Digitalizzazione della PA e archiviazione sostitutiva

Oggi sentiamo spesso parlare di digitalizzazione della pubblica amministrazione, fatturazione elettronica e quant’altro, ma di cosa si tratta esattamente? In poche parole il fulcro della questione è la conservazione documentale. Vediamo brevemente di che si tratta e perché sta diventando sempre più importante.

Per conservazione documentale si intende un’archiviazione sostitutiva del formato analogico. Questo tipo di archiviazione permette la conservazione in formato digitale di documenti cartacei con relativi metadati in modo da garantirne l’affidabilità, la leggibilità, l’autenticità e la reperibilità. Tutti questi requisiti vengono garantiti tramite firma digitale del responsabile della conservazione e la marcatura temporale, cioè una serie di algoritmi matematici che attestano l’integrità e l’autenticità del documento.

I principali vantaggi della conservazione documentale sostitutiva sono:

- Eliminazione del supporto cartaceo e conseguente riduzione della spesa per l’acquisto di questi materiali e di quelli legati ai dispositivi di stampa.

- Recupero dello spazio fisico negli archivi cartacei e conseguente eliminazione dei costi di stoccaggio.

- Reperimento dei documenti più facile e sicuro.

- Conservazione dei documenti per molti anni senza rischio di danni materiali.

- Aumento della produttività e recupero del personale.

- Ottimizzazione dei processi aziendali.

- Maggiore trasparenza e tracciabilità ai fini tributari.

Ci sono diverse aziende che offrono questo tipo di servizi di archiviazione sostitutiva e propongono anche servizi di conservazione in “cloud”. Questo vuol dire che i documenti digitalizzati sono conservati in server distanti e ai quali si accede via web. Questo vuol dire che la gestione è affidata a un organismo esterno che ne garantisce la sicurezza e l’accessibilità. I vantaggi sono che non vi è nessun programma da installare sul proprio pc e quindi niente spese per software da sostenere.

I principali tipi di documenti: fatture, lettere bollette, registri, bilanci, registri IVA, F24, F23, LUL, scritture ausiliari di magazino, e molti altri.