Guida all’archiviazione ottica sostitutiva

Avete mai sentito parlare di archiviazione sostitutiva o meglio archiviazione ottica sostitutiva? Forse no, ma è bene sapere di cosa si tratta poiché è un processo molto importante che sta diventando fondamentale per molte aziende e pubbliche amministrazioni.

L’archiviazione ottica sostitutiva consiste nel catalogare e archiviare documenti cartacei attraverso l’uso di particolari scanner. Questi scanner acquisiscono con particolari software di acquisizione ottica, i documenti conservandone tutte le caratteristiche e rendendoli disponibili in formato digitale. Tali documenti digitalizzati, grazie all’autenticazione elettronica, sono in grado di conservare lo stesso valore legale di quelli cartacei e permettono un’organizzazione del lavoro molto più efficace e ordinata.

Ecco una breve spiegazione delle principali fasi dell’archiviazione ottica:

Normalizzazione – con questo termine si indica la preparazione fisica del materiale da scannerizzare. In questa fase vengono eliminate eventuali parti metalliche e pieghe dai documenti e vengono posizionati i singoli fogli sulle apparecchiature.

Scansione – questa è la parte più delicata in cui i documenti vengono acquisiti dallo scanner e trasformati in immagini. Tali immagini vengono poi pulite, rotate se necessario e riscannerizzate per eliminare eventuali imprecisioni. Infine vengono salvate in diversi formati di lettura come .tif o altri.

Creazione indice – leggendo il codice a barre contenuto in ogni pratica è possibile risalire alle chiavi di ricerca presenti nel software di gestione dell’archivio fisico e costruire il file indice.

Release immagini – Infine i file di immagini vengono resi disponibili agli operatori dell’archivio digitale su diversi supporti come CD, DVD o altro.

L’archiviazione sostitutiva permette di risparmiare molto spazio di stoccaggio, ma anche di utilizzare meno risorse e ottimizzare i processi aziendali. In più questo processo è diventato obbligatorio ad esempio per quanto riguarda le fatture in seguito all’entrata in vigore del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014. In questo modo tutti i documenti saranno tracciabili anche a fini fiscali.