Il titolario di classificazione: per un archivio sempre aggiornato

Ogni azienda che abbia al suo interno un archivio non può esimersi dall’adottare un titolario di classificazione, ultimo ritrovato nel capo dell’archiviazione si essa cartacea oppure digitale.

In ogni ambito sia pubblico che privato le aziende per non perdere fatture, documenti, file devono ricorrere ad un’archiviazione, ed il titolare di classificazione serve a ordinare tutti i documenti e a contestualizzarli in modo da riuscire a ritrovarli nel momento in cui devono essere analizzati o utilizzati. In sintesi il titolario di classificazione è quindi, un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e l'individuazione dei documenti.

Questo strumento viene suddiviso in titoli, i quali a loro volta vengono suddivisi in classi e successivamente in fascicoli ancora più piccoli. All’interno di questo strumenti i file dei titoli e delle classi vengono suddivisi in un numero prestabilito, successivamente non si possono cambiare né i numeri e né l’oggetto in base al quale ordinare i file. Per poter apporre delle modifiche va chiamato il tecnico.

È auspicabile che il titolario di classificazione sia utilizzato da specialisti operati nell’ambito della dematerializzazione e dell’archivistica, in modo da mantenere sempre una classificazione ordinata ed aggiornata in base alle proprie esigenze.

Quest’ultimo è previsto obbligatoriamente dalla normativa per gli enti pubblici, perché attraverso i titoli, le classi e le sezioni, tutte le attività vengono schematizzate e suddivise in una pratica classificazione dei documenti.

È importante che il titolario di classificazione abbia dei parametri flessibili, in modo da adattarsi in maniera ottimale a tutte le diverse tipologie di azienda.



Per mantenere sempre aggiornato l’archivio dei documenti utilizza il titolario di classificazione.

La conservazione sostitutiva ADS-Doc dematerializza anche i costi

Il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva ADS-Doc è un prodotto indispensabile per migliorare l'efficienza dei processi aziendali, abbassare i rischi e ridurre i costi operativi.

Il miglioramento dell’efficienza e della produttività nello svolgimento delle proprie attività e dell’efficacia nel soddisfare il mercato attraverso una riduzione dei costi sono gli obbiettivi che tutte le aziende perseguono per aumentare la propria competitività. Un piano di aumento della produttività e riduzione costi che includa investimenti nelle migliori tecnologie informatiche è uno strumento indispensabile per le aziende in un mercato sempre più competitivo.

A seguito delle recenti innovazioni tecnologiche e delle opportunità offerte dalle novità nel panorama normativo italiano, un’area aziendale che consente ampio spazio di manovra verso una positiva evoluzione in questo senso è quella della gestione documenti e della conservazione sostitutiva.

I vantaggi derivanti dalla dematerializzazione sono ormai ufficialmente riconosciuti grazie a studi specifici e statistiche elaborate dai vari enti indipendenti che confermano in pieno questa evidenza.
ADS-Doc è la soluzione DMS di AD System Spa che integra tutti gli strumenti necessari per ottimizzare la gestione delle informazioni: un potente software di archiviazione digitale che attraverso la completa conformità agli standard della firma elettronica e della normativa sull’archiviazione sostitutiva consente di fatto la dematerializzazione degli archivi negli uffici e nelle aziende italiane.

L’adozione di ADS-Doc porta immediatamente a una contrazione dei costi derivante da:
• riduzione dei documenti perduti
• minor numero di documenti cartacei stampati e gestiti;
• eliminazione dei costi di archiviazione di documenti cartacei (spazio, scaffali, faldoni, etc.);
• aumento dell’ efficienza derivante dall’ automazione di processi aziendali
• integrazione con altri sistemi aziendali (CRM, ERP, etc.)
• numero di persone dedicate all’archiviazione;
• tempo di ricerca dei documenti.

In questo contesto l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha recentemente confermato che la digitalizzazione puo’ permettere alle aziende di “auto-finanziare” l’ innovazione technologica. Ad esempio la dematerializzazione dei documenti dimostra già benefici concreti: tra 1 e 3 euro a documento con payback entro i 12 mesi nel caso di conservazione sostitutiva delle fatture attive, tra 30 e 80 euro per ciclo con payback entro i 12 mesi nel caso della completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine (Fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione).


AD System, nel corso degli anni, ha progettato e realizzato numerose applicazioni basate sulle più avanzate tecnologie, sviluppando, nello stesso tempo, competenze significative nel campo dell’acquisizione digitale, del BPM e della gestione documentale, partecipando a progetti rilevanti per aziende di dimensione nazionale e internazionale.
AD System è certificata ISO 9001:2000, aderisce al Microsoft Partner Program, ed è iscritta all’ IBM Partner World ISV Program.

