Basta all’inflazione cartacea

Siete i responsabili di un’azienda e siete stanchi dell’impegno economico e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli armadi pieni di carta e sperate che non arrivi mai una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale e fare in modo che quei file abbiano un valore legale a tutti gli effetti. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

Esistono dei software di archiviazione digitale che applicano a ogni documento che dovete riporre una firma digitale e una marca temporale, in modo che garantiscano il valore legale dei dati conservati per farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

Implementando la gestione totalmente elettronica sarà possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente la lavorazione adempiendo all’obbligo della fatturazione elettronica e l’obbligo della posta elettronica certificata. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.