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Compito dell’agenzia viaggi è vendere pacchetti turistici dei Tour Operator (intermediazione), che possono essere anche costituiti da singoli servizi come la prenotazione di voli aerei, traghetti, camere di hotel, ecc., oppure da pacchetti che comprendono una serie di servizi che possono spaziare dal pernottamento con o senza prima colazione, al servizio di mezza pensione, pensione completa con o senza bevande e fino all’All Inclusive.
Si tratta dell’attività prevalente dell’agente di viaggi (circa l’80% del fatturato). Però egli è in grado ed è autorizzato specificatamente dall’autorizzazione amministrativa rilasciata dagli uffici proviciali, a organizzare anche viaggi in proprio.
E’ importante subito stabilire la differenza fra intermediazione e organizzazione. Dalla prima, l’agenzia viaggi riceve una commissione (che può variare dallo 0,3 al 20-30%).
Nel secondo caso è l’agente stesso che funge da Tour Operator, seppur di piccole dimensioni organizzando il viaggio dalla A alla Z.
Egli acquisterà separatamente i vari servizi direttamente dalle strutture ricettive e dalle compagnie aere, di autolinea, ferroviarie e marittime, i servizi di accompagnamento, trasferimento, animazione, assicurazione, ecc. stabilendo gli itinerari di viaggio.
Questo pacchetto così costituito avrà un costo per l’agente di viaggio, il quale lo ricaricherà della sua percentuale per ottenere un ricavo che costituirà il suo corrispettivo di guadagno.
Tale procedura è frequente quando l’agenzia viaggi propone a un gruppo costituito da almeno 25 persone (ma possono essere anche solo 2 o 3) un suo particolare itinerario turistico o quando un gruppo di persone chiede all’agente di organizzare un viaggio in una determinata destinazione.
La prerogativa essenziale dell’organizzazione, consiste non nell’intermediare un pacchetto già predefinito, ma di costruire dall’inizio l’intero viaggio, assumendosi quindi anche tutti i rischi e le resposabilità che ne derivano.
NOTA BENE n. 30: l’agente turistico può organizzare in proprio viaggi e tour. L’attività di organizzazione differisce dall’intermediazione per le responsabilità che l’agenzia deve assumersi nei confronti del cliente finale, la quale è invece a carico del Tour Operator e solo marginalmente a carico dell’agenzia nel caso di intermediazione.
Ammettiamo di voler organizzare un viaggio a Parigi per un gruppo di 25 persone. Per costruire il pacchetto base dobbiamo considerare il viaggio di andata e ritorno il quale può avvenire in autobus di linea, in treno, oppure in aereo.
Generalmente i viaggi organizzati hanno come punto di partenza il luogo dove risiede l’agenzia, quindi, soprattutto nel caso di partenze con autobus di linea, l’agente di viaggi dovrà accordarsi con una compagnia di trasporti del luogo (linee extraurbane pubbliche o private che di solito noleggiano mezzi e conducente per un certo numero di giorni) e prenotare un autobus adeguato al numero di partecipanti (di solito almeno 50, ma vi sono mezzi più piccoli che trasportano anche solo 20-25 persone).
Nel caso si desideri partire in aereo l’agente di viaggio dovrà prendere accordi con una compagnia aerea e programmare la partenza dall’aereoporto più vicino considerando anche i trasferimenti da e per l’aereoporto sia dal luogo di partenza, che di arrivo. Questi solitamente vengono offerti da compagnie private o pubbliche che sono contattabili per mezzo di corrispondenti locali.
Se l’itinerario turistico prevede un Tour che tocca varie località, l’agenzia viaggi dovrà procedere alla prenotazione degli hotel o delle pensioni. Se gli hotel non offrono il servizio di mezza pensione o pensione completa, dovrà programmare anche la sosta per il pranzo o per la cena in una serie di ristoranti o tavole calde lungo l’itinerario dei tour e delle escursioni.
NOTA BENE n. 31: l’organizzazione di un viaggio in proprio comporta molte resposabilità e un lavoro di pianificazione preciso e professionale, ma permette di esprimere la propria creatività e di ottenere guadagni maggiori rispetto a quelli derivanti dall’intermediazione di pacchetti turistici.
Nel caso di organizzazione di un viaggio vi saranno anche pratiche di tipo amministrativo da sbrigare, ad esempio quelle riguardanti i visti turistici necessari in paesi extracomunitari, oppure le polizze assicurative del viaggio che coprano sinistri derivanti da incidenti, danni alle cose, al bagaglio, annullamenti, ecc.
Di pertinenza dell’agente di viaggi sono anche le entrate ai musei, presso le strutture ricreative del luogo, discoteche, parchi acquatici, luna park, ecc.
Quella dell’organizzazione è un’attività complessa e che porta molte resposabilità oltre che grande dispendio di energie, ma che ha il pregio di un maggior ricarico rispetto alle consuete commissioni ottenute con l’intermediazione dei pacchetti turistici istituzionali.
Vi sono agenzie che nel corso degli anni si sono specializzate in questo comparto e hanno preferito dedicare gran parte del loro tempo e delle loro risorse all’organizzazione piuttosto che all’itermediazione.
Senza dubbio questo tipo di attività oltre ad essere maggiormente remunerativo è anche più gratificante e creativo e da la possibilità di esprimere le proprie capacità organizzative.
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