Opportunità per le aziende, la conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti è una procedura informatica che consente di riprodurre in forma digitale un documento cartaceo. Tale procedura, illustrata da una serie di leggi e normative che ne disciplinano le modalità, consente di mantenere lo stesso valore (amministrativo e legale) che il documento ha in formato cartaceo anche per la copia digitale.

Oltre al risparmio dal punto di vista dei tempi è innegabile una gestione più agile dei documenti da conservare. Immaginiamo solo, per un’azienda con alcuni anni di attività, lo spazio necessario per la conservazione dei documenti fiscali e di altra natura, la conservazione fisica, che continua comunque ad esistere, richiede uno spazio considerevole da destinare all’archiviazione ed alla conservazione dei documenti.

Esiste anche la conservazione sostitutiva, appunto, la conservazione digitale dei documenti aziendali.

La conservazione fisica dei documenti consiste nell’archiviare e catalogare secondo una logica prestabilita i documenti aziendali, da quelli fiscali – tributari, ad altre tipologie di documenti la cui conservazione, negli anni è richiesta se non dalla normativa vigente, dall’attività e dalla produttività aziendale.

La conservazione sostitutiva dei documenti invece consiste nel portare su supporti digitali documenti cartacei importanti per l’attività aziendale o per ragioni normative, la trasposizione su supporti digitali, se effettuata secondo la normativa vigente, non preclude l’integrità e l’originalità del documento che è da considerarsi, per qualsiasi utilizzo, del tutto equivalente all’originale cartaceo.

Ci sono aziende specializzate che si occupano della conservazione, sia fisica sia sostitutiva, dei documenti, che offrono, in outsourcing, tutte le attività necessarie alla corretta conservazione dei documenti secondo la normativa vigente e tenendo in considerazione le esigenze e le particolarità di ogni azienda cliente.