Il ruolo della gestione documentale nei processi di business

La gestione documentale può nel tempo trasformarsi da piccola spina nel fianco in un grande problema se non si procede a trovare una soluzione efficace. Ed è questa la ragione per cui una delle più grandi catene e forse la più importante del mondo, nel settore dell’arredamento della casa e dell’ufficio ha adottato un software che può automatizzare alcuni processi di business su tutti i suoi punti vendita per una gestione documentale ottimizzata al massimo. Se si considera anche la mole quantitativa di documenti con cui questa grande azienda ha a che fare si comprende la sua impellente necessità. La loro esigenza viene pienamente soddisfatta anche dalla funzione di ricerca che supporta svariate lingue, questo perché appunto la loro documentazione è distribuita in varie lingue diverse, nei vari punti vendita sparsi per il mondo.

Ci sono sicuramente molti altri esempi da poter fare, poiché è stato stimato che le problematiche legate alla gestione dei documenti occupano il 30% dell’insieme di processi di business, che può essere ad esempio il mancato recapito di un documento importante verso il destinatario, o anche un ritardo di tipo logistico, cosa molto più probabile se si parla di documentazione cartacea.

E’ in questi ambiti che il cloud computing si sta rivelando utile perché permette alle aziende, sia grandi che piccole di rimpiazzare la distribuzione dei documenti fisici, con tutti i problemi relativi, con la distribuzione e l’archiviazione elettronica, un nuovo e più efficace modo di affrontare la gestione documentale. E questo porta ad almeno due vantaggi, ovvero la riduzione dei costi di stampa e di carta e un approccio più ecologico con l’ambiente, evitando di sprecare carta e inchiostro. Un sistema di archiviazione universale per l’intera azienda e affiliati consente anche un risparmio di tempo, perché evita quelle complicazioni logistiche come la configurazione di una stampante su diversi computer con diversi sistemi operativi e l’installazione e la configurazione di un sofware apposito di stampa.

La conservazione sostitutiva ADS-Doc dematerializza anche i costi

Il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva ADS-Doc è un prodotto indispensabile per migliorare l'efficienza dei processi aziendali, abbassare i rischi e ridurre i costi operativi.

Il miglioramento dell’efficienza e della produttività nello svolgimento delle proprie attività e dell’efficacia nel soddisfare il mercato attraverso una riduzione dei costi sono gli obbiettivi che tutte le aziende perseguono per aumentare la propria competitività. Un piano di aumento della produttività e riduzione costi che includa investimenti nelle migliori tecnologie informatiche è uno strumento indispensabile per le aziende in un mercato sempre più competitivo.

A seguito delle recenti innovazioni tecnologiche e delle opportunità offerte dalle novità nel panorama normativo italiano, un’area aziendale che consente ampio spazio di manovra verso una positiva evoluzione in questo senso è quella della gestione documenti e della conservazione sostitutiva.

I vantaggi derivanti dalla dematerializzazione sono ormai ufficialmente riconosciuti grazie a studi specifici e statistiche elaborate dai vari enti indipendenti che confermano in pieno questa evidenza.
ADS-Doc è la soluzione DMS di AD System Spa che integra tutti gli strumenti necessari per ottimizzare la gestione delle informazioni: un potente software di archiviazione digitale che attraverso la completa conformità agli standard della firma elettronica e della normativa sull’archiviazione sostitutiva consente di fatto la dematerializzazione degli archivi negli uffici e nelle aziende italiane.

L’adozione di ADS-Doc porta immediatamente a una contrazione dei costi derivante da:
• riduzione dei documenti perduti
• minor numero di documenti cartacei stampati e gestiti;
• eliminazione dei costi di archiviazione di documenti cartacei (spazio, scaffali, faldoni, etc.);
• aumento dell’ efficienza derivante dall’ automazione di processi aziendali
• integrazione con altri sistemi aziendali (CRM, ERP, etc.)
• numero di persone dedicate all’archiviazione;
• tempo di ricerca dei documenti.

