Scelta Multifunzione : Toner e Cartucce Compatibili, Prezzi

Scelta Multifunzione : Toner e Cartucce Compatibili, Prezzi

Come scegliere un multifunzione

Non è impresa facile, di fronte al gran numero di modelli disponibili e alla loro sostanziale standardizzazione, selezionare l'apparecchio più confacente alle proprie esigenze. Il peso e l'importanza di ogni singola caratteristica e accessorio cambiano in funzione di numerose variabiliche vanno dalle condizioni ambientali al tipo di utilizzo cui il prodotto è destinato, passando per il numero di persone che dovrà servirsene, i volumi di stampe/copie previsti e l'intensità dell'uso. Inoltre continua a crescere l'importanza di fattori esterni al prodotto perlopiù attinenti alla sfera dei servizi. L'obiettivo di fondo è comunque sempre lo stesso: il rapporto ottimale qualità/assistenza/costo stampa/copia, dove per qualità si intendono l'aflidabilita della macchina e la qualita del risultato finale, per assistenza la qualità e la tempestività degli interventi per ridurre al minimo i tempi morti, per prezzo la somma del costo macchina con quello dei prodotti di consumo, divisa per il numero di pagine realizzate. II primo punto da mettere in chiaro, magari con l'aiuto di un esperto e sulla base delle risorse disponibili, sono le eflettive esigenze che si desiderano soddisfare. Puntare tutto e solo sull`aspetto economico, pur riconoscendone l'importanza, può rivelarsi controproducente. L'abbondanza dell'offerta che caratterizza questo settore attiva autonomamente un meccanismo di costante riequilibrio dei prezzi di vendita, augurabile ma anche pericoloso se spinto all 'eccesso in quanto potrebbe indurre i produttori, una volta ridotti i costi di produzione e di distribuzione a un minimo incomprimibile, a rrifarsi sullo stesso prodotto. In linea di principio pur dando all'elemento economico il peso che si merita, soprattutto quando l'investimento è dell`ordine di decine di migliaia di Euro, è consigliabile stabilire innanzitutto qual è il segmento, identflicabile con il numero di stampe/copie per minuto, vale a dire con la produttività, che meglio risponde alle proprie esigenze.

L'esame delle esigenze

Sono diversi i quesiti da porsi quando ci si appresta a un nuovo acquisto: fra questi la tecnologia di Stampa, la velocità di riproduzione, il formato degli originali e delle stampe/copie, il tipo di originali prevalente, le funzioni speciali accessorie, la qualità della stampa e la facilità d`uso. Per prima cosa occorre conoscere i consumi mensili di copie e di stampe che l`utente (impresa, dipartimento, uflìcio, eccetera) è in grado di produrre con il modello di apparecchio che viene preso in considerazione. Successivamente è importante distinguere tra le basse tirature tipiche dei piccoli gruppi di lavoro o dei dipartimenti e le grandi tirature dei centri stampa aziendali. Senza contare la qualità di stampa e/o di finissaggio richiesti per i diversi tipi di lavoro. Occorre poi stabilire se conviene una connessione a pc n in rete, resa ormai possibile da tutti i più recenti modelli di attrezzature digitali multifunzione, sia a colori che bianco/nero, oltre ovviamente alle interfacce, alle emulazioni e ai tempi necessari per trattare un file prima della stampa. Altro aspetto da non sottovalutare è il servizio di assistenza e controllo consentito dal collegamento in rete.

Accessori

La maggior parte dei prodotti multifunzione, a parte i modelli personal, dispongono di accessori opzionali o di serie che consentono di facilitare lap roduzione di documenti complessi che comportano operazioni di finissaggio quali l'inserimento di interfogli, l'applicazione di copertine, la graffatura o la rilegatura. Tra gli accessori più comuni troviamo i cassetti a grande capacità (Lct), gli alimentatori originali semiautomatici e automatici che consentono il caricamento fronte/retro e il ricircolo degli stessi originali. Sono previsti anche dispositivi per la copiatura in fronte/retro. In uscita si possono avere fascicolatori fino a 20 o 40 scomparti, alcuni off-line, ossia indipendenti e collegati all`apparecchio meccanicamente o elettricamente, altri facenti corpo unico con la macchina. Abbiamo infine moduli di cucitura a punti metallici, di rilegatura a caldo e di piegatura a Z. Per quanto riguarda i multifunzione digitali utilizzati da gruppi di lavoro, diventa indispensabile la disponibilita di sorter elettronici con caselle personalizzate perla raccolta e l`eventuale finissaggio delle tirature.

