Cassaforte per la custodia di valori e documenti cartacei

La Cassaforte EUROPA per impianti di posta pneumatica viene opportunamente forata e predisposta per il fissaggio dei dispositivi propri delle varie società realizzatrici degli impianti di posta pneumatica. Dotata di sportello copricongegni, di dispositivo interno per aggancio sacco e di contenitore a sacco autochiudente all’estrazione (per il contenimento dei bossoli). Il mezzo forte può essere integrato dal sistema antiripescaggio (quando non fornito dalla società di posta pneumatica), dallo sportello a protezione totale battente e dal sistema di rivelazione ed inibizione gas esplodenti. Caratteristiche tecniche: Protezione antieffrazione certificata Grado III e V secondo la norma europea EN 1143-1 ottenuta presso diversi enti certificatori legalmente riconosciuti. Sistemi di relocking attivi e passivi rendono la cassaforte Europa più resistente agli attacchi.
· Diversi accessori interni come ripiani, tesoretti o cassette di sicurezza consentono di ottimizzare lo spazio disponibile. Ogni modello è predisposto per l’ancoraggio a pavimento. Le casseforti Europa sono personalizzabili con una vasta gamma di serrature a chiave e di combinazioni meccaniche o elettroniche.

La conservazione sostitutiva ADS-Doc dematerializza anche i costi

Il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva ADS-Doc è un prodotto indispensabile per migliorare l'efficienza dei processi aziendali, abbassare i rischi e ridurre i costi operativi.

Il miglioramento dell’efficienza e della produttività nello svolgimento delle proprie attività e dell’efficacia nel soddisfare il mercato attraverso una riduzione dei costi sono gli obbiettivi che tutte le aziende perseguono per aumentare la propria competitività. Un piano di aumento della produttività e riduzione costi che includa investimenti nelle migliori tecnologie informatiche è uno strumento indispensabile per le aziende in un mercato sempre più competitivo.

A seguito delle recenti innovazioni tecnologiche e delle opportunità offerte dalle novità nel panorama normativo italiano, un’area aziendale che consente ampio spazio di manovra verso una positiva evoluzione in questo senso è quella della gestione documenti e della conservazione sostitutiva.

I vantaggi derivanti dalla dematerializzazione sono ormai ufficialmente riconosciuti grazie a studi specifici e statistiche elaborate dai vari enti indipendenti che confermano in pieno questa evidenza.
ADS-Doc è la soluzione DMS di AD System Spa che integra tutti gli strumenti necessari per ottimizzare la gestione delle informazioni: un potente software di archiviazione digitale che attraverso la completa conformità agli standard della firma elettronica e della normativa sull’archiviazione sostitutiva consente di fatto la dematerializzazione degli archivi negli uffici e nelle aziende italiane.

L’adozione di ADS-Doc porta immediatamente a una contrazione dei costi derivante da:
• riduzione dei documenti perduti
• minor numero di documenti cartacei stampati e gestiti;
• eliminazione dei costi di archiviazione di documenti cartacei (spazio, scaffali, faldoni, etc.);
• aumento dell’ efficienza derivante dall’ automazione di processi aziendali
• integrazione con altri sistemi aziendali (CRM, ERP, etc.)
• numero di persone dedicate all’archiviazione;
• tempo di ricerca dei documenti.

In questo contesto l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha recentemente confermato che la digitalizzazione puo’ permettere alle aziende di “auto-finanziare” l’ innovazione technologica. Ad esempio la dematerializzazione dei documenti dimostra già benefici concreti: tra 1 e 3 euro a documento con payback entro i 12 mesi nel caso di conservazione sostitutiva delle fatture attive, tra 30 e 80 euro per ciclo con payback entro i 12 mesi nel caso della completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine (Fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione).


AD System, nel corso degli anni, ha progettato e realizzato numerose applicazioni basate sulle più avanzate tecnologie, sviluppando, nello stesso tempo, competenze significative nel campo dell’acquisizione digitale, del BPM e della gestione documentale, partecipando a progetti rilevanti per aziende di dimensione nazionale e internazionale.
AD System è certificata ISO 9001:2000, aderisce al Microsoft Partner Program, ed è iscritta all’ IBM Partner World ISV Program.

