Gestione documentale, la chiave del successo in azienda

Rivedendo i vecchi film che illustrano in maniera caricaturale l’impiegato medio della pubblica amministrazione oberato di lavoro e soprattutto di montagne di carte e fascicoli, sembrerebbe siano passati anni luci da quella realtà. Ancora oggi il problema non è del tutto risolto, specie in quelle realtà in cui un’interruzione anche minima del flusso del lavoro comporterebbe gravi perdite di dati e quindi economiche.

Numerose realtà operanti nel settore della digitalizzazione documentale si sono affacciate sul mercato. Per alcune di esse l’attività non si limita all’esecuzione materiale della scansione e alla copiatura della stessa su supporto digitale ma prevede una vera e propria consulenza e progettazione della gestione documentale. Il supporto consiste nella progettazione concordata con gli interessati dei tempi e delle modalità di scansione, dei formati e dei sistemi di gestione documentale migliori e soprattutto più adatti all’attività svolta dall’ente/impresa.

I vantaggi nell’implementazione aziendale dei sistemi di archiviazione documentale sono molteplici ed immediati. La dematerializzazione, l’eliminazione cioè di tutti i supporti cartacei voluminosi ed inutili, è il principale vantaggio con risvolti anche ecologici e sociali quali la riduzione dell’impatto ambientale. Per quanto riguarda i documenti già digitalizzati da evidenziare la possibilità di eseguire ricerche d’archivio in tempi brevissimi e con precisione assoluta. Avere a portata di click dati e documenti di un intero archivio fa risparmiare tempo prezioso e costi inutili.

Addio quindi a faldoni pesanti e voluminosi o a preziose ore passate ad eseguire ricerche di aghi nel pagliaio. La gestione documentale è un fattore chiave di vantaggio competitivo per le aziende che implementano tali sistemi.