La firma digitale nella vita di tutti i giorni

In ambito informatico la firma digitale è un sistema su base crittografica per legare in modo univoco e permanente un autore e un documento digitale.
I suoi usi sono molteplici e vanno dagli adempimenti verso le pubbliche amministrazioni, permettendo un netto snellimento dei rapporti burocratici, fino alle questioni private fra cittadini come verbali di riunioni o la gestione di contratti.

I documenti muniti di firma digitale hanno valenza legale e giuridica, proprio come una firma autografa, tanto che proprio di recente un istituto di arbitrato in Spagna in collaborazione con uno dei più grandi player della telefonia mobile mondiale ha prodotto un software per poter utilizzare la firma digitale sugli smartphone prodotti dalla società di telefonia. Questa soluzione aiuterà a smaltire più velocemente le pratiche e i documenti legali ed è stato stimato che in questo modo si guadagneranno 2 giorni di tempo rispetto alle tempistiche comuni che richiedono questo tipo di mansioni.

Di recente la Commissione Europea ha proposto l’utilizzo delle firme digitali nelle transazioni elettroniche per renderle sicure attraverso tutta l’Europa, questa sarebbe una rivoluzione a livello continentale che tocca vari ambitivi della vita di tutti i giorni dei cittadini europei. Ad esempio chi necessita di un’intervento medico all’estero in un paese europeo, avrà la possibilità di autorizzare un medico in totale sicurezza alla consultazione della propria cartella clinica oppure uno studente che voglia iscriversi in un’università di una nazione europea potrà farlo online senza essere costretto ad andare di persona per adempiere a tutte le pratiche burocratiche.

Come si rende valido un documento digitale con la propria firma digitale? Attraverso l’uso di software appositi dove sarà sufficiente selezionare il documento da firmare e poi i file corrispondenti alla firma digitale. Una volta completata l’operazione si può verificare dal nuovo file creato, l’effettiva registrazione della firma sul documento.

ADS-Doc - Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva a norma, mai così semplici.

Treviso 06/12/11

AD System ha annunciato la disponibilità, entro il 15
dicembre 2011, della release 1.6 del suo sistema di Archiviazione Digitale
ADS-Doc. La nuova versione introduce importanti innovazioni tecnologiche
e nuove funzionalità che rendono ADS-Doc una soluzione sempre più completa ed
efficace per l’ archiviazione digitale e la conservazione
sostitutiva.

ADS-Doc è stato progettato per fornire all’ utente un
sistema sofisticato ma, nello stesso tempo, con modalità d’uso molto semplici
per gestire informazioni, documenti e risorse digitali in generale. Il
prodotto si basa sull’idea che un sistema di archiviazione digitale debba
risolvere complessità e problemi intrinseci al processo, nascondendone le
difficoltà all’utente e lasciando a quest’ultimo soltanto i benefici economici
e i vantaggi operativi derivanti dalla dematerializzazione.

In effetti in ADS-Doc la catalogazione dei
documenti è stata automatizzata al massimo ricorrendo a funzioni (OCR, lettura
Datamatrix e QR Code, ecc.) in grado di catturare informazioni all’interno di
documenti provenienti da scansioni e grazie a tecnologie avanzate come
ADR (Automated Document Recognition) e IWR (Inteligent Word Recognition).
Le potenti funzioni di ricerca consentono di rintracciare facilmente i
documenti e di visualizzarli comodamente in una delle varie modalità
disponibili.

La release 1.6, basandosi sulla stessa piattaforma
tecnologica, non solo migliora le funzionalità di ricerca e consultazione
dei documenti all’interno dell’archivio rendendole ancora più efficaci
ma, soprattutto, integra il modulo di Conservazione Sostitutiva con ulteriori
semplificazioni operative e con l’implementazione di uno degli ultimi standard
proposti dall’UNI (ente ufficiale italiano di standardizzazione): la norma UNI
11386:2010 SInCRO (Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel
Recupero degli Oggetti digitali).
Questo importante standard, emanato dall' UNI e recepito
nelle nuove regole tecniche attualmente in fase di studio da
DigitPA (ex CNIPA), definisce gli elementi necessari alla creazione
dell'indice di conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") al
fine di evitare soluzioni proprietarie disparate e quindi consentire una piena
interoperabilità tra i sistemi di conservazione.

La semplicità d'uso, l’alto grado di personalizzazione
possibile, la possibilità di integrazione con i più diffusi ERP, l’ aderenza a
normative e standard, fanno di ADS-Doc la soluzione ideale che
consente alle aziende di ottimizzare la propria gestione documentale e di
conseguire contemporaneamente una significativa riduzione dei costi.


AD System proponendo e suggerendo costantemente soluzioni
sempre innovative, fornisce ai propri clienti servizi di qualità che trovano la
loro applicazione in vari settori di attività, come il comparto finanziario,
l'industria, la grande distribuzione e il mondo della cultura.
AD System, nel corso degli anni, ha progettato e
realizzato numerose applicazioni basate sulle più avanzate tecnologie,
sviluppando, nello stesso tempo, competenze significative nel campo
dell’acquisizione digitale, del BPM e della gestione documentale, partecipando
a progetti rilevanti per aziende di dimensione nazionale e internazionale.
AD System è certificata ISO
9001:2000, aderisce al Microsoft Partner Program, ed è iscritta all’ IBM
Partner World ISV Program.

