Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi

Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all'azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l'archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all'archiviazione dei documenti.
Perchè un'azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa 'liberarsi' di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell'azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all'ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l'azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell'organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell'outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT - Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT. Questo significa che l'azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui.

Basta archivi cartacei: meglio la gestione elettronica documentale

La gestione elettronica documentale consiste nella conversione dei documenti cartacei in immagini attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche più o meno avanzate, e presenta vantaggi notevoli per le aziende che scelgono di rinunciare ad abbandonarsi al classico sistema di gestione cartaceo. A differenza dell'archiviazione cartacea, infatti, la gestione elettronica consente di ridurre i costi di archiviazione documentale garantendo al contempo una capacità di ricerca e rinvenimento delle informazioni molto più immediata e veloce.

Le principali fasi del processo di acquisizione ottica sono quattro. Nella prima fase si predispone la documentazione cartacea al fine di ottimizzare la sua scansione, provvedendo alla classificazione dei documenti, alla rimozione di punti metallici, fermagli ed anche piegature. Infine i documenti sono posizionati per l'inserimento nello scanner. La seconda fase prevede la scansione vera e propria dei documenti, che attraverso uno scanner professionale vengono acquisite su supporto ottico, con conseguente creazione di un database di immagini elettroniche. Ovviamente le immagini acquisite vengono verificate, ripulite, depurate da fogli bianchi e ruotate correttamente; in caso di acquisizione difettosa, le immagini vengono nuovamente acquisite. Nella terza fase del processo si procede alla creazione di un indice, che può avvenire anche con un processo automatizzato: leggendo i dati dei codici a barre riportato sui documenti, è possibile importare il sistema di tag impostato nel software di gestione dell'archivio cartaceo, indispensabili per il recupero delle informazioni al momento opportuno.

Infine, la quarta ed ultima fase prevede il rilascio delle immagini digitalizzate e dei relativi indici agli operatori per la pubblicazione o lo stoccaggio sui vari supporti disponibili. Per lo stoccaggio a lungo e lunghissimo termine, è sempre possibile trasferire le immagini su microfilm, un supporto di grande affidabilità.

Ovviamente le imprese che decidono di provare il sistema di gestione elettronica possono rivolgersi a società specializzate, capaci di guidare i propri clienti nel processo di digitalizzazione nel migliore dei modi, tenendo conto di tutte le caratteristiche dell'impresa e mettendo a disposizione apparecchiature tecnicamente avanzate.