6 modi per ottimizzare il sistema di gestione del magazzino

Sei quel caso isolato il cui business in questo momento è in crescita? Gli ordini dei clienti si susseguono continuamente, il telefono è in fiamme, arrivano mail ogni minuto con un nuovo ordine? Ti auguro davvero che questa sia la tua situazione attuale lavorativa, ma, se lo fosse, permettimi di darti un unico consiglio: non adagiarti sugli allori.

Le cose vanno bene, adesso, non hai problemi con i fornitori ed i clienti, la tua macchina di produzione, magazzino e spedizioni funziona che è una meraviglia. Bellissimo, ma non pensare che questa terra del Bengodi possa durare a lungo. Non voglio gufartela, anzi, ti sto augurando di crescere e prosperare.

La crescita dei clienti e del mercato di un'azienda però va di pari passo con la crescita delle necessità di quella stessa azienda. Se prima il magazzino piccolino manuale andava benissimo, quando si devono gestire decine e decine di ordini al giorno, forse è il caso di ripensare alla nostra struttura aziendale perchè un magazzino non gestito a dovere porterà prima o poi a uno o più errori, imprecisioni, spedizioni ritardate, materiale che non arriva ecc ecc

Il magazzino, e la sua gestione, devono crescere e svilupparsi insieme al business, anzi, possibilmente anticipandolo un po' di modo da non essere mai sopraffatti dalle richieste.

Ecco alcuni suggerimenti su come mantenere un magazzino più ordinata che porterà ad un sistema di operazioni più ottimizzato e veloce:

1. Iniziare subito
Non procrastinate nessuna attività, anzi programmate le vostre attività, soprattutto quelle di routine, nell'arco della giornata. Se le spedizioni arrivano in quell'orario, fate in modo che ci sia del personale addetto pronto ad accoglierle, inventariarle e riporle subito al loro posto. Più velocemente vengono completate le task meno ci sarà il rischio di accavallare le operazioni e quindi meno rischi di errori.
Naturalmente un sistema automatizzato di magazzino ti garantisce lo svolgimento delle operazioni in tempo, senza costi, con una netta riduzione degli errori e con la possibilità di monitorare l'intero processo just in time, grazie al sfotware di gestione integrato.

2 Posiziona i prodotti/materiali a seconda della richiesta

Caso di studio logistica 

 
Hai mai notato come, al supermercato, alcune marche e alcuni prodotti siano nei ripiani in basso o comunque facilmente accessibili ed altri relegati in scaffali in alto, oppure in fondo a tutti quanti? Nei supermercati danno una maggiore visibilità e una più facile accessibilità ai prodotti che vengono venduti di più. Per il tuo magazzino usa lo stesso ragionamento, se ci sono materiali o prodotti che vendi regolarmente fai in modo che siano facilmente e rapidamente accessibili agli addetti ai lavori, vedrai che risparmierai moltissimo tempo nelle procedure di smistamento.

3 Analizza le statistiche degli ordini
Allo stesso modo in cui rendete più accessibili i prodotti più ordinati, una buona pratica per ottimizzare i tempi è quella di mettere vicini i prodotti che vengono comprati spesso con regolarità: ad esempio prodotti complementari, accessori di un prodotto principale, elementi di un kit ecc ecc

4 Eliminare le barriere stradali.
Avete presente le strisce blu che indicano il percorso dei mezzi di pulizia nelle stazioni? Avere una sorta di corsia preferenziale che deve essere sempre sgombra da persone e cose rende lo spostamento delle merci e dei prodotti più veloce e senza intoppi.
Può sembrare una cosa ovvia, ma in un magazzino con ordini e spedizioni da fare ogni minuto, non è così impossibile che ci siano mezzi, pacchi e materiali dove non devono essere. L'importante è che non intralcino il lavoro.

5 Fare team building e tenere sempre tutti informati
Cerca di mantenere sempre un dialogo attivo con i dipendendi e gli addetti al magazzino, essi devono prima di tutto imparare a fare squadra tra di loro, conoscere le rispettive necessità lavorative e le tempistiche, per permettere a tutti di fare il proprio lavoro senza intoppi ed errori.
Fai in modo che siano tutti informati su qualsiasi novità che riguarda il magazzino, eviterai tantissime perdite di tempo, errori e imprecisioni. Anche i dipendenti lavoreranno di più, semplicemente perchè lavoreranno meglio e faranno in metà tempo lo stesso lavoro.

6. Sistema integrato in tutte le parti dell'azienda
Il magazzino naturalmente fa parte di tutta una serie di altre zone fondamentali per il tuo business come la produzione, l'area imballaggio, l'area di spedizione... per non parlare poi degli uffici amministrativi, i commerciali ecc ecc

Ogni sezione ha obiettivi e necessità diverse che per funzionare devono combaciare l'un l'altra. Ogni sezione della tua azienda deve essere connessa nel modo più veloce possibile l'una all'altra per poter rispondere in tempo zero alle necessità di fornitori e clienti e risolvere tutti gli eventuali problemi.
E' tutta una questione di comunicazione!