digitale e dal Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, per definire e realizzare delle guide e dei modelli di riferimento per la Pubblica Amministrazione Italiana sull’archiviazione digitale di un documento e sull’accesso ai documenti amministrativi informatici.

Questa convenzione tra l’Archivio Centrale dello Stato e l’Agenzia per l’Italia Digitale punta ad accrescere la significativa ed elevata competenza nelle problematiche di gestione e conservazione della documentazione digitale emersa nel corso degli ultimi anni dal ParER-Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna, caso di eccellenza in Italia; questa convezione mira e a definire un modello tecnologico e organizzativo per la conservazione, l’archiviazione e l’accesso ai documenti amministrativi informatici, e ogni altro oggetto digitale, prodotti dalle pubbliche amministrazioni.

Questa convenzione parte da l’analisi delle procedure tecniche ed organizzative adottate da ParER per la conservazione degli archivi digitali: le procedure utilizzate possono portare ad un modello di riferimento per la realizzazione dei poli conservativi e delle relative linee guida.

La convenzione inoltre stabilisce che, in attesa della realizzazione del proprio polo di conservazione digitale, l’Archivio Centrale dello Stato potrà avvalersi della funzione di conservazione del Polo Archivistico, sia per quanto riguarda il proprio archivio digitale, sia per quanto riguarda gli archivi digitali ad esso versati dalle amministrazioni centrali dello Stato. Anche l’Agenzia per l’Italia Digitale conserverà presso ParER alcune tipologie documentali del suo archivio digitale.

L’esperienza maturata dall’IBACN attraverso il Polo Archivistico Regionale nella gestione e conservazione della documentazione digitale sottolinea l’importanza delle convenzione sottoscritta per la definizione di un modello di riferimento nazionale di Poli conservativi e delle relative linee guida tecnico operative per la diffusione.