Conservazione Sostitutiva: impossibile farne a meno

Archiviare dati, documenti è fondamentale in una società in cui tutto è protocollato e ricercabile e grande è la mole di note, appunti, scritti cartacei e non solo che è necessario produrre. Inoltre il bisogno anche di rendere più agevole la consultazione, la lettura e la ricerca di elementi utili allo svolgimento del proprio lavoro quotidiano non può ormai più prescindere dalla conservazione sostitutiva di materiale cartaceo. Difatti la creazione di banche dati digitali è divenuta fondamentale nell’economia di ogni azienda, istituzione che voglia risparmiare tempo, costi di gestione altrimenti gravosi e inopportuni in un mondo dove la celerità di accesso alle informazioni e una perfetta distribuzione delle risorse sono indispensabili alla crescita ma anche alla sopravvivenza di una società. L’esigenza è ormai così sentita da ogni parte che anche il diritto ha tenuto a regolamentare e a determinare criteri prestabiliti per la conservazione sostitutiva di archivi che altrimenti graverebbero sui budget aziendali. Molte ormai sono le aziende che si sono specializzate in tale settore e offrono numerosi servizi in tale ambito in modo da essere ormai una voce di bilancio fondamentale nell’economia di enti pubblici o privati. Un settore quindi in costante crescita sempre alla ricerca di nuove soluzioni per ordinare e catalogare in modi più efficienti l’enorme mole di dati a disposizione di coloro che decidono di avvalersi di un servizio semplice quanto necessario. Inoltre il risparmio anche in termini di risorse umane è grande elemento da non sottovalutare.

Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi

Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all'azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l'archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all'archiviazione dei documenti.
Perchè un'azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa 'liberarsi' di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell'azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all'ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l'azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell'organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell'outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT - Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT. Questo significa che l'azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui.

Digitale Legale, la soluzione per la conservazione sostitutiva a norma di legge

Con Digitale Legale sfrutti i vantaggi e le opportunità della conservazione sostitutiva per la tua azienda.
E' online il sito dedicato a Digitale Legale, la suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti, una nuova leva a disposizione delle aziende per tagliare i costi e le inefficienze legate alla produzione della carta ed alla gestione tradizionale di documenti e flussi cartacei.
Secondo una ricerca condotta da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group nel 2009, infatti, negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine di cui il 20% per errore, arrecando un danno all'ambiente.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti; è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Digitale Legale è una suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge firmati Datanet, un'offerta completa e differenziata per soddisfare le diverse esigenze aziendali, in termini di organizzazione, volumi e flussi documentali.
Digitale Legale in outsourcing è pensato per chi non vuole farsi carico degli oneri tecnologici nè delle competenze normative. Con Digitale Legale in outsourcing è possibile consultare i documenti online sempre ed ovunque, affidandoli ad un team di professionisti e specialisti del Document Management.
Digitale Legale per Alfresco è la soluzione software pensata per chi ha già Alfresco, piattaforma open source di Document Management e vuole conservare i documenti in digitale a norma di legge a casa sua: Free per Alfresco, licenza gratuita, e Pay per Alfresco, licenza a pagamento, differenziata sulla base del numero di documenti per lotto di conservazione.
Digitale Legale è firmato Datanet, l'azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale in grado di progettare ed implementare la Soluzione più adatta alle esigenze, ai processi ed alle dimensioni della tua Azienda.
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Digitale Legale è il nuovo servizio per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e la gestione elettronica documentale, disponibile in outsourcing e desktop.

Basta archivi cartacei: meglio la gestione elettronica documentale

La gestione elettronica documentale consiste nella conversione dei documenti cartacei in immagini attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche più o meno avanzate, e presenta vantaggi notevoli per le aziende che scelgono di rinunciare ad abbandonarsi al classico sistema di gestione cartaceo. A differenza dell'archiviazione cartacea, infatti, la gestione elettronica consente di ridurre i costi di archiviazione documentale garantendo al contempo una capacità di ricerca e rinvenimento delle informazioni molto più immediata e veloce.

Le principali fasi del processo di acquisizione ottica sono quattro. Nella prima fase si predispone la documentazione cartacea al fine di ottimizzare la sua scansione, provvedendo alla classificazione dei documenti, alla rimozione di punti metallici, fermagli ed anche piegature. Infine i documenti sono posizionati per l'inserimento nello scanner. La seconda fase prevede la scansione vera e propria dei documenti, che attraverso uno scanner professionale vengono acquisite su supporto ottico, con conseguente creazione di un database di immagini elettroniche. Ovviamente le immagini acquisite vengono verificate, ripulite, depurate da fogli bianchi e ruotate correttamente; in caso di acquisizione difettosa, le immagini vengono nuovamente acquisite. Nella terza fase del processo si procede alla creazione di un indice, che può avvenire anche con un processo automatizzato: leggendo i dati dei codici a barre riportato sui documenti, è possibile importare il sistema di tag impostato nel software di gestione dell'archivio cartaceo, indispensabili per il recupero delle informazioni al momento opportuno.

Infine, la quarta ed ultima fase prevede il rilascio delle immagini digitalizzate e dei relativi indici agli operatori per la pubblicazione o lo stoccaggio sui vari supporti disponibili. Per lo stoccaggio a lungo e lunghissimo termine, è sempre possibile trasferire le immagini su microfilm, un supporto di grande affidabilità.

Ovviamente le imprese che decidono di provare il sistema di gestione elettronica possono rivolgersi a società specializzate, capaci di guidare i propri clienti nel processo di digitalizzazione nel migliore dei modi, tenendo conto di tutte le caratteristiche dell'impresa e mettendo a disposizione apparecchiature tecnicamente avanzate.