In questo contesto l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha recentemente confermato che la digitalizzazione puo’ permettere alle aziende di “auto-finanziare” l’ innovazione technologica. Ad esempio la dematerializzazione dei documenti dimostra già benefici concreti: tra 1 e 3 euro a documento con payback entro i 12 mesi nel caso di conservazione sostitutiva delle fatture attive, tra 30 e 80 euro per ciclo con payback entro i 12 mesi nel caso della completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine (Fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione).


AD System, nel corso degli anni, ha progettato e realizzato numerose applicazioni basate sulle più avanzate tecnologie, sviluppando, nello stesso tempo, competenze significative nel campo dell’acquisizione digitale, del BPM e della gestione documentale, partecipando a progetti rilevanti per aziende di dimensione nazionale e internazionale.
AD System è certificata ISO 9001:2000, aderisce al Microsoft Partner Program, ed è iscritta all’ IBM Partner World ISV Program.

Conservazione sostitutiva a norma di legge

ADS-Doc e il sistema di gestione documentale che garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in materia di conservazione sostitutiva.

L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard
tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI
11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero
degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati
condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di
conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione del
file delle impronte da trasmettere all’ufficio delle entrate).

Un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di
navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati
memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.

Visita il sito ADS-Doc per ulteriori informazioni

ADS-Doc - Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva a norma, mai così semplici.

Treviso 06/12/11

AD System ha annunciato la disponibilità, entro il 15
dicembre 2011, della release 1.6 del suo sistema di Archiviazione Digitale
ADS-Doc. La nuova versione introduce importanti innovazioni tecnologiche
e nuove funzionalità che rendono ADS-Doc una soluzione sempre più completa ed
efficace per l’ archiviazione digitale e la conservazione
sostitutiva.

ADS-Doc è stato progettato per fornire all’ utente un
sistema sofisticato ma, nello stesso tempo, con modalità d’uso molto semplici
per gestire informazioni, documenti e risorse digitali in generale. Il
prodotto si basa sull’idea che un sistema di archiviazione digitale debba
risolvere complessità e problemi intrinseci al processo, nascondendone le
difficoltà all’utente e lasciando a quest’ultimo soltanto i benefici economici
e i vantaggi operativi derivanti dalla dematerializzazione.

In effetti in ADS-Doc la catalogazione dei
documenti è stata automatizzata al massimo ricorrendo a funzioni (OCR, lettura
Datamatrix e QR Code, ecc.) in grado di catturare informazioni all’interno di
documenti provenienti da scansioni e grazie a tecnologie avanzate come
ADR (Automated Document Recognition) e IWR (Inteligent Word Recognition).
Le potenti funzioni di ricerca consentono di rintracciare facilmente i
documenti e di visualizzarli comodamente in una delle varie modalità
disponibili.

La release 1.6, basandosi sulla stessa piattaforma
tecnologica, non solo migliora le funzionalità di ricerca e consultazione
dei documenti all’interno dell’archivio rendendole ancora più efficaci
ma, soprattutto, integra il modulo di Conservazione Sostitutiva con ulteriori
semplificazioni operative e con l’implementazione di uno degli ultimi standard
proposti dall’UNI (ente ufficiale italiano di standardizzazione): la norma UNI
11386:2010 SInCRO (Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel
Recupero degli Oggetti digitali).
Questo importante standard, emanato dall' UNI e recepito
nelle nuove regole tecniche attualmente in fase di studio da
DigitPA (ex CNIPA), definisce gli elementi necessari alla creazione
dell'indice di conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") al
fine di evitare soluzioni proprietarie disparate e quindi consentire una piena
interoperabilità tra i sistemi di conservazione.

La semplicità d'uso, l’alto grado di personalizzazione
possibile, la possibilità di integrazione con i più diffusi ERP, l’ aderenza a
normative e standard, fanno di ADS-Doc la soluzione ideale che
consente alle aziende di ottimizzare la propria gestione documentale e di
conseguire contemporaneamente una significativa riduzione dei costi.


