PEC: il valore legale ai messaggi di posta elettronica

Il Decreto Legge n°185 del 29 novembre 2008, trasformato in Legge il 28 gennaio 2009, prevede che le aziende ed i liberi professionisti si dotino di caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie in grado di certificare la data e l'ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l'integrità dei loro contenuti.

Con l'acronimo PEC si indica un sistema di "trasporto" di documenti informatici che, pur presentando forti similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", garantisce agli utenti la certezza dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario, ottenendo così lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata.
La PEC può quindi essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico.

Il servizio di PEC prevede tre distinti soggetti con ruoli specifici:
- mittente: è l’utente iniziale che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- destinatario: è l’utente finale che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- gestore del servizio: è il soggetto, pubblico o privato che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce uno o più domini di posta certificata. Il generico gestore del servizio è presente in un registro informatico dedicato, denominato indice dei gestori di posta certificata. I gestori del servizio di posta elettronica certificata devono garantire l’utilizzo di metodi per la verifica che il messaggio sia trasportato dal mittente al destinatario integro nelle sue parti.

"Certificare la trasmissione dei documenti informatici (invio e ricezione) significa che il mittente o riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione , o riceve dal gestore destinatario la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale quando il messaggio perviene nella casella di posta certificata del destinatario.
Ecco, di seguito, le varie tipologie di ricevute previste dal sistema di posta elettronica certificata:

- ricevuta di accettazione: il gestore di PEC a cui fa riferimento il mittente invia a quest’ultimo la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che attestano l’invio di un messaggio. La ricevuta di accettazione è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica;
- ricevuta di presa in carico del messaggio di PEC: il gestore del destinatario fornisce al gestore del mittente una ricevuta che attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio. Nel caso in cui la comunicazione tra i due gestori fallisca, il mittente riceverà notifica dell’evento;
- ricevuta di avvenuta consegna (o mancata consegna):il gestore di PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna contestualmente alla disponibilità del messaggio inviato nella casella del destinatario, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte di quest’ultimo. La ricevuta indica che il messaggio è effettivamente pervenuto all’indirizzo del destinatario e certifica la data e l’ora dell’evento. La ricevuta di accettazione è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica del destinatario. Nella notifica di avvenuta consegna viene allegato la copia completa del messaggio recapitato.
- ricevuta di errore di consegna e messaggio di anomalia di trasporto: nel caso in cui il messaggio non risulti consegnabile, il gestore del ricevente fornisce ricevuta di errore di consegna al mittente. Quando un messaggio errato/non di posta certificata deve essere consegnato ad un utente di posta certificata, il messaggio è inserito in un messaggio di anomalia di trasporto per evidenziare l’anomalia al destinatario. Il messaggio di anomalia di trasporto è firmato con la chiave del gestore di posta certificata del destinatario.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata rende disponibili tutte le sue funzionalità nel caso in cui sia il mittente sia il destinatario fanno riferimento ad un proprio gestore del servizio, eventualmente coincidente, presente nell’indice dei gestori di posta certificata pubblicato sul sito della CNIPA. Esso inoltre presenta numerosi vantaggi come, ad esempio, la semplicità ed economicità di trasmissione o di ricerca, la facilità di invio multiplo e soprattutto la velocità e comodità del servizio, attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.