Affidabilità

L'affidabilità è un argomento essenziale nella gara tra i produttori in materia di assistenza. L`integrazione di nuove funzioni digitali contribuisce a migliorare l`affidabilita in quanto vi sono meno parti meccaniche in movimento.

Calcolo dei costi

Quello del costo stampa/copia formato A4 è un elemento fondamentale per determinare l`acquisto di un'apparecchiatura, tanto a bassa che ad alta tiratura. Tale costo dipende dal prezzo della macchina, dal suo periodo di ammortamento (3 o 5 anni), dai costi di manutenzione (contratto di assistenza e parti di ricambio), dal prezzo dei consumabili (toner, developer, tamburo, carta, eccetera) e dal numero di riproduzioni previste su base mensile. Sarà quindi Opportuno interpellare su questi punti diversi fornitori. Senza dimenticare la copertura, ossia la superficie coperta dal toner, espressa in percentuale, generalmente da 5% a 53%. Di quanto si discostano da questi valori le stampe/copie che si andranno a fare? Lo scarto dei costi in consumabili tra una macchina di produzione e un personal a cartuccia varia in media da l a 8 volte, La fatturazione a pagina (con un volume minimo garantito), nei casi di leasing o di affitto, risponde proprio a questo tipo di problematica.

Colore

A che cosa serve il colore? La scelta del colore si pone in termini di efficacia della comunicazione. L`utilizzo di colori aggiuntivi al nero non consente soltanto di migliorare l'aspetto del documento, ma anche la leggibilità e la memorizzazione delle informazioni tramite l'evidenziazione delle più importanti. Se l'esigenza è quella di riprodurre originali a quattro colori, il problema e solo di scegliere il modello di apparecchio che più si attaglia alle quantità di pagine da realizzare. Il prezzo di queste macchine, ormai tutte digitali, varia notevolmente soprattutto in funzione della produttività, della connettività a singolo pc o in rete, ma anche della qualita del prodotto finale. Il modo più sicuro per scegliere il modello più adatto alle proprie esigenze, una volta stabiliti i volumi occorrenti, è quello di testarlo con propri originali.

Costi di manutenzione

Ecco un elenco dei principali punti da rispettare per il buon utilizzo di un'attrezzatura: nominare un responsabile della manutenzione macchina il cui compito sarà anche di aiutare l'utilizzatore in caso di inconvenienti; seguire i consigli del manuale d`uso dell`apparecchio, in particolare per quel che riguarda la manutenzione e l`assistenza (a questo proposito occorre prestare particolare attenzione alla spia luminosa che segnala mancanza di toner: se rimane accesa troppo a lungo si rischia non soltanto di ottenere copie di cattiva qualità ma anche di creare delle anomalie nel funzionamento della macchina); non sistemare l'attrezzatura dietro a una porta, vicino a una sorgente di calore (radiatore o vetrata molto esposta al sole) o a una bocchetta di un impianto di climatizzazione; non lasciare graffette o altre parti metalliche sulla macchina che potrebbero, come è gia successo, danneggiare il tamburo (le graffette possono cadere nel cassetto della carta ed entrare nella macchina assieme al foglio): per evitare tale inconveniente, sulla maggior parte dei modelli più moderni esiste una zona magnetizzata a lato del quadro comandi; “No smoking": il fumo delle sigarette può alla lunga risultare nocivo non soltanto a1l'operatore, ma anche avere possibili conseguenze sulla risoluzione, vale a dire sul numero di linee per millimetro che definiscono la qualità dell`ottica; smazzare correttamente le risme di carta o supporti speciali prima di introdurli nei diversi cassetti di alimentazione della macchina. Ricordiamo che le risme di carta vanno conservate orizzontalmente e non verticalmente cioè nel senso del loro futuro utilizzo.