AD System proponendo e suggerendo costantemente soluzioni
sempre innovative, fornisce ai propri clienti servizi di qualità che trovano la
loro applicazione in vari settori di attività, come il comparto finanziario,
l'industria, la grande distribuzione e il mondo della cultura.
AD System, nel corso degli anni, ha progettato e
realizzato numerose applicazioni basate sulle più avanzate tecnologie,
sviluppando, nello stesso tempo, competenze significative nel campo
dell’acquisizione digitale, del BPM e della gestione documentale, partecipando
a progetti rilevanti per aziende di dimensione nazionale e internazionale.
AD System è certificata ISO
9001:2000, aderisce al Microsoft Partner Program, ed è iscritta all’ IBM
Partner World ISV Program.

Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi

Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all'azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l'archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all'archiviazione dei documenti.
Perchè un'azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa 'liberarsi' di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell'azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all'ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l'azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell'organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell'outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT - Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT. Questo significa che l'azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui.

Digitale Legale, la soluzione per la conservazione sostitutiva a norma di legge

Con Digitale Legale sfrutti i vantaggi e le opportunità della conservazione sostitutiva per la tua azienda.
E' online il sito dedicato a Digitale Legale, la suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti, una nuova leva a disposizione delle aziende per tagliare i costi e le inefficienze legate alla produzione della carta ed alla gestione tradizionale di documenti e flussi cartacei.
Secondo una ricerca condotta da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group nel 2009, infatti, negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine di cui il 20% per errore, arrecando un danno all'ambiente.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti; è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Digitale Legale è una suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge firmati Datanet, un'offerta completa e differenziata per soddisfare le diverse esigenze aziendali, in termini di organizzazione, volumi e flussi documentali.
Digitale Legale in outsourcing è pensato per chi non vuole farsi carico degli oneri tecnologici nè delle competenze normative. Con Digitale Legale in outsourcing è possibile consultare i documenti online sempre ed ovunque, affidandoli ad un team di professionisti e specialisti del Document Management.
Digitale Legale per Alfresco è la soluzione software pensata per chi ha già Alfresco, piattaforma open source di Document Management e vuole conservare i documenti in digitale a norma di legge a casa sua: Free per Alfresco, licenza gratuita, e Pay per Alfresco, licenza a pagamento, differenziata sulla base del numero di documenti per lotto di conservazione.
Digitale Legale è firmato Datanet, l'azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale in grado di progettare ed implementare la Soluzione più adatta alle esigenze, ai processi ed alle dimensioni della tua Azienda.
Contatti Digitale Legale www.digitalelegale.it, info@digitalelegale.it

Digitale Legale, la soluzione per la conservazione sostitutiva a norma di legge

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Secondo una ricerca condotta da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group nel 2009, infatti, negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine di cui il 20% per errore, arrecando un danno all'ambiente.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti; è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Digitale Legale è una suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge firmati Datanet, un'offerta completa e differenziata per soddisfare le diverse esigenze aziendali, in termini di organizzazione, volumi e flussi documentali.
Digitale Legale in outsourcing è pensato per chi non vuole farsi carico degli oneri tecnologici nè delle competenze normative. Con Digitale Legale in outsourcing è possibile consultare i documenti online sempre ed ovunque, affidandoli ad un team di professionisti e specialisti del Document Management.
Digitale Legale per Alfresco è la soluzione software pensata per chi ha già Alfresco, piattaforma open source di Document Management e vuole conservare i documenti in digitale a norma di legge a casa sua: Free per Alfresco, licenza gratuita, e Pay per Alfresco, licenza a pagamento, differenziata sulla base del numero di documenti per lotto di conservazione.
Digitale Legale è firmato Datanet, l'azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale in grado di progettare ed implementare la Soluzione più adatta alle esigenze, ai processi ed alle dimensioni della tua Azienda.
Contatti Digitale Legale www.digitalelegale.it, info@digitalelegale.it

Digitale Legale è il nuovo servizio per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e la gestione elettronica documentale, disponibile in outsourcing e desktop.

Digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali

Negli utili tempi ha suscitato molto interessa la notizia relativa all’accordo siglato tra Google Books ed il ministero per i Beni e le Attività Culturali, in merito alla gestione documentale e digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali di Roma e Firenze. In questo modo saranno disponibili online, ed in maniera gratuita, circa un milione di volumi non protetti dal diritto d’autore.

