Implementare la conservazione sostitutiva per i documenti

La conservazione sostitutiva dei documenti è un sistema di processi informatici e software, regolate nel dettagli dalle leggi del Nostro paese, in grado di mantenere nel tempo la validità di un documento informatico a livello fiscale e legale.

L’obiettivo è garantire che l’uso di software per la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici venga equiparata alla produzione dei documenti cartacei, garantendo ad entrambi una validità legale. Per fare in modo che si possa fermare un documento alla data di chiusura si utilizza la firma digitale la marca temporale, due elementi fondamentali che servono a bloccare un documento in modo che non sia più modificabile apponendo in modo indelebile la data e l’ora definitive.

Attraverso i nuovi sistemi di gestione digitale della documentazione le aziende e la pubblica amministrazione possono ottenere i risultati sia dal punto di vista del risparmio, di tempo e di risorse, sia dal punto di vista del rispetto per l’ambiente. Nuove procedure come la posta elettronica certificata e la Fatturazione elettronica possono aumentare l’efficienza della lavorazione e garantire una rivoluzione che andrà a vantaggio sia dei lavoratori che degli utenti.

Come dimostra l’implementazione nella scuola della pagella on line o della prenotazione dei colloqui con i professori, per esempio, è possibile snellire la burocrazia che gestisce le dinamiche interne, venire incontro ai genitori e risparmiare sulla carta usata per i documenti.