Eliminare gli archivi cartacei

Avete una azienda e siete stanchi dei costi e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli archivi pieni di carta e siete terrorizzati da una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile, rispettando una serie di rigide disposizioni, trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale.

I software per la conservazione sostitutiva dei documenti (è questo il nome tecnico della procedura) permettono, oltre alla semplificazione della gestione dei dati che ogni azienda utilizza, anche un gran risparmio di risorse, sia umane che tecniche. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

I software di archiviazione digitale applicheranno al documento che dovete conservare una sorta di firma digitale e una marca temporale, che permettono di attestare il valore legale dei dati archiviati in modo da farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

Integrando un sistema gestionale totalmente elettronico è possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente il metodo di lavorazione implementando sistemi di fatturazione elettronica e posta elettronica digitale. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.