Gestione documentale e archiviazione sostitutiva

Una recente ricerca dimostra che nelle aziende europee si fa ancora largo uso di carta e penna, alla faccia della digitalizzazione e dei dispositivi che la tecnologia rende sempre più portabili, versatili, potenti e veloci. In riunione si va con carta e penna, come si usava fare un tempo al liceo, e chi ha mai lavorato in un moderno ufficio della new economy sa bene che la maggior parte degli impiegati tiene carta e penna accanto al pc, sempre a disposizione. A queste note importanti si aggiungono ovviamente le informazioni di email, presentazioni, relazioni ed ogni altro tipo di documento informatico stoccati sui pc aziendali, ed il quadro che ne deriva è quello di una frammentazione e dispersione delle informazioni che cozza con i sani principi di gestione del flusso informativo aziendale, che, almeno in un mondo ideale, dovrebbe risultare ben strutturato ed avere come collettore il database aziendale. A maggior ragione adesso, visto che l'ordinamento prevede norme che consentono la gestione documentale in formato elettronico e la conservazione e archiviazione sostitutiva, elementi che possono garantire alle aziende non solo maggiore efficienza, ma anche e soprattutto un significativo risparmio. Un sistema integrato di gestione documentale - ovviamente in formato digitale - permettere di risolvere l'annoso problema della frammentazione e dispersione delle informazioni, migliorando l'efficienza aziendale, favorendo il risparmio e, non ultimo, limitando il consumo di carta, con tutti i benefici per l'ambiente che ne derivano. La gestione integrata dei documenti può implicare anche soluzioni complesse, che richiedono investimenti significativi, ma oggi esistono società di outsourcing archivistico che consentono a medie e grandi aziende di accedere a soluzioni d'avanguardia risparmiando anche il 30-40% rispetto alla gestione in house.

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