Il ruolo della gestione documentale nei processi di business

La gestione documentale può nel tempo trasformarsi da piccola spina nel fianco in un grande problema se non si procede a trovare una soluzione efficace. Ed è questa la ragione per cui una delle più grandi catene e forse la più importante del mondo, nel settore dell’arredamento della casa e dell’ufficio ha adottato un software che può automatizzare alcuni processi di business su tutti i suoi punti vendita per una gestione documentale ottimizzata al massimo. Se si considera anche la mole quantitativa di documenti con cui questa grande azienda ha a che fare si comprende la sua impellente necessità. La loro esigenza viene pienamente soddisfatta anche dalla funzione di ricerca che supporta svariate lingue, questo perché appunto la loro documentazione è distribuita in varie lingue diverse, nei vari punti vendita sparsi per il mondo.

Ci sono sicuramente molti altri esempi da poter fare, poiché è stato stimato che le problematiche legate alla gestione dei documenti occupano il 30% dell’insieme di processi di business, che può essere ad esempio il mancato recapito di un documento importante verso il destinatario, o anche un ritardo di tipo logistico, cosa molto più probabile se si parla di documentazione cartacea.

E’ in questi ambiti che il cloud computing si sta rivelando utile perché permette alle aziende, sia grandi che piccole di rimpiazzare la distribuzione dei documenti fisici, con tutti i problemi relativi, con la distribuzione e l’archiviazione elettronica, un nuovo e più efficace modo di affrontare la gestione documentale. E questo porta ad almeno due vantaggi, ovvero la riduzione dei costi di stampa e di carta e un approccio più ecologico con l’ambiente, evitando di sprecare carta e inchiostro. Un sistema di archiviazione universale per l’intera azienda e affiliati consente anche un risparmio di tempo, perché evita quelle complicazioni logistiche come la configurazione di una stampante su diversi computer con diversi sistemi operativi e l’installazione e la configurazione di un sofware apposito di stampa.

Back office: i vantaggi dell'esternalizzazione

Le attività di back office sono tutte quelle attività che non prevedono un contatto diretto con il pubblico. Per definizione le attività di back office si oppongono a quelle di front office, come quelle di Contact Center o Call center inbound e outbound. Tipiche attività di back office, invece, sono la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, l'archiviazione elettronica documentale e i processi di document management. Back office e front office sono, a loro volta, due grandi macrocategorie distintive dei servizi di BPO - Business Process Outsourcing: per BPO si intende l'esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali come, da un lato quelle di Contact Center Multicanale e dall'altro quelle di gestione documentale.
Perchè un'azienda dovrebbe scegliere di esternalizzare, ad esempio, proprio le attività di back office? Per definizione, il back office racchiude una serie di attività ripetitive a volte caratterizzate periodicamente da elevati carichi di lavoro. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse da questo carico di attività e renderle disponibili per svolgere e sviluppare, piuttosto, quelle che costituiscono il core business aziendale. Quando un'azienda decide di esternalizzare le attività di back office, si affida ad una società specializzata nell'erogazione di servizi di BPO. Una società, quindi, capace di garantire professionalità, competenza ed livelli elevati di servizio.
Affidare un servizio o un'attività interna in outsourcing, significa anche trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle tipiche rigidità economico-finanziarie che impediscono alle aziende di cogliere con dinamismo le nuove opportunità di business presenti nel mercato. La trasformazione dei costi fissi in variabili e l'ottimizzazione delle risorse e dei processi interni rendono l'organizzazione più snella, flessibile e veloce nel rispondere alle sfide del mercato e adattarsi alle trasformazioni economiche.
Detto questo, non resta altro da fare che scegliere il fornitore di servizi a cui rivolgersi. La soluzione più conveniente per risparmiare tempo e ottimizzare così l'organizzazione aziendale consiste, senza dubbio, nello scegliere un vero e proprio 'consulente' capace di erogare una vasta gamma di servizi e di supportare l'azienda anche sotto il profilo IT - Information Technology. Ha sede a Napoli Cesaweb, che si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT - Information & Communication technology: Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica. Cesaweb, inoltre, inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); infine, tra le nuove aree di business, la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali il commercio elettronico.
L'unità operativa dedicata in Cesaweb ai servizi di back office si occupa per il cliente della gestione documentale (pratiche, contratti, etc.), dell'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti, della gestione documentale elettronica. Laddove, trasformare e gestire tutti i documenti dell'azienda dal formato cartaceo a quello elettronico significa ridurre costi e tempi legati alla gestione tradizionale dell'archivio. Infine, Cesaweb si è specializzata nel back office finanziario, inteso come l'insieme delle attività di back office gestite per conto di società finanziarie e distributori di prodotti finanziari. In verità le attività svolte da Cesaweb per queste società sono molte di più: Cesaweb, infatti, si occupa dell'intero processo che va dal contatto telefonico dei clienti potenziali fino alle attività che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento.

Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi

Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all'azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l'archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all'archiviazione dei documenti.
Perchè un'azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa 'liberarsi' di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell'azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all'ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l'azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell'organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell'outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT - Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT. Questo significa che l'azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui.

Business process outsourcing: il back office per le società finanziarie

Per Business Process Outsourcing si intende l'esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali. All'interno della attività che possono essere esternalizzate secondo una strategia di Business Process Outsourcing, rientrano sia il back office, l'insieme di quelle attività che non riguardano la gestione della clientela, sia il front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle delle risorse umane, mentre quelle di front office sono quelle svolte a stretto contatto con la clientela. Un esempio è il il Customer Care o l’Assistenza Clienti. Si tratta di servizi gestiti solitamente da Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound.
Le attività di back office comprendono tutte le attività di gestione documentale, in particolare di gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Esempi di attività di back office sono la gestione dei contratti, delle pratiche e l'archiviazione. Esternalizzare le attività di back office significa affidare a un fornitore terzo attività ripetitive e sulle quali ricadono moli di lavoro elevate. Grazie al Business Process Outsourcing le aziende acquistano un'organizzazione dinamica e flessibile ai cambiamenti del mercato perchè trasformano i costi da fissi in variabili, liberandosi di quelle rigidità economico/finanziarie che impediscono di rispondere velocemente ai cambiamenti e alle innovazioni del settore. Grazie all'outsourcing del back office le risorse sono libere di dedicarsi alle attività che costituiscono il core business aziendale e di ottimizzare i processi interni, migliorandone l'efficienza.
Costituiscono un settore a parte le attività di back office per le società finanziarie. Si tratta dei distributori di prodotti finanziari come la cessione del quinto dello stipendio, la cessione del quinto della pensione, la delegazione di pagamento. Per questo tipo di società, le attività di back office riguardano la valutazione dell'affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente pubblico, statale, privato o per il pensionato che ha fatto richiesta del prestito personale; istruzione delle pratiche finanziarie e controlli antifrode. Si tratta di attività di back office 'delicate', nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Prima di affidarsi ad un fornitore di servizi di back office in outsourcing, occorre dedicare particolare attenzione nella scelta dell'azienda a cui rivolgersi con un occhio all'esperienza e al tipo di clienti. Tra le aziende presenti a Napoli uno dei fornitori più affidabili è Cesaweb, società specializzata nell'erogazione di servizi ICT - Information & Communication Technology che vanta clienti come Prestitalia e Quinto facile web, Gruppo Ubi Banca. Tra i servizi offerti da Cesaweb il Contact Center Multicanale, con il call center inbound e quello outbound, lo Sviluppo software, l'Hosting e il Facility management, la Fornitura hardware e software, gli impianti di Video sorveglianza, il Web marketing.
Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti dalla società finanziaria, fino ai controlli successivi all'erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull'amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito; nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell'Ente previdenziale come l'INPS o l'INPDAP personale; notifica all'Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l'approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode; valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento; monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni; gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni; monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario; si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

Archiviazione e conservazione documenti

Oggi giorno enti ed aziende producono una quantità enorme di documentazione cartacea, comportando diversi problemi, soprattutto per l’enorme volume di materiale da classificare ed archiviare.

Per ovviare a tali problematiche sono state introdotte alcune novità legislative. Infatti, secondo la nuova disposizione di legge è possibile sostituire la documentazione cartacea con una di tipo digitale, attraverso una scannerizzazione della stessa ed una archiviazione ottica sostitutiva.

Tramite questo sistema non è il documento stesso ad essere salvato ed archiviato, bensì un’immagine dello stesso in formato digitale: un documento informatico identico all’originale nei contenuti, con un enorme risparmio di tempi e spazi di archiviazione.