ETSI: rilasciato lo standard firma digitale

L’organismo europeo per la standardizzazione ICT - ETSI ha rilasciato lo standard per la firma digitale nei documenti PDF Portable Document Format.

Lo standard definito ha come obiettivo quello di facilitare le comunicazioni, quindi l’invio di documenti elettronici, tra i Paesi dell’Unione Europea.

Si chiama PAdES - Advanced Electronic Signatures for Portable Document Format (PDF) il documento che contiene le indicazioni del caso e che include i requisiti richiesti dalla Direttiva Europea in fatto di firme elettroniche.

I vantaggi sono molteplici, sicuramente due nello specifico meritano un accenno.

Innanzi tutto tale metodologia farà in modo che i documenti con firma digitale e archiviati potranno essere utilizzati e verificati anche a distanza di numerosi anni.

Inoltre proprio il fatto che i documenti siano in formato PDF consente che non debba essere richiesto alcun software aggiuntivo, snellendo, in tal modo, notevolmente, la procedura.

Come per tutti gli standard ETSI, anche questo di cui sopra può essere scaricato gratuitamente dal sito ETSI a http://pda.etsi.org/pda/.



Fonte News: Archiviazione documenti – Bucap

Fattura elettronica: normative e vantaggi

Con la Finanziaria 2008 è stato introdotto l'obbligo per tutte le aziende di utilizzare la fattura elettronica in ogni rapporto commerciale intrattenuto con enti pubblici ed Amministrazione. Da luglio 2008, infatti, la pubblica amministrazione non può più più ricevere da privati alcuna fattura nel tradizionale formato cartaceo, né procedere al pagamento senza l'invio di una fattura in formato elettronico.

Precisamente, per fattura elettronica si intende un documento informatico su cui è apposta una firma digitale, dal punto di vista contenutistico equivalente a quella in formato cartaceo. Andranno dunque annotate tutte le informazioni presenti nel formato cartaceo come la data di emissione, l’importo, ecc.

Per la gestione dell’iter di fatturazione elettronica sono necessari degli appositi strumenti informatici ed è altresì indispensabile l'adozione di un processo regolato da precise normative, tra cui le principali sono: la fattura deve essere immutabile, deve contenere un riferimento temporale, una firma elettronica e la data di emissione. Sono indicati precisamente anche i contenuti della fattura, ossia: soggetto, beni o servizi, base imponibile, aliquota o ammontare dell’imposta e dell’imponibile, numero di partita IVA.

I vantaggi che derivano dall’adozione della fatturazione elettronica sono molteplici, sia in termini di riduzione dei costi per carta, buste, francobolli e stampa, che di recupero di produttività. E’ possibile inoltre recuperare spazio, tempo e risorse precedentemente impiegate nella gestione degli archivi, accedere ai contenuti in maniera rapida ed una migliore gestione della tesoreria.

Nonostante i numerosi vantaggi, la complessità del processo di fatturazione elettronica è notevole. Proprio per questo stanno nascendo sempre più aziende specializzate in tale ambito, con una diffusione dell’outsourcing della fatturazione.

www.bucap.it

I-Sign: Conservazione Sostitutiva

I-Sign: Archiviazione Sostitutiva

I-Sign Conservazione Sostitutiva è la consolidata soluzione per l'archiviazione sostitutiva sviluppata da Digitaltrust (www.digitaltrust.it) che permette all’azienda di eliminare tutta la documentazione cartacea in osservanza della normativa italiana, avendo il pieno controllo e disponibilità delle informazioni.

Con l’emanazione del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA) e del decreto del Ministero dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto), è possibile smaterializzare elettronicamente anche i documenti con rilevanza fiscale.

I-Sign permette una semplice integrazione con i sistemi informativi aziendali e garantisce, grazie alla sua scalabile e consolidata architettura, il mantenimento in linea della documentazione conservata per più di 10 anni richiesti dalla normativa per la maggior parte dei documenti con rilevanza fiscale.

Oltre all'eliminazione della carta I-Sign Conservazione Sostitutiva permette una facile ricerca dei documenti richiesti e l'immediata disponibilità del documento in formato PDF, la gestione degli utenti e le numerose estensioni per area aziendale (amministrazione, tesoreria, acquisti...) permettondo all'azienda di avere sempre organizzati e disponibili in modalità centralizzata i documenti più rilevanti.

Benefici:
- Integrazione Semplice
- Risparmio: il costo di ogni singola fattura viene ridotto del 60%.
- Interoperabilità: grazie agli standard utilizzati e al linguaggio XML la portabilità ed il riuso sono garantiti.
- Sicurezza: copie di sicurezza su CD/DVD o share di backup presso sede remota.

