Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi

Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all'azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l'archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all'archiviazione dei documenti.
Perchè un'azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa 'liberarsi' di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell'azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all'ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l'azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell'organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell'outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT - Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT. Questo significa che l'azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui.

Archiviazione documentale: ecco di cosa si tratta

Ogni azienda, grande o piccola che sia produce una gran quantità di documenti che devono venire classificati e gestiti in maniera adeguata e secondo le vigenti leggi sulla privacy.

Il modo migliore per classificare i documenti è l'archiviazione fisica degli stessi o la loro gestione ottica. Per archiviazione fisica dei documenti si intende lo stoccaggio e la gestione del patrimonio documentale, nel rispetto della normativa in tema di privacy e di razionalità.

Oltre a quella fisica e materiale, esiste l'archiviazione digitale dei documenti: grazie all'utilizzo di tecnologie informatiche e software gestionali è possibile convertire i documenti cartacei in immagini così da avere una copia digitale di ogni singolo documento prodotto assicurandone la corretta conservazione nel tempo. L'archiviazione elettronica dei documenti ha altresì in vantaggio di permettere lo stoccaggio di grandi quantità di materiali in supporti trasportabili e una estrema facilità di reperimento degli stessi documenti.

Grandi vantaggi derivano per quegli enti pubblici che producono una grande mole di documenti giornalieri, tra questi i ministeri e le strutture ospedaliere. Queste ultime infatti hanno la necessità dell'archiviazione delle cartelle cliniche; giornalmente infatti vengono sviluppati numerosi documenti medici per i quali è fondamentale il rispetto della privacy dei pazienti.

L'ambito, sempre più in evoluzione che si occupa dell'archiviazione documentale ha assunto un nome ben preciso che si definisce outsourcing archivistico.

La gestione dei documenti aziendali sta venendo assumere un'importanza centrale per un corretto stoccaggio delle informazioni, per un razionale reperimento delle stesse e per creare un storico che crei valore per l'azienda stessa.

Il valore aggiunto offerto dall'affidarsi a dei professionisti dell'archiviazione documentale è il notevole risparmio sui costi vivi per la gestione in proprio dell'archivio.