Back office: i vantaggi dell'esternalizzazione

Le attività di back office sono tutte quelle attività che non prevedono un contatto diretto con il pubblico. Per definizione le attività di back office si oppongono a quelle di front office, come quelle di Contact Center o Call center inbound e outbound. Tipiche attività di back office, invece, sono la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, l'archiviazione elettronica documentale e i processi di document management. Back office e front office sono, a loro volta, due grandi macrocategorie distintive dei servizi di BPO - Business Process Outsourcing: per BPO si intende l'esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali come, da un lato quelle di Contact Center Multicanale e dall'altro quelle di gestione documentale.
Perchè un'azienda dovrebbe scegliere di esternalizzare, ad esempio, proprio le attività di back office? Per definizione, il back office racchiude una serie di attività ripetitive a volte caratterizzate periodicamente da elevati carichi di lavoro. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse da questo carico di attività e renderle disponibili per svolgere e sviluppare, piuttosto, quelle che costituiscono il core business aziendale. Quando un'azienda decide di esternalizzare le attività di back office, si affida ad una società specializzata nell'erogazione di servizi di BPO. Una società, quindi, capace di garantire professionalità, competenza ed livelli elevati di servizio.
Affidare un servizio o un'attività interna in outsourcing, significa anche trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle tipiche rigidità economico-finanziarie che impediscono alle aziende di cogliere con dinamismo le nuove opportunità di business presenti nel mercato. La trasformazione dei costi fissi in variabili e l'ottimizzazione delle risorse e dei processi interni rendono l'organizzazione più snella, flessibile e veloce nel rispondere alle sfide del mercato e adattarsi alle trasformazioni economiche.
Detto questo, non resta altro da fare che scegliere il fornitore di servizi a cui rivolgersi. La soluzione più conveniente per risparmiare tempo e ottimizzare così l'organizzazione aziendale consiste, senza dubbio, nello scegliere un vero e proprio 'consulente' capace di erogare una vasta gamma di servizi e di supportare l'azienda anche sotto il profilo IT - Information Technology. Ha sede a Napoli Cesaweb, che si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale. Cesaweb è una società specializzata nell'erogazione di servizi ICT - Information & Communication technology: Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica. Cesaweb, inoltre, inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); infine, tra le nuove aree di business, la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali il commercio elettronico.
L'unità operativa dedicata in Cesaweb ai servizi di back office si occupa per il cliente della gestione documentale (pratiche, contratti, etc.), dell'archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti, della gestione documentale elettronica. Laddove, trasformare e gestire tutti i documenti dell'azienda dal formato cartaceo a quello elettronico significa ridurre costi e tempi legati alla gestione tradizionale dell'archivio. Infine, Cesaweb si è specializzata nel back office finanziario, inteso come l'insieme delle attività di back office gestite per conto di società finanziarie e distributori di prodotti finanziari. In verità le attività svolte da Cesaweb per queste società sono molte di più: Cesaweb, infatti, si occupa dell'intero processo che va dal contatto telefonico dei clienti potenziali fino alle attività che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l'erogazione del finanziamento.

