Come scegliere software di contabilità commerciali per i magazzini

Le nuove start up italiane hanno come primaria necessità aziendale quella di scegliere e introdurre un software di contabilità del magazzino per gestire la merce ingresso e in uscita all’interno dell’organizzazione, oltre che a processare fatture, bolle di accompagno e gestione delle scadenze. Molte le soluzioni presenti sul mercato, dai software gestionali open source a quelli commerciali, ma spesso le nuove start up decidono di formare il personale interno su una piattaforma open source per limitare i costi iniziali.

Tuttavia, le scelte delle aziende con una certa maturità si spostano verso l’utilizzo di software di contabilità commerciali (o proprietari) perché le funzionalità per la gestione del magazzino, di produzione e di analisi finanziaria sono molto più vicine alle realtà aziendali e che soddisfano tutti i bisogni interni. Le attività commerciali hanno la possibilità di usufruire di un software che garantisce una contabilità semplificata e una assistenza continua per i problemi di routine relativi all’ingresso di nuovi merci nel magazzino, la gestione delle spedizioni, delle fatture accompagnatorie e del calcolo dell’IVA per i vari prodotti con diverse aliquote.

L’utilizzo di Software ERP commerciali è diventato sempre più frequente tanto che alcune aziende hanno deciso di introdurre questo sistema per la pianificazione delle risorse d’impresa, che integra il controllo dell’inventario al tracciamento degli ordini, dalla gestione delle risorse umane ai servizi per i clienti. Il programma permette di garantire processi automatizzati per la pianificazione delle attività di routine che gli addetti ai lavori devono svolgere per gestire la contabilità interna.

La necessità di mantenere il magazzino aggiornato per gestire le giacenze e i nuovi prodotti in arrivo è di fondamentale importanza, soprattutto automatizzare i processi di inserimento con l’ausilio di penne ottiche e carrelli che velocizzano l’acquisizione delle informazioni per gestirle successivamente attraverso il programma di contabilità. I componenti principali di un programma di contabilità per uffici e imprese devono garantire la gestione degli acquisti, del magazzino, della produzione, delle vendite e della distribuzione. Un front-end di semplice utilizzo faciliterà l’addetto ai lavori ad adempire ai propri compiti contabili.

Ottimizzare la Gestione Magazzino

Oggi più che mai, soprattutto in seguito alla crisi economica che ha colpito tutti i settori commerciali e non, è importante ottimizzare tutte le risorse aziendali per aumentare l'efficienza produttiva della propria impresa e per essere sempre più competitivi nel mercato nazionale, per offrire un prodotto sempre migliore alla propria clientela. Uno dei punti focali per ottenere questo risultato è senza dubbio la Gestione Magazzino. Un magazzino sovradimensionato infatti è un costo che può risultare dannoso per l’azienda, come un magazzino sottodimensionato può dequalificare il servizio che la nostra azienda offre al cliente, appesantendo il lavoro aziendale anche dei nostri dipendenti.


La Gestione Magazzino si occupa semplicemente di questo: monitorare il flusso di materiali e dei prodotti per poter intervenire in modo tempestivo sulle scorte necessarie da acquistare o da mettere in ordine. Perciò punti di riordino calcolati in funzione dei consumi e della capacità produttiva e soprattutto gestione delle scorte in armonia con i flussi di vendita e con, ancora, la capacità produttiva.

Una Gestione Magazzino efficace non solo rende più performante l'azienda nei confronti delle richieste del cliente (abbassando i tempi di consegna e aumentando notevolmente la qualità del servizio) ma in più riesce anche a ottimizzare il patrimonio aziendale abbattendo i costi di un Magazzino inutilmente corposo.

Stampa di documenti di trasporto in realtime sul mezzo ed inserimento automatico nel gestionale aziendale

Itecs unitamente a Sinapsi Informatica (patner IBM) hanno sviluppato una piattaforma battezzata MyFleet composta da vari moduli, implementabili anche singolarmente, che rivoluziona il concetto di Assegnazione del Trasporto.

