Conservazione, archiviazione e fatturazione : compiti amministrativi

Nel campo commerciale ed amministrativo di aziende, siano esse di piccola , media e grande dimensioni, una importanza rilevante ce l’hanno tre attività commerciali – amministrative :
- Conservazione sostitutiva : la conservazione sostitutiva documenti è un’attività legale e d informatica. La sua funzione è quella di garantire la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Inoltre questa attività equipara i documenti cartacei con quelli elettronici in modo tale che la parte amministrativa di un’azienda sia in grado di risparmiare sulle attività di stampa, archiviazione e stoccaggio. La conservazione sostitutiva altro non è che una conservare digitale cioè sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale .
- Archiviazione digitale : l’archiviazione digitale documenti è un’attività o un processo di memorizzazione di documenti digitali ed informatici su appositi supporti. Ogni documento viene identificato mediante un codice unico e proprio di riferimento oppure attraverso chiavi di ricerca dell’azienda. Questa archiviazione permette una consultazione facile e veloce di tutti i documenti ma anche una condivisione veloce e sicura degli stessi documenti.
- Fatturazione elettronica : è un’attività di archiviazione di fatture elettroniche cioè di quei documenti informatici il cui contenuto è immutabile e non alterabile. Attraverso il software di fatturazione elettronica è possibile attestare che la data di emissione,l’autenticità della provenienza e l’integrità del contenuto rispettino due normative comunitarie e nazionali secondo le quali ogni fattura deve avere la firma elettronica e che ogni si sia utilizzato il sistema di Elettronic Data interchange.
Ecco tre elementi essenziali per velocizzare e rendere più pratica l’attività amministrativa di ogni azienda.