Ecologia

Tutti i maggiori produttori assicurano omiai il recupero delle parti usate e alcuni il ricondizionamento di macchine ritirate dal mercato, garantite in tutto come nuove. È un argomento che ha un notevole peso nei paesi anglosassoni e che va imponendosi anche nell`Europa continentale. Inoltre un apparecchio deve disperdere il meno possibile particelle di toner nell`ambiente. Da questo punto di vista sono preferibili i modelli a cartuccia. Alcuni controllano autonomamente le emissioni di ozono. I miglioramenti più recenti in fatto di tecnologia elettrofotografica vanno in questa direzione; ne sono un esempio i fotoconduttori a carica positiva che utilizzano toner negativi che emettono minori quantità di ozono. Certi fornitori offrono anche una gamma di macchine ricondizionate con la stessa garanzia dei modelli nuovi. Da notare che diversi modelli, sia a toner che a getto d`inchiostro, sfuggono in parte alle precauzioni ecologiche in quanto, per neutralizzarli, basta ricuperare le cartucce.

Ergonomia

Il trionfo dei prodotti multifunzione nella comunicazione d`impresa non e dovuto soltanto alle loro performance tecniche, inimmaginabili soltanto venti anni fa, ma anche all'ergonomia di cui i costruttori li hanno dotati. La praticità del quadro comandi, con l'esposizione luminosa delle funzioni, delle regolazioni e degli eventuali problemi, l'interattività, eccetera, sono importanti criteri di scelta di un`apparecchiatura. Inoltre l`utilizzo di microprocessori e di memorie elettroniche consentono di immagazzinare le impostazioni dei lavori ricorrenti e di richiamarli con la semplicepressione di un tasto. Da segnalare anche il caricamento frontale che consente sia di ridurre l`ingombro che di facilitare il caricamento della carta in macchina. Nel caso degli apparecchi digitali è di grande importanza il grado di integrazione delle diverse funzioni, la facilità di apprendimento e la facilità d'uso.

Formato originali e stampelcopie

Su questo punto sono opportune alcune considerazioni: la prima riguarda i fomiati degli originali più usati, la seconda quelli delle stampe/copie che se ne vogliono trarre. Metterli in rapporto tra di loro significa, nella maggior parte dei casi, valutare l'opportunità di disporre di uno zoom e, anche se la risposta è affermativa, di che tipo di obiettivo. Il fascino esercitato dallo zoom è molto forte e può avere un effetto psicologico che non corrisponde alle esigenze reali. In linea di principio vale la regola che tutto ciò che si intromette tra l`esposizione e, la stampa ha un costo aggiuntivo e rappresenta un potenziale intoppo. Ciò non deve indurre a rinunciare, bensi a valutare concretamente quali sono le funzioni che tomano effettivamente utili nell`uso dell'apparecchio.

Funzioni speciali

Data l`alta disponibilità di opzioni è indispensabile distinguere chiaramente le funzioni che servono effettivamente da quelle che colpiscono la fantasia, ma sono di scarsa utilità pratica per 1'uso specifico che si intende fare della macchina. Queste funzioni aggiuntive vanno valutate sia in rapporto alla velocità, al formato e tipo degli originali e delle relative stampe/copie, sia al risultato finale. Se, per fare un esempio, il lavoro prevalente è la riproduzione di documenti multipagina, tomerà probabilmente più utile un modello più veloce provvisto di alimentatore automatico degli originali, di cassetto a grande capacità, di fascicolatore e di pinzatrice automatica. Per rilevare tutti questi dati e quando l'uso della macchina interessa più persone o più reparti, puo tornare utile un questionario da far compilare a tutto il personale interessato. Tra le voci inserite dovrebbero esserci: nome dell'utilizzatore e reparto di appartenenza. modello della macchina/e già in uso e da sostituire, numero di stampe/copie già eseguite al mese, tipo di originali riprodotti e loro dimensioni, numero di stampe/copie eseguite per ciascun tipo di originali e loro formato, destinazione delle stampe/copie, tipo di finitura desiderato, altre esigenze particolari, limiti, inconvenienti, suggerimenti relativi all`apparecchio in uso e possibilità richieste all”apparecchiatura da acquistare in sostituzione. Fatto questo lavoro preliminare la scelta si restringe significativamente. Un primo rapido esame dei prezzi dirà se occorre rinunciare a qualche caratteristica oppure se si puo proseguire considerando gli aspetti economici e funzionali più a fondo.

