L'utilità delle gestione documentale in azienda

La questione della gestione documentale è di fondamentale importanza per tutte le tipologie di aziende, pubbliche o private, grandi o piccole che siano. Sempre in misura maggiore in Italia sta prendendo piede la digitalizzazione dei documenti, perché porta numerosi vantaggi in termini di riduzione di costi, tempo e spazio.

Basti pensare che un archivio cartaceo occupa spazio fisico, accumula la polvere e ogni volta per consultare un faldone si perde molto tempo nel reperire le informazioni richieste. Con la gestione documentale digitale, lo spazio fisico viene annullato, offrendo la possibilità di una consultazione veloce dei file oltre ad un invio sicuro e controllato.

Grazie ad alcuni software utilizzati per la gestione documentale si possono effettuare scambi di dati aziendali e analisi sull’andamento dei progetti sia in linea verticale che orizzontale, mantenendo così sempre aggiornato tutto il team di lavoro sui vari clienti.

Esistono in commercio anche alcuni programmi utilizzati all’interno delle banche per analizzare i conti dei clienti, mantenere sempre aggiornato l’archivio e lo storico dei movimenti di denaro in entrata ed in uscita.

Tutti i file digitalizzati e apportanti la firma digitale si vanno a sostituire ai vecchi numeri di protocollo, consentendo così di inviare documenti sensibili anche all’esterno ad esempio ad un avvocato , al commercialista o al consulente del lavoro. Si avrà in questo modo uno scambio in totale sicurezza e in semplici e pochi click, evitando inutili spostamenti presso gli uffici di competenza.

La gestione documentale diventerà quasi automatizzata e alla portata di tutti, perché si potrà interrogare il software in qualsiasi momento per ricavare il file desiderato o per creare grafici e relazioni sugli argomenti richiesti, quali bilanci interni o attività delle risorse presenti in organico. Per essere un’azienda competitiva sul mercato bisogna essere sempre al passo con i tempi e rispondere alle diverse richieste di mercato.

Distruggidocumenti e riservatezza dei dati

Il distruggidocumenti è un apparecchio che consenti di tagliare un documento in centinaia di pezzi, evitando così che una volta gettato possa capitare sotto lo sguardo indiscreto di persone sbagliate.
Basta infatti pensare a quante volte ci è capitato di gettare distrattamente nel cestino un documento contenente informazioni delicate e riservate. Cosa sarebbe accaduto se queste informazioni fossero capitate nelle mani sbagliate? E’ dunque evidente come un distruggidocumenti non è solamente un prodotto per ufficio qualsiasi, ma è di fondamentale importanza.
Nello specifico, esistono in commercio diversi tipo di distruggidocumenti, che variano a seconda del tipo di taglio e della quantità di documenti che riescono a tagliare allo stesso momento. Esistono infatti distruggidocumenti a strisce e a frammenti. La prima tipologia è generalmente quella più economica, ma che assicura un livello di riservatezza delle informazioni contenute più basso; mentre il con distruggidocumenti a frammenti è pressoché impossibile “ricostruire” per intero il documento.
Nell’acquisto di un distruggidocumenti è dunque importante valutare bene il livello di riservatezza e importanza dei documenti che solitamente campeggiano sulle scrivanie: ad un maggior livello dovrà corrispondere un maggior livello di distruzione del documento cartaceo.

Basta archivi cartacei: meglio la gestione elettronica documentale

La gestione elettronica documentale consiste nella conversione dei documenti cartacei in immagini attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche più o meno avanzate, e presenta vantaggi notevoli per le aziende che scelgono di rinunciare ad abbandonarsi al classico sistema di gestione cartaceo. A differenza dell'archiviazione cartacea, infatti, la gestione elettronica consente di ridurre i costi di archiviazione documentale garantendo al contempo una capacità di ricerca e rinvenimento delle informazioni molto più immediata e veloce.

Le principali fasi del processo di acquisizione ottica sono quattro. Nella prima fase si predispone la documentazione cartacea al fine di ottimizzare la sua scansione, provvedendo alla classificazione dei documenti, alla rimozione di punti metallici, fermagli ed anche piegature. Infine i documenti sono posizionati per l'inserimento nello scanner. La seconda fase prevede la scansione vera e propria dei documenti, che attraverso uno scanner professionale vengono acquisite su supporto ottico, con conseguente creazione di un database di immagini elettroniche. Ovviamente le immagini acquisite vengono verificate, ripulite, depurate da fogli bianchi e ruotate correttamente; in caso di acquisizione difettosa, le immagini vengono nuovamente acquisite. Nella terza fase del processo si procede alla creazione di un indice, che può avvenire anche con un processo automatizzato: leggendo i dati dei codici a barre riportato sui documenti, è possibile importare il sistema di tag impostato nel software di gestione dell'archivio cartaceo, indispensabili per il recupero delle informazioni al momento opportuno.

Infine, la quarta ed ultima fase prevede il rilascio delle immagini digitalizzate e dei relativi indici agli operatori per la pubblicazione o lo stoccaggio sui vari supporti disponibili. Per lo stoccaggio a lungo e lunghissimo termine, è sempre possibile trasferire le immagini su microfilm, un supporto di grande affidabilità.

Ovviamente le imprese che decidono di provare il sistema di gestione elettronica possono rivolgersi a società specializzate, capaci di guidare i propri clienti nel processo di digitalizzazione nel migliore dei modi, tenendo conto di tutte le caratteristiche dell'impresa e mettendo a disposizione apparecchiature tecnicamente avanzate.