In tal modo vengono ridotti notevolmente i tempi dedicati all’archiviazione documentale, ma anche alla successiva eventuale consultazione degli stessi, in quando sono rintracciabili e consultabili in pochi minuti. Inoltre, i dati vengono conservati in modo sicuro, senza alcun pericolo che i dati possano in qualche modo essere alterati o perduti.

In definitiva, l'archiviazione ottica sostitutiva permette di ridurre la notevolmente quantità di archivi cartacei rendendo al contempo possibile la conservazione di documenti in formato digitale, garantendone la validità legale nel tempo.

www.bucap.it

I-Sign: Conservazione Sostitutiva

I-Sign: Archiviazione Sostitutiva

I-Sign Conservazione Sostitutiva è la consolidata soluzione per l'archiviazione sostitutiva sviluppata da Digitaltrust (www.digitaltrust.it) che permette all’azienda di eliminare tutta la documentazione cartacea in osservanza della normativa italiana, avendo il pieno controllo e disponibilità delle informazioni.

Con l’emanazione del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA) e del decreto del Ministero dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto), è possibile smaterializzare elettronicamente anche i documenti con rilevanza fiscale.

I-Sign permette una semplice integrazione con i sistemi informativi aziendali e garantisce, grazie alla sua scalabile e consolidata architettura, il mantenimento in linea della documentazione conservata per più di 10 anni richiesti dalla normativa per la maggior parte dei documenti con rilevanza fiscale.

Oltre all'eliminazione della carta I-Sign Conservazione Sostitutiva permette una facile ricerca dei documenti richiesti e l'immediata disponibilità del documento in formato PDF, la gestione degli utenti e le numerose estensioni per area aziendale (amministrazione, tesoreria, acquisti...) permettondo all'azienda di avere sempre organizzati e disponibili in modalità centralizzata i documenti più rilevanti.

Benefici:
- Integrazione Semplice
- Risparmio: il costo di ogni singola fattura viene ridotto del 60%.
- Interoperabilità: grazie agli standard utilizzati e al linguaggio XML la portabilità ed il riuso sono garantiti.
- Sicurezza: copie di sicurezza su CD/DVD o share di backup presso sede remota.

Funzionalità:
- Indicizzazione documenti
- Visualizzazione documenti
- Ricerche semplici ed avanzate
- Generazione dinamica PDF
- Statistiche avanzate
- Notifiche via e-mail
- Gestione errori (errata corrige)
- Registro conservazioni
- Informazioni di sistema
- Gestione procedure
- Add-on per funzioni aziendali
- Plug-in di conversione formati


Obiettivi:
- Risparmio di inutile carta e di preziosi alberi
- Migliorare l’efficienza ed il controllo
- Eliminazione dei costi di stoccaggio e archiviazione tradizionale.
- Storico di tutti i documenti conservati visualizzabili tramite browser.

Configurazioni:
- Sistema aziendale, server interno all'organizzazione
- Sistema multi-azienda, un unico server, molteplici partizioni per altrettante ragioni sociali
- Servizio di conservazione in full outsourcing.

Manuale operativo:
Il sistema viene, su richiesta, corredato di un manuale operativo che rimane a disposizione del Responsabile della Conservazione che formalizza il processo di conservazione adottato.

Sicurezza:
Infrastruttura collaudata e sicura, controlli all’importazione e durante i processi critici.

Viene notificato al responsabile della conservazione la necessità di procedere all’archiviazione attraverso l’invio di un' e-mail.
Ad ogni eventuale errore riscontrato il sistema spedisce un’ e-mail di notifica al Responsabile della conservazione.


Ambiente e Futuro:
Per produrre 1000 kg di carta sono necessari indicativamente: 15 alberi, 440.000 lt di acqua, 76,0 Mw. Pensate a quanti alberi è oggi possibile risparmiare utilizzando un sistema di conservazione sostitutiva.

Maggiori dettagli sono disponibili al seguente indirizzo:

http://www.digitaltrust.it/i-sign/I-Sign_archiviazione.php

Per calcolare il risparmio:

http://www.digitaltrust.it/i-sign/calcola/

Digitaltrust è la divisione aziendale dedicata alla sicurezza informatica di:
Internet Centre of Excellence S.r.l.
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