Business process outsourcing: il back office per le società finanziarie

Per Business Process Outsourcing si intende l'esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali. All'interno della attività che possono essere esternalizzate secondo una strategia di Business Process Outsourcing, rientrano sia il back office, l'insieme di quelle attività che non riguardano la gestione della clientela, sia il front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle delle risorse umane, mentre quelle di front office sono quelle svolte a stretto contatto con la clientela. Un esempio è il il Customer Care o l’Assistenza Clienti. Si tratta di servizi gestiti solitamente da Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound.
Le attività di back office comprendono tutte le attività di gestione documentale, in particolare di gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull'archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Esempi di attività di back office sono la gestione dei contratti, delle pratiche e l'archiviazione. Esternalizzare le attività di back office significa affidare a un fornitore terzo attività ripetitive e sulle quali ricadono moli di lavoro elevate. Grazie al Business Process Outsourcing le aziende acquistano un'organizzazione dinamica e flessibile ai cambiamenti del mercato perchè trasformano i costi da fissi in variabili, liberandosi di quelle rigidità economico/finanziarie che impediscono di rispondere velocemente ai cambiamenti e alle innovazioni del settore. Grazie all'outsourcing del back office le risorse sono libere di dedicarsi alle attività che costituiscono il core business aziendale e di ottimizzare i processi interni, migliorandone l'efficienza.
Costituiscono un settore a parte le attività di back office per le società finanziarie. Si tratta dei distributori di prodotti finanziari come la cessione del quinto dello stipendio, la cessione del quinto della pensione, la delegazione di pagamento. Per questo tipo di società, le attività di back office riguardano la valutazione dell'affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente pubblico, statale, privato o per il pensionato che ha fatto richiesta del prestito personale; istruzione delle pratiche finanziarie e controlli antifrode. Si tratta di attività di back office 'delicate', nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Prima di affidarsi ad un fornitore di servizi di back office in outsourcing, occorre dedicare particolare attenzione nella scelta dell'azienda a cui rivolgersi con un occhio all'esperienza e al tipo di clienti. Tra le aziende presenti a Napoli uno dei fornitori più affidabili è Cesaweb, società specializzata nell'erogazione di servizi ICT - Information & Communication Technology che vanta clienti come Prestitalia e Quinto facile web, Gruppo Ubi Banca. Tra i servizi offerti da Cesaweb il Contact Center Multicanale, con il call center inbound e quello outbound, lo Sviluppo software, l'Hosting e il Facility management, la Fornitura hardware e software, gli impianti di Video sorveglianza, il Web marketing.
Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti dalla società finanziaria, fino ai controlli successivi all'erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull'amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito; nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell'Ente previdenziale come l'INPS o l'INPDAP personale; notifica all'Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l'approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode; valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento; monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni; gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni; monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario; si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

Digitale Legale, la soluzione per la conservazione sostitutiva a norma di legge

Con Digitale Legale sfrutti i vantaggi e le opportunità della conservazione sostitutiva per la tua azienda.
E' online il sito dedicato a Digitale Legale, la suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti, una nuova leva a disposizione delle aziende per tagliare i costi e le inefficienze legate alla produzione della carta ed alla gestione tradizionale di documenti e flussi cartacei.
Secondo una ricerca condotta da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group nel 2009, infatti, negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine di cui il 20% per errore, arrecando un danno all'ambiente.
La conservazione sostitutiva è un servizio di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti; è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Digitale Legale è una suite di soluzioni software e servizi per la conservazione sostitutiva a norma di legge firmati Datanet, un'offerta completa e differenziata per soddisfare le diverse esigenze aziendali, in termini di organizzazione, volumi e flussi documentali.
Digitale Legale in outsourcing è pensato per chi non vuole farsi carico degli oneri tecnologici nè delle competenze normative. Con Digitale Legale in outsourcing è possibile consultare i documenti online sempre ed ovunque, affidandoli ad un team di professionisti e specialisti del Document Management.
Digitale Legale per Alfresco è la soluzione software pensata per chi ha già Alfresco, piattaforma open source di Document Management e vuole conservare i documenti in digitale a norma di legge a casa sua: Free per Alfresco, licenza gratuita, e Pay per Alfresco, licenza a pagamento, differenziata sulla base del numero di documenti per lotto di conservazione.
Digitale Legale è firmato Datanet, l'azienda specializzata nella realizzazione di progetti di gestione documentale in grado di progettare ed implementare la Soluzione più adatta alle esigenze, ai processi ed alle dimensioni della tua Azienda.
Contatti Digitale Legale www.digitalelegale.it, info@digitalelegale.it

Digitale Legale è il nuovo servizio per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e la gestione elettronica documentale, disponibile in outsourcing e desktop.

Digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali

Negli utili tempi ha suscitato molto interessa la notizia relativa all’accordo siglato tra Google Books ed il ministero per i Beni e le Attività Culturali, in merito alla gestione documentale e digitalizzazione delle opere delle biblioteche nazionali di Roma e Firenze. In questo modo saranno disponibili online, ed in maniera gratuita, circa un milione di volumi non protetti dal diritto d’autore.

Tale iniziativa rappresenta un momento importante per la storia e la cultura del nostro Paese, il quale precede lentamente verso una diffusione della cultura in maniera totalmente libera. Ma non dimentichiamoci che questo è solamente uno dei passi che possiamo compiere e che c’è ancora molto che può essere digitalizzato.

Le attività di gestione documentale, quali la scansione, indicizzazione, archiviazione e distribuzione, possono rivelarsi molto utili soprattutto ai fini sociali, contribuendo a distribuire conoscenza e informazione tra i singolo cittadini, a prescindere dalle differenza di età, ceto sociale, nazionalità, ecc.

Archiviazione e conservazione documenti

Oggi giorno enti ed aziende producono una quantità enorme di documentazione cartacea, comportando diversi problemi, soprattutto per l’enorme volume di materiale da classificare ed archiviare.

Per ovviare a tali problematiche sono state introdotte alcune novità legislative. Infatti, secondo la nuova disposizione di legge è possibile sostituire la documentazione cartacea con una di tipo digitale, attraverso una scannerizzazione della stessa ed una archiviazione ottica sostitutiva.

Tramite questo sistema non è il documento stesso ad essere salvato ed archiviato, bensì un’immagine dello stesso in formato digitale: un documento informatico identico all’originale nei contenuti, con un enorme risparmio di tempi e spazi di archiviazione.

In tal modo vengono ridotti notevolmente i tempi dedicati all’archiviazione documentale, ma anche alla successiva eventuale consultazione degli stessi, in quando sono rintracciabili e consultabili in pochi minuti. Inoltre, i dati vengono conservati in modo sicuro, senza alcun pericolo che i dati possano in qualche modo essere alterati o perduti.

In definitiva, l'archiviazione ottica sostitutiva permette di ridurre la notevolmente quantità di archivi cartacei rendendo al contempo possibile la conservazione di documenti in formato digitale, garantendone la validità legale nel tempo.

www.bucap.it

Archiviazione documentale: ecco di cosa si tratta

Ogni azienda, grande o piccola che sia produce una gran quantità di documenti che devono venire classificati e gestiti in maniera adeguata e secondo le vigenti leggi sulla privacy.

Il modo migliore per classificare i documenti è l'archiviazione fisica degli stessi o la loro gestione ottica. Per archiviazione fisica dei documenti si intende lo stoccaggio e la gestione del patrimonio documentale, nel rispetto della normativa in tema di privacy e di razionalità.

Oltre a quella fisica e materiale, esiste l'archiviazione digitale dei documenti: grazie all'utilizzo di tecnologie informatiche e software gestionali è possibile convertire i documenti cartacei in immagini così da avere una copia digitale di ogni singolo documento prodotto assicurandone la corretta conservazione nel tempo. L'archiviazione elettronica dei documenti ha altresì in vantaggio di permettere lo stoccaggio di grandi quantità di materiali in supporti trasportabili e una estrema facilità di reperimento degli stessi documenti.

Grandi vantaggi derivano per quegli enti pubblici che producono una grande mole di documenti giornalieri, tra questi i ministeri e le strutture ospedaliere. Queste ultime infatti hanno la necessità dell'archiviazione delle cartelle cliniche; giornalmente infatti vengono sviluppati numerosi documenti medici per i quali è fondamentale il rispetto della privacy dei pazienti.

L'ambito, sempre più in evoluzione che si occupa dell'archiviazione documentale ha assunto un nome ben preciso che si definisce outsourcing archivistico.

La gestione dei documenti aziendali sta venendo assumere un'importanza centrale per un corretto stoccaggio delle informazioni, per un razionale reperimento delle stesse e per creare un storico che crei valore per l'azienda stessa.

Il valore aggiunto offerto dall'affidarsi a dei professionisti dell'archiviazione documentale è il notevole risparmio sui costi vivi per la gestione in proprio dell'archivio.