L'utilità delle gestione documentale in azienda

La questione della gestione documentale è di fondamentale importanza per tutte le tipologie di aziende, pubbliche o private, grandi o piccole che siano. Sempre in misura maggiore in Italia sta prendendo piede la digitalizzazione dei documenti, perché porta numerosi vantaggi in termini di riduzione di costi, tempo e spazio.

Basti pensare che un archivio cartaceo occupa spazio fisico, accumula la polvere e ogni volta per consultare un faldone si perde molto tempo nel reperire le informazioni richieste. Con la gestione documentale digitale, lo spazio fisico viene annullato, offrendo la possibilità di una consultazione veloce dei file oltre ad un invio sicuro e controllato.

Grazie ad alcuni software utilizzati per la gestione documentale si possono effettuare scambi di dati aziendali e analisi sull’andamento dei progetti sia in linea verticale che orizzontale, mantenendo così sempre aggiornato tutto il team di lavoro sui vari clienti.

Esistono in commercio anche alcuni programmi utilizzati all’interno delle banche per analizzare i conti dei clienti, mantenere sempre aggiornato l’archivio e lo storico dei movimenti di denaro in entrata ed in uscita.

Tutti i file digitalizzati e apportanti la firma digitale si vanno a sostituire ai vecchi numeri di protocollo, consentendo così di inviare documenti sensibili anche all’esterno ad esempio ad un avvocato , al commercialista o al consulente del lavoro. Si avrà in questo modo uno scambio in totale sicurezza e in semplici e pochi click, evitando inutili spostamenti presso gli uffici di competenza.

La gestione documentale diventerà quasi automatizzata e alla portata di tutti, perché si potrà interrogare il software in qualsiasi momento per ricavare il file desiderato o per creare grafici e relazioni sugli argomenti richiesti, quali bilanci interni o attività delle risorse presenti in organico. Per essere un’azienda competitiva sul mercato bisogna essere sempre al passo con i tempi e rispondere alle diverse richieste di mercato.