Basta archivi cartacei: meglio la gestione elettronica documentale

La gestione elettronica documentale consiste nella conversione dei documenti cartacei in immagini attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche più o meno avanzate, e presenta vantaggi notevoli per le aziende che scelgono di rinunciare ad abbandonarsi al classico sistema di gestione cartaceo. A differenza dell'archiviazione cartacea, infatti, la gestione elettronica consente di ridurre i costi di archiviazione documentale garantendo al contempo una capacità di ricerca e rinvenimento delle informazioni molto più immediata e veloce.

Le principali fasi del processo di acquisizione ottica sono quattro. Nella prima fase si predispone la documentazione cartacea al fine di ottimizzare la sua scansione, provvedendo alla classificazione dei documenti, alla rimozione di punti metallici, fermagli ed anche piegature. Infine i documenti sono posizionati per l'inserimento nello scanner. La seconda fase prevede la scansione vera e propria dei documenti, che attraverso uno scanner professionale vengono acquisite su supporto ottico, con conseguente creazione di un database di immagini elettroniche. Ovviamente le immagini acquisite vengono verificate, ripulite, depurate da fogli bianchi e ruotate correttamente; in caso di acquisizione difettosa, le immagini vengono nuovamente acquisite. Nella terza fase del processo si procede alla creazione di un indice, che può avvenire anche con un processo automatizzato: leggendo i dati dei codici a barre riportato sui documenti, è possibile importare il sistema di tag impostato nel software di gestione dell'archivio cartaceo, indispensabili per il recupero delle informazioni al momento opportuno.

Infine, la quarta ed ultima fase prevede il rilascio delle immagini digitalizzate e dei relativi indici agli operatori per la pubblicazione o lo stoccaggio sui vari supporti disponibili. Per lo stoccaggio a lungo e lunghissimo termine, è sempre possibile trasferire le immagini su microfilm, un supporto di grande affidabilità.

Ovviamente le imprese che decidono di provare il sistema di gestione elettronica possono rivolgersi a società specializzate, capaci di guidare i propri clienti nel processo di digitalizzazione nel migliore dei modi, tenendo conto di tutte le caratteristiche dell'impresa e mettendo a disposizione apparecchiature tecnicamente avanzate.