Grazie alla piattaforma per la localizzazione satellitare Myfleet è stato instaurato un automatismo tra: l’inserimento degli ordini nel software gestionale; le operazioni di pianificazione dei viaggi; la consegna dei documenti agli autisti (trasmissione Gprs); la conferma sull’esecuzione delle commesse; sui tempi e sui chilometri effettuati con l’obiettivo di: velocizzare le operazioni di attribuzione dei viaggi; eliminare errori dovuti ad incomprensioni o alla perdita di documenti; conoscere in tempo reale lo stato di evasione delle commesse; ridurre i tempi morti e i chilometri a vuoto derivanti da una mancata o tarda comunicazione, e soprattutto dalla presenza fisica degli autisti presso gli uffici.

MyFleet OnBoard è un software di bordo ideato per automatizzare al massimo la gestione delle bolle e dei documenti di trasporto nonché dei veicoli e degli autisti, eliminando la comunicazione verbale e la consegna di documenti cartacei:

* Permette al pianificatore dei viaggi di inviare o modificare in tempo reale, dalla propria postazione, documenti di trasporto e testo prelevandoli direttamente dal software gestionale
* Permette all’autista di inviare, ricevere e modificare messaggi di testo (testo libero o precompilati), documenti di testo o DDT aziendali personalizzate (compresi DDT per Calcestruzzo)
* I documenti vengono inviati da e verso l'azienda tramite comunicazione GPRS che consente una trasmissione sicura e veloce di qualsiasi informazione
* Permette all’autista di stampare i messaggi ed i documenti tramite una stampante termica installata a bordo.
* Permette all’autista di visualizzare i dati rilevati dai sensori installati a bordo ed i dati di telemetria del mezzo.
* Consente l'attivazione automatica del navigatore satellitare verso il luogo di carico/scarico indicato nel messaggio o nel documento di trasporto.




L’obiettivo è quindi rendere gli autisti completamente operativi a distanza mediante la comunicazione automatica delle commesse e degli ordini da svolgere direttamente a bordo
del mezzo. Per questo ogni veicolo viene dotato di computer touch screen tramite il quale l’autista è informato del lavoro da svolgere. Perciò potrà comunicare con la sede ed eseguire svariate operazioni inerenti al lavoro svolto, fornendo al responsabile della logistica in sede la possibilità di conoscere l’esatto avanzamento degli ordini. Ogni veicolo è inoltre dotato di una stampante termica che consente all’autista di stampare su carta intestata i documenti di trasporto per apporvi la firma del destinatario.

Se la merce o le quantità effettivamente caricate non corrispondono ai documenti inviati dalla sede, l’autista può utilizzare alcune semplici funzioni disponibili nel computer di bordo per correggere le quantità e le righe dei Ddt prima di stamparli. Tutte le modifiche ed i documenti stampati a bordo veicolo vengono segnalati in azienda ed inseriti automaticamente nel database gestionale per le operazioni di fatturazione.




Per approfondimenti e maggiori informazioni
iTecs S.r.l.
Via S.Salvaro 2/I
35043 MONSELICE (PD)
Tel. 0429 780 930
Fax: 0429 780 930
e-mail: info@itecsonline.net
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Gestione logistica del magazzino

Il monitoraggio e la gestione del magazzino, oggi più che in passato, riveste un ruolo fondamentale all’interno della gestione aziendale. La concorrenza del mercato odierna costringe infatti l’imprenditore a cercare di massimizzare la scorta del magazzino, in modo da avere lo stretto necessario per rispondere in maniera adeguata all’ esigenze della clientela. Allo stesso tempo, è necessario limitare al massimo la possibilità che la merce rimanga invenduta.

Per incrementare la produttività dell’azienda e la vendita dei prodotti, è altresì fondamentale ridurre al minimo i tempi di elaborazione e la possibilità di errori e incomprensioni di vario tipo.

E’ dunque evidente che per le piccole e medie imprese diventa sempre più importante poter far affidamento su un software per la gestione di magazzino, così da poter fare fronte facilmente non solo al controllo delle giacenze, ma anche a tutta una serie di problemi, quali quelli contabili, fiscali, di bilancio e giuridici.

I software per la gestione di magazzino di ultima generazione prevedono anche l’ausilio di strumenti tecnologici, quali ad esempio palmari connessi ad un sistema informativo tramite tecnologia Wi-fi. Questo sistema ha il notevole vantaggio di consentire una raccolta dei dati trasmessi dai vari operatori ed una loro disponibilità in tempo reale.

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