Qualità di riproduzione

Nel valutare la qualita finale delle stampe/copie e bene tenere presente che non esiste un valore assoluto comune a tutti i lavori di stampa, ma che va considerato come variabile in funzione del risultato che necessita, per esempio, della diversa risposta ai colori degli originali e alla capacità di riproduzione delle mezze tinte. In alcuni casi, quel che può essere un limite per gli uni diventa un pregio per gli altri: una minore fedeltà nella riproduzione degli originali può nascondere particolari indesiderati, per esempio le differenze qualitative tra i diversi tipi di supporti, o fra un ritaglio di giomale e il foglio su cui viene incollato, e cosi via. Inoltre, un certo numero di apparrecchi utilizza, per fissare il toner sulla carta, sistemi diversi, in particolare dei rulli riscaldanti. In questi casi si fanno concorrenza due procedimenti: i rulli pressori possono essere di teflon o silicone. Principale differenza: i rulli al silicone richiedono l`utilizzo di un olio siliconato che impedisce alla carta di attaccarsi a questi rulli. Pare che dopo parecchi mesi di utilizzo l'olio tenda a depositare un sottilissimo film sulle tirature, cosa che può creare qualche problema con i supporti speciali o se si vuole stampare successivamente altri documenti. I rulli di teflon, che del resto vengono impiegati sempre più largamente, non richiedono invece l`uso di quest'olio.

Sistema di lettura degli originali

Dopo lunghi anni di incontrastato dnminio, la lettura ottica degli originali è stata sostituita dalla lettura a raggio laser. La prima tecnologia, chiamata analogica, per inviare la luce riflessa da1l`originale cartaceo sul tamburo fotosensibile si serviva di una serie di specchi e lenti, mentre la seconda, chiamata digitale, converte la stessa luce in impulsi elettronici, i cosiddetti bit. Questi segnali comandano un raggio laser che viene altemativamente acceso e spento per esporre e caricare il tamburo. L'immagine viene quindi creata da una serie di minuscoli punti, per lo più a partire da una risoluzione di 400 dpi (dots per inch, ossia punti per pollice) fino a 1.200 dpi e oltre. Una volta caricato il tamburo, il processo fotografico di sviluppo e fissasaggio dell`immagine sul foglio di carta è identico a quello delle copiatrici tradizionali. Le implicazioni che comporta la tecnologia digitale sono notevoli. A partire dalla possibilità di connessione a uno o a una rete di computer che trasforma il prodotto in una vera e propria stampante, senza tuttavia perdere i vantaggi propri della copiatura analogica. Sono infatti disponibili sia modelli digitali stand alone, che lavorano sostanzialmente come modelli tradizionali, sia modelli abilitati alla connessione a una o più stazioni di lavoro collegate in rete. I modelli digitali più evoluti, oltre al modulo di stampa, prevedono l`utilizzo di un modulo fax, pc-fax, scanner o ocr (lettura ottica dei caratteri). Grazie all`aggiunta di questi moduli, l'apparecchio si trasfomia in una macchina multifunzionale in grado di sostituire da sola i rispettivi apparecchi monofunzione.

Velocità

Riguarda la quantità di stampe/copie previste mensili, suddivise in singole e multiple. ln alcuni casi può essere utile fare attenzione anche al tempo di riscaldamento e a quello occorrente per ottenere la prima stampa di ogni lavoro. Buona regola è abbondare nel mettere in conto gli imprevisti. E' incredibile il numero di piccoli problemi che nascono di volta in volta e che un`attrezzatura multifunzione consente di risolvere, per non parlare delle possibilità offerte dall`utilizzo di supporti diversi dal classico foglio bianco e liscio, trasparenti compresi. La velocità di riproduzione torna particolarmente utile nei casi in cui sono previste tirature consistenti e riguarda in particolare gli apparecchi dei segmenti medio-alti.