L’importanza della conservazione dei documenti in formato digitale

Il controllo e la gestione documentale è un’opportunità oltre che una necessità sempre più incalzante per ogni azienda.
Qualsiasi tipo di azienda, piccola o grande che sia, produce, stampa e conserva un volume di documenti non facilmente stimabile, molti dei quali finiscono in faldoni e archivi polverosi.
Le nuove tecnologie e le leggi in materia di dematerializzazione dei documenti offrono alle aziende possibilità innovative e avanzate di gestione del flusso dei documenti senza l’obbligo di dover produrre i documenti in modalità cartacea. Il risparmio sui costi richiesti dalla stampa, sul lavoro di catalogazione e sugli spazi fisici dedicati agli archivi è notevole.
Le finalità della conservazione dei documenti in formato digitale sono molteplici tra cui sicuramente le più importanti sono quelle di

• riduzione dei documenti cartacei al fine di eliminarli definitivamente dagli archivi per sostituirli con riproduzioni digitali
• adozione di criteri in grado di ridurre e limitare la creazione di nuovi documenti cartacei

I vantaggi della conservazione dei documenti in formato digitale consentono alle aziende di raggiungere degli standard ottimizzazione del tempo e dello spazio molti rilevanti. Grazie alla digitalizzazione dei documenti è infatti possibile:

• Risparmiare sui costi di riproduzione cartacea dei documenti
• Risparmiare sui costi del personale addetto all’archiviazione dei documenti
• Razionalizzare lo spazio fisico dedicato agli archivi
• Ottimizzare il tempo dedicato alla ricerca dei documenti archiviati

Digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali

Negli utili tempi ha suscitato molto interessa la notizia relativa all’accordo siglato tra Google Books ed il ministero per i Beni e le Attività Culturali, in merito alla gestione documentale e digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali di Roma e Firenze. In questo modo saranno disponibili online, ed in maniera gratuita, circa un milione di volumi non protetti dal diritto d’autore.

Tale iniziativa rappresenta un momento importante per la storia e la cultura del nostro Paese, il quale precede lentamente verso una diffusione della cultura in maniera totalmente libera. Ma non dimentichiamoci che questo è solamente uno dei passi che possiamo compiere e che c’è ancora molto che può essere digitalizzato.

Le attività di gestione documentale, quali la scansione, indicizzazione, archiviazione e distribuzione, possono rivelarsi molto utili soprattutto ai fini sociali, contribuendo a distribuire conoscenza e informazione tra i singolo cittadini, a prescindere dalle differenza di età, ceto sociale, nazionalità, ecc.

Digital 2B inaugura il nuovo portale dell'Ordine degli Avvocati di Marsala

La Digital 2B s.n.c ha il piacere di presentare il nuovo portale dell’Ordine degli avvocati di Marsala http://www.ordineavvocatimarsala.it

Il portale, bastato su CMS open source Joomla!, è concepito per consentire una più facile navigabilità e per permetterci di comunicare con gli iscritti in tempi rapidi e con modalità meno invasive.
II nuovo sito avrà importanti funzionalità che permetteranno di usufruire di servizi on-line come la prenotazione degli eventi formativi, la web-mail, la consultazione degli albi, il download della modulistica di riferimento e di tutti i documenti.
Ci auguriamo in tal modo di poter assicurar un servizio sempre più efficace e vi invitiamo pertanto tutti gli avvocati del foro di Marsala a consultare il sito con frequenza e a salvare la home page come pagina iniziale.

http://www.digital2b.com

Gestione documentale, la chiave del successo in azienda

Rivedendo i vecchi film che illustrano in maniera caricaturale l’impiegato medio della pubblica amministrazione oberato di lavoro e soprattutto di montagne di carte e fascicoli, sembrerebbe siano passati anni luci da quella realtà. Ancora oggi il problema non è del tutto risolto, specie in quelle realtà in cui un’interruzione anche minima del flusso del lavoro comporterebbe gravi perdite di dati e quindi economiche.

Numerose realtà operanti nel settore della digitalizzazione documentale si sono affacciate sul mercato. Per alcune di esse l’attività non si limita all’esecuzione materiale della scansione e alla copiatura della stessa su supporto digitale ma prevede una vera e propria consulenza e progettazione della gestione documentale. Il supporto consiste nella progettazione concordata con gli interessati dei tempi e delle modalità di scansione, dei formati e dei sistemi di gestione documentale migliori e soprattutto più adatti all’attività svolta dall’ente/impresa.

I vantaggi nell’implementazione aziendale dei sistemi di archiviazione documentale sono molteplici ed immediati. La dematerializzazione, l’eliminazione cioè di tutti i supporti cartacei voluminosi ed inutili, è il principale vantaggio con risvolti anche ecologici e sociali quali la riduzione dell’impatto ambientale. Per quanto riguarda i documenti già digitalizzati da evidenziare la possibilità di eseguire ricerche d’archivio in tempi brevissimi e con precisione assoluta. Avere a portata di click dati e documenti di un intero archivio fa risparmiare tempo prezioso e costi inutili.

Addio quindi a faldoni pesanti e voluminosi o a preziose ore passate ad eseguire ricerche di aghi nel pagliaio. La gestione documentale è un fattore chiave di vantaggio competitivo per le aziende che implementano tali sistemi.