Il ruolo della gestione documentale nei processi di business

La gestione documentale può nel tempo trasformarsi da piccola spina nel fianco in un grande problema se non si procede a trovare una soluzione efficace. Ed è questa la ragione per cui una delle più grandi catene e forse la più importante del mondo, nel settore dell’arredamento della casa e dell’ufficio ha adottato un software che può automatizzare alcuni processi di business su tutti i suoi punti vendita per una gestione documentale ottimizzata al massimo. Se si considera anche la mole quantitativa di documenti con cui questa grande azienda ha a che fare si comprende la sua impellente necessità. La loro esigenza viene pienamente soddisfatta anche dalla funzione di ricerca che supporta svariate lingue, questo perché appunto la loro documentazione è distribuita in varie lingue diverse, nei vari punti vendita sparsi per il mondo.

Ci sono sicuramente molti altri esempi da poter fare, poiché è stato stimato che le problematiche legate alla gestione dei documenti occupano il 30% dell’insieme di processi di business, che può essere ad esempio il mancato recapito di un documento importante verso il destinatario, o anche un ritardo di tipo logistico, cosa molto più probabile se si parla di documentazione cartacea.

E’ in questi ambiti che il cloud computing si sta rivelando utile perché permette alle aziende, sia grandi che piccole di rimpiazzare la distribuzione dei documenti fisici, con tutti i problemi relativi, con la distribuzione e l’archiviazione elettronica, un nuovo e più efficace modo di affrontare la gestione documentale. E questo porta ad almeno due vantaggi, ovvero la riduzione dei costi di stampa e di carta e un approccio più ecologico con l’ambiente, evitando di sprecare carta e inchiostro. Un sistema di archiviazione universale per l’intera azienda e affiliati consente anche un risparmio di tempo, perché evita quelle complicazioni logistiche come la configurazione di una stampante su diversi computer con diversi sistemi operativi e l’installazione e la configurazione di un sofware apposito di stampa.