Tale iniziativa rappresenta un momento importante per la storia e la cultura del nostro Paese, il quale precede lentamente verso una diffusione della cultura in maniera totalmente libera. Ma non dimentichiamoci che questo è solamente uno dei passi che possiamo compiere e che c’è ancora molto che può essere digitalizzato.

Le attività di gestione documentale, quali la scansione, indicizzazione, archiviazione e distribuzione, possono rivelarsi molto utili soprattutto ai fini sociali, contribuendo a distribuire conoscenza e informazione tra i singolo cittadini, a prescindere dalle differenza di età, ceto sociale, nazionalità, ecc.

La dematerializzazione dei documenti e il responsabile della conservazione sostitutiva

Conservazione-sostitutiva.it, il giorno 25 settembre 2009, presso la sede di Elitec Group a Spinea (Venezia) organizza il corso “La dematerializzazione dei documenti e il responsabile della conservazione sostitutiva”.

Temi trattati:

• la smaterializzazione dell’archivio storico;
• l’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari;
• la verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Supporto documentale:

A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate.

L’organizzazione:

La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia.

Le competenze che verranno acquisite:

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

I docenti:

• dott. Umberto Zanini: Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena;
• dott. Alberto Bobbo: esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica;
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Trieste;
• Graziano Barberini: Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale.

La sede:

Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE) venerdì 30 gennaio 2009 La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa

Ulteriori Informazioni:
Visitare il sito di Conservazione-sostitutiva.it

Oppure rivolgersi a:

Conservazione-sostitutiva.it - Segreteria Corsi
Via E. De Filippo, 80/1 30038
Spinea – Venezia
tel. 041.5084911
fax 041.5084981
E-mail: segreteria@conservazione-sostitutiva.it

Gestione documentale e archiviazione sostitutiva

Una recente ricerca dimostra che nelle aziende europee si fa ancora largo uso di carta e penna, alla faccia della digitalizzazione e dei dispositivi che la tecnologia rende sempre più portabili, versatili, potenti e veloci. In riunione si va con carta e penna, come si usava fare un tempo al liceo, e chi ha mai lavorato in un moderno ufficio della new economy sa bene che la maggior parte degli impiegati tiene carta e penna accanto al pc, sempre a disposizione. A queste note importanti si aggiungono ovviamente le informazioni di email, presentazioni, relazioni ed ogni altro tipo di documento informatico stoccati sui pc aziendali, ed il quadro che ne deriva è quello di una frammentazione e dispersione delle informazioni che cozza con i sani principi di gestione del flusso informativo aziendale, che, almeno in un mondo ideale, dovrebbe risultare ben strutturato ed avere come collettore il database aziendale. A maggior ragione adesso, visto che l'ordinamento prevede norme che consentono la gestione documentale in formato elettronico e la conservazione e archiviazione sostitutiva, elementi che possono garantire alle aziende non solo maggiore efficienza, ma anche e soprattutto un significativo risparmio. Un sistema integrato di gestione documentale - ovviamente in formato digitale - permettere di risolvere l'annoso problema della frammentazione e dispersione delle informazioni, migliorando l'efficienza aziendale, favorendo il risparmio e, non ultimo, limitando il consumo di carta, con tutti i benefici per l'ambiente che ne derivano. La gestione integrata dei documenti può implicare anche soluzioni complesse, che richiedono investimenti significativi, ma oggi esistono società di outsourcing archivistico che consentono a medie e grandi aziende di accedere a soluzioni d'avanguardia risparmiando anche il 30-40% rispetto alla gestione in house.

Bucap

Stampa di documenti di trasporto in realtime sul mezzo ed inserimento automatico nel gestionale aziendale

Itecs unitamente a Sinapsi Informatica (patner IBM) hanno sviluppato una piattaforma battezzata MyFleet composta da vari moduli, implementabili anche singolarmente, che rivoluziona il concetto di Assegnazione del Trasporto.

