Il portale servizi come collettore dei dati aziendali

L'organizzazione dei dati aziendali è uno dei principali problemi che ogni impresa si trova ad affrontare. I processi produttivi aziendali richiedono non solo un efficiente sistema di archiviazione e condivisione dei dati, ma anche protocolli di sicurezzza adeguati, sistemi di backup, architettura informatica adeguata, possibilità di accesso ai dati in ogni circostanza ma unicamente da parte di soggetti autenticati. Il portale servizi presenta caratteristiche idonee a soddisfare tutte queste esigenze, perché è uno strumento estremamente flessibile, che consente il pieno accesso alla banca dati sfruttando unicamente il browser ed una connessione internet, senza alcun bisogno di installare software particolari. I dati stoccati sul portale sono messi al sicuro grazie ad una connessione SSL ed un sistema di autenticazione con nome utente e password capace di gestire più livelli d'utenza, ciascuno dei quali può essere abilitato alla visuzzazione ed all'interpolazione di set di dati predefiniti. Ad esempio, mentre il project manager potrà avere un account con accesso ai livelli di informazione più elevati, la risorsa tecnica staffata sul progetto potrà accedere unicamente al nucleo di informazioni necessario all'espletamento dei vari task coinvolti. Il portale dei servizi consente la visualizzazione dei dati e delle immagini, l'inserimento di richieste online e off-line e, ovviamente, una ricerca veloce di tutte le informazioni archiviate. Rivolgendosi a società di servizi specializzate potremo fruire di un portale di servizi pronto all'uso, immediatamente operativo, contando su un apparato hardware e software d'avanguardia e dotato di tutte li indispensabili caratteristiche finalizzate a garantire la massima sicurezza dei dati, anche in ossequio alla normativa vigente in fatto di privacy. Abbattendo i costi strutturali, il setup del portale si risolverà unicamente nella sua pratica configurazione e nell'operazione di data entry.

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Gestione documentale e archiviazione sostitutiva

Una recente ricerca dimostra che nelle aziende europee si fa ancora largo uso di carta e penna, alla faccia della digitalizzazione e dei dispositivi che la tecnologia rende sempre più portabili, versatili, potenti e veloci. In riunione si va con carta e penna, come si usava fare un tempo al liceo, e chi ha mai lavorato in un moderno ufficio della new economy sa bene che la maggior parte degli impiegati tiene carta e penna accanto al pc, sempre a disposizione. A queste note importanti si aggiungono ovviamente le informazioni di email, presentazioni, relazioni ed ogni altro tipo di documento informatico stoccati sui pc aziendali, ed il quadro che ne deriva è quello di una frammentazione e dispersione delle informazioni che cozza con i sani principi di gestione del flusso informativo aziendale, che, almeno in un mondo ideale, dovrebbe risultare ben strutturato ed avere come collettore il database aziendale. A maggior ragione adesso, visto che l'ordinamento prevede norme che consentono la gestione documentale in formato elettronico e la conservazione e archiviazione sostitutiva, elementi che possono garantire alle aziende non solo maggiore efficienza, ma anche e soprattutto un significativo risparmio. Un sistema integrato di gestione documentale - ovviamente in formato digitale - permettere di risolvere l'annoso problema della frammentazione e dispersione delle informazioni, migliorando l'efficienza aziendale, favorendo il risparmio e, non ultimo, limitando il consumo di carta, con tutti i benefici per l'ambiente che ne derivano. La gestione integrata dei documenti può implicare anche soluzioni complesse, che richiedono investimenti significativi, ma oggi esistono società di outsourcing archivistico che consentono a medie e grandi aziende di accedere a soluzioni d'avanguardia risparmiando anche il 30-40% rispetto alla gestione in house.

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