Archiviazione Elettronica dei Documenti, guida introduttiva

L’Archiviazione Elettronica dei Documenti è il processo attraverso il quale il materiale documentale aziendale viene archiviato in supporti digitali quali hard disk, CD / DVD, server o altro.

L’archiviazione elettronica dei documenti o gestione documentale avviene attraverso specifici software in grado di acquisire, indicizzare, conservare, convertire e consultare tutto il materiale documentale dell’azienda o organizzazione che adotta questo metodo.

In dettaglio i processi sopra elencati hanno ognuno una specifica finalità ed obiettivo:

Acquisizione: il documento viene acquisito digitalmente, attraverso uno scanner ottico, e portato in formato elettronico (generalmente immagine ma ci sono dei software che riescono a riconoscere il testo quindi acquisiscono il documento trasformandolo in un foglio elettronico modificabile).

Indicizzazione: il documento, dopo essere stato trasformato in file elettronico viene categorizzato utilizzando parole e termini pertinenti.

Conservazione: il documento viene archiviato in un database e reso disponibile per la ricerca e la consultazione elettronica (questa è la finalità della conservazione sostitutiva).

Conversione: il documento in formato elettronico può essere convertito in altri formati, gli esempi più classici sono da testo ad immagine o da file di testo a PDF.

Consultazione: è il processo che consente la consultazione del documento una volta acquisito e gestito elettronicamente, l’archiviazione elettronica dei documenti fa sì che questi siano messi a disposizione di chi svolge varie funzioni all’interno dell’azienda perché possano consultarli ed utilizzarli.

Quello dell’archiviazione elettronica dei documenti è uno dei processi che semplifica il lavoro e la gestione aziendale, infatti, la modalità di conservazione elettronica fa risparmiare spazi e facilita l’archiviazione, la ricerca e la consultazione di materiali che spesso servono all’azienda per rendicontare la propria situazione e possono essere richiesti da autorità preposte al controllo fiscale o di altro tipo.