Grazie alla piattaforma per la localizzazione satellitare Myfleet è stato instaurato un automatismo tra: l’inserimento degli ordini nel software gestionale; le operazioni di pianificazione dei viaggi; la consegna dei documenti agli autisti (trasmissione Gprs); la conferma sull’esecuzione delle commesse; sui tempi e sui chilometri effettuati con l’obiettivo di: velocizzare le operazioni di attribuzione dei viaggi; eliminare errori dovuti ad incomprensioni o alla perdita di documenti; conoscere in tempo reale lo stato di evasione delle commesse; ridurre i tempi morti e i chilometri a vuoto derivanti da una mancata o tarda comunicazione, e soprattutto dalla presenza fisica degli autisti presso gli uffici.

MyFleet OnBoard è un software di bordo ideato per automatizzare al massimo la gestione delle bolle e dei documenti di trasporto nonché dei veicoli e degli autisti, eliminando la comunicazione verbale e la consegna di documenti cartacei:

* Permette al pianificatore dei viaggi di inviare o modificare in tempo reale, dalla propria postazione, documenti di trasporto e testo prelevandoli direttamente dal software gestionale
* Permette all’autista di inviare, ricevere e modificare messaggi di testo (testo libero o precompilati), documenti di testo o DDT aziendali personalizzate (compresi DDT per Calcestruzzo)
* I documenti vengono inviati da e verso l'azienda tramite comunicazione GPRS che consente una trasmissione sicura e veloce di qualsiasi informazione
* Permette all’autista di stampare i messaggi ed i documenti tramite una stampante termica installata a bordo.
* Permette all’autista di visualizzare i dati rilevati dai sensori installati a bordo ed i dati di telemetria del mezzo.
* Consente l'attivazione automatica del navigatore satellitare verso il luogo di carico/scarico indicato nel messaggio o nel documento di trasporto.




L’obiettivo è quindi rendere gli autisti completamente operativi a distanza mediante la comunicazione automatica delle commesse e degli ordini da svolgere direttamente a bordo
del mezzo. Per questo ogni veicolo viene dotato di computer touch screen tramite il quale l’autista è informato del lavoro da svolgere. Perciò potrà comunicare con la sede ed eseguire svariate operazioni inerenti al lavoro svolto, fornendo al responsabile della logistica in sede la possibilità di conoscere l’esatto avanzamento degli ordini. Ogni veicolo è inoltre dotato di una stampante termica che consente all’autista di stampare su carta intestata i documenti di trasporto per apporvi la firma del destinatario.

Se la merce o le quantità effettivamente caricate non corrispondono ai documenti inviati dalla sede, l’autista può utilizzare alcune semplici funzioni disponibili nel computer di bordo per correggere le quantità e le righe dei Ddt prima di stamparli. Tutte le modifiche ed i documenti stampati a bordo veicolo vengono segnalati in azienda ed inseriti automaticamente nel database gestionale per le operazioni di fatturazione.




Per approfondimenti e maggiori informazioni
iTecs S.r.l.
Via S.Salvaro 2/I
35043 MONSELICE (PD)
Tel. 0429 780 930
Fax: 0429 780 930
e-mail: info@itecsonline.net
link: http://www.itecsonline.net

Archiviazione e conservazione documenti

Oggi giorno enti ed aziende producono una quantità enorme di documentazione cartacea, comportando diversi problemi, soprattutto per l’enorme volume di materiale da classificare ed archiviare.

Per ovviare a tali problematiche sono state introdotte alcune novità legislative. Infatti, secondo la nuova disposizione di legge è possibile sostituire la documentazione cartacea con una di tipo digitale, attraverso una scannerizzazione della stessa ed una archiviazione ottica sostitutiva.

Tramite questo sistema non è il documento stesso ad essere salvato ed archiviato, bensì un’immagine dello stesso in formato digitale: un documento informatico identico all’originale nei contenuti, con un enorme risparmio di tempi e spazi di archiviazione.

In tal modo vengono ridotti notevolmente i tempi dedicati all’archiviazione documentale, ma anche alla successiva eventuale consultazione degli stessi, in quando sono rintracciabili e consultabili in pochi minuti. Inoltre, i dati vengono conservati in modo sicuro, senza alcun pericolo che i dati possano in qualche modo essere alterati o perduti.

In definitiva, l'archiviazione ottica sostitutiva permette di ridurre la notevolmente quantità di archivi cartacei rendendo al contempo possibile la conservazione di documenti in formato digitale, garantendone la validità legale nel tempo.

www.bucap.it