Conservazione sostitutiva per risparmiare negli uffici

Quanto costa in termini di fatica, lavoro, spazio e spreco di risorse gestire una azienda? Organizzare tutti i dati legati al bilancio, i libri contabili, le pratiche e le ricevute. Gestire tutte le procedure aperte e archiviare tutte i procedimenti già evasi. Un mare di carte che passano di scrivania in scrivania, fino a finire in migliaia di faldoni che occupano intere stanza, uno spazio infinito di cartelle che richiede ore per portare a termine una ricerca per trovare un documento. Quindi se servirà in un futuro più o meno lontano riesumare un documento per lavorarlo o per presentarlo ad un eventuale controllo sarà necessario fare ricerche tra le montagne di fogli e cartelline. E pensare che la maggior parte dei fogli riposti negli uffici è stato generato da un computer e poi stampato per essere messo da parte. Cosa succederebbe se tutti quei dati rimasse all’interno della sicurezza di un hard disk del vostro computer invece di finire su pagine e pagine di carta inutile e contribuire alla distruzione delle grandi riserve di ossigeno dei polmoni della terra?

Le aziende possono aggiornarsi e cercare di evitare la gestione totalmente cartacea della documentazione anche per quella che si considera di valore fiscale. Si chiama conservazione sostitutiva ed è una procedura informatica, riconosciuta dalla legge, che permette di rendere legalmente valido un documento digitale. In questo modo l’archiviazione digitale non diventa solo un modo per fare il backup del lavoro aziendale ma un modo di sostituire la lavorazione tradizionale basata sulla carta con una più orientata al futuro e che rappresenta anche un passo in avanti per il rispetto dell’ambiente.