Il titolario di classificazione: per un archivio sempre aggiornato

Ogni azienda che abbia al suo interno un archivio non può esimersi dall’adottare un titolario di classificazione, ultimo ritrovato nel capo dell’archiviazione si essa cartacea oppure digitale.

In ogni ambito sia pubblico che privato le aziende per non perdere fatture, documenti, file devono ricorrere ad un’archiviazione, ed il titolare di classificazione serve a ordinare tutti i documenti e a contestualizzarli in modo da riuscire a ritrovarli nel momento in cui devono essere analizzati o utilizzati. In sintesi il titolario di classificazione è quindi, un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e l'individuazione dei documenti.

Questo strumento viene suddiviso in titoli, i quali a loro volta vengono suddivisi in classi e successivamente in fascicoli ancora più piccoli. All’interno di questo strumenti i file dei titoli e delle classi vengono suddivisi in un numero prestabilito, successivamente non si possono cambiare né i numeri e né l’oggetto in base al quale ordinare i file. Per poter apporre delle modifiche va chiamato il tecnico.

È auspicabile che il titolario di classificazione sia utilizzato da specialisti operati nell’ambito della dematerializzazione e dell’archivistica, in modo da mantenere sempre una classificazione ordinata ed aggiornata in base alle proprie esigenze.

Quest’ultimo è previsto obbligatoriamente dalla normativa per gli enti pubblici, perché attraverso i titoli, le classi e le sezioni, tutte le attività vengono schematizzate e suddivise in una pratica classificazione dei documenti.

È importante che il titolario di classificazione abbia dei parametri flessibili, in modo da adattarsi in maniera ottimale a tutte le diverse tipologie di azienda.



Per mantenere sempre aggiornato l’archivio dei documenti utilizza il titolario di classificazione.