Funzionalità:
- Indicizzazione documenti
- Visualizzazione documenti
- Ricerche semplici ed avanzate
- Generazione dinamica PDF
- Statistiche avanzate
- Notifiche via e-mail
- Gestione errori (errata corrige)
- Registro conservazioni
- Informazioni di sistema
- Gestione procedure
- Add-on per funzioni aziendali
- Plug-in di conversione formati


Obiettivi:
- Risparmio di inutile carta e di preziosi alberi
- Migliorare l’efficienza ed il controllo
- Eliminazione dei costi di stoccaggio e archiviazione tradizionale.
- Storico di tutti i documenti conservati visualizzabili tramite browser.

Configurazioni:
- Sistema aziendale, server interno all'organizzazione
- Sistema multi-azienda, un unico server, molteplici partizioni per altrettante ragioni sociali
- Servizio di conservazione in full outsourcing.

Manuale operativo:
Il sistema viene, su richiesta, corredato di un manuale operativo che rimane a disposizione del Responsabile della Conservazione che formalizza il processo di conservazione adottato.

Sicurezza:
Infrastruttura collaudata e sicura, controlli all’importazione e durante i processi critici.

Viene notificato al responsabile della conservazione la necessità di procedere all’archiviazione attraverso l’invio di un' e-mail.
Ad ogni eventuale errore riscontrato il sistema spedisce un’ e-mail di notifica al Responsabile della conservazione.


Ambiente e Futuro:
Per produrre 1000 kg di carta sono necessari indicativamente: 15 alberi, 440.000 lt di acqua, 76,0 Mw. Pensate a quanti alberi è oggi possibile risparmiare utilizzando un sistema di conservazione sostitutiva.

Maggiori dettagli sono disponibili al seguente indirizzo:

http://www.digitaltrust.it/i-sign/I-Sign_archiviazione.php

Per calcolare il risparmio:

http://www.digitaltrust.it/i-sign/calcola/

Digitaltrust è la divisione aziendale dedicata alla sicurezza informatica di:
Internet Centre of Excellence S.r.l.
Via Tazzoli, 6 Milano
Tel: +39 0229061262
Fax:+39 026598897
press@digitaltrust.it
info@digitaltrust.biz

TimbroDigitale.it - Sistema Online di Certificazione Temporale Documenti Digitali

Digitaltrust, società leader in Italia nelle soluzioni per l'applicazione della firma digitale in ambito aziendale e privato, presenta timbrodigitale.it, sistema di semplice utilizzo ed economico che risponde alla necessità di datare in modo certo ed opponibile a terzi documenti (contratti, scritture private, atti pubblici o invenzioni) in formato digitale al fine di poter dimostrare la DATA CERTA del documento stesso.

Sign'ncrypt, il software sviluppato da Digitaltrust per la firma digitale, firma elettronica qualificata e crittografia è consigliato sul Sito del C.N.I.P.A. (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione).
Per la marcatura temporale ci avvaliamo di un Certificatore Autorizzato accreditato C.N.I.P.A.: ACTALIS S.p.A.

A tal proposito un tipico esempio di applicazione del sistema TimbroDigitale è proprio la datazione del Documento Programmatico di Sicurezza (DPS) rivolto alle Aziende e alle Pubbliche Amministrazioni che desiderino dimostrare la data certa di redazione.

Il servizio offerto da TimbroDigitale equivale sostanzialmente alla timbratura normalmente fornita dalla Posta o effettuata con procedure notarili o dai pubblici uffici.

La marca temporale (digital time stamp) attesta infatti l'esistenza di un documento informatico (o meglio di un file informatico) ad una determinata data ed ora ('validazione temporale').

L'apposizione di una marca temporale produce l'effetto giuridico di attribuire 'la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.' ( Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 pubblicato in G.U. del 16 maggio 2005, n. 112 - S.O. n. 93 “Codice dell’amministrazione digitale” aggiornato dal D.Lgs. n. 159 del 4 aprile 2006 pubblicato in G.U. del 29 aprile 2006, n. 99 – S.O. n. 105 “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell’amministrazione digitale”) e, dunque, non solo efficaci tra le parti.
Può essere oggetto di validazione temporale qualunque file informatico e, pertanto, non solo testi, ma bilanci, relazioni, schemi, disegni tecnici, software, banche dati, opere grafiche, immagini, filmati, suoni e, in generale, ogni tipo di documento, ovviamente solo in formato digitale.


Il vantaggio offerto dalla tecnologia TimbroDigitale è ovviamente un risparmio economico e soprattutto di tempo, la possibilità di "certificare" uno o più documenti 24 ore su 24, 365 giorni l'anno, senza muoversi dal proprio PC, con inoltre la certezza che il file sottoposto a datazione non verrà mai in possesso di TimbroDigitale, non transiterà mai attraverso internet e rimarrà in capo all'autore la responsabilità della conservazione dello stesso e dei relativi documenti digitali che ne garantiscono l'esistenza alla data di "validazione temporale".

Il servizio è disponibile ed attivo a questo indirizzo: http://